「日程調整をお願いしたい」丁寧な依頼表現と例文【ビジネスメール】

ビジネスシーンでは、会議やミーティングの日程調整を依頼する機会が頻繁にあります。

相手に失礼なく、かつ円滑に日程調整をお願いするためには、適切な表現と構成が重要です。

本記事では、ビジネスメールで使える「日程調整をお願いしたい」際の丁寧な依頼表現と具体的な例文を紹介します。

この記事でわかること

すぐに使える日程調整依頼の例文・テンプレート
状況別（上司・取引先・同僚）の適切な表現方法
日程調整メールを書く際の基本的なポイント
返信がない場合のフォローアップ方法
日程調整依頼時の注意点と失敗例

ビジネスメールでの日程調整は、相手との関係性や目的によって表現方法が変わります。

この記事を参考に、状況に応じた適切な依頼メールを作成しましょう。

すぐに使える日程調整依頼の例文・テンプレート
状況別の日程調整メール例文
日程調整メールの基本構成と書き方のポイント
日程調整の選択肢の提示方法
日程調整ツールの活用方法
日程調整メール送信後のフォローアップ
まとめ：効果的な日程調整依頼のために
よくある質問（FAQ）

すぐに使える日程調整依頼の例文・テンプレート

日程調整のメールは、基本的なフォーマットを押さえておくと素早く作成できます。

ここでは、すぐに使える例文とテンプレートを紹介します。

標準的な日程調整依頼テンプレート（敬語表現）

件名：【ご相談】〇〇に関する打ち合わせのお日程調整について

〇〇株式会社
△△部 □□様

お世話になっております。弊社営業部の山田太郎です。

先日はお打ち合わせいただき、誠にありがとうございました。
さて、前回のお打ち合わせでお話しした〇〇プロジェクトについて、
詳細を詰めるための打ち合わせをお願いできればと存じます。

つきましては、下記日程にてご都合をお伺いできますと幸いです。

■候補日時
・10月25日（月）14:00～16:00
・10月26日（火）10:00～12:00
・10月28日（木）15:00～17:00

大変恐縮ではございますが、10月20日（水）までにご都合の良い日時をご返信いただけますと幸いです。
オンラインでの実施も可能ですので、ご希望がございましたらお知らせください。

ご多忙の折、誠に恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

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山田太郎
〇〇株式会社 営業部
TEL: 03-XXXX-XXXX
Email: yamada@example.com
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ビジネスシーン別テンプレート（初回アポイント依頼）

件名：【ご検討のお願い】商品紹介のお打ち合わせについて

〇〇株式会社
△△部 □□様

初めてメールにてご連絡差し上げます。
弊社〇〇株式会社の山田太郎と申します。

このたび弊社では、御社の業務改善にお役立ていただける新サービス「〇〇」を
リリースいたしました。つきましては、本サービスのご紹介の機会をいただければ
と存じます。

下記の日程で30分程度、オンラインまたは貴社にてご説明させていただくことは
可能でしょうか。

■候補日時
・10月25日（月）14:00～14:30
・10月26日（火）10:00～10:30
・10月28日（木）15:00～15:30

ご都合が合わない場合は、他の日程も調整可能でございますので、
お気軽にお知らせください。

ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

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山田太郎
〇〇株式会社 営業部
TEL: 03-XXXX-XXXX
Email: yamada@example.com
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日程調整依頼の間違いやすいポイント

日程調整メールでよくある間違いとして、以下のようなものがあります。

❌ 間違い例：「都合の良い日を教えてください」（選択肢がなく、相手に考える負担をかける）
⭕ 正しい例：「以下の候補日時からご都合の良い日をお知らせください」（具体的な選択肢を提示）

❌ 間違い例：「なるべく早く返信ください」（急かしている印象を与える）
⭕ 正しい例：「〇月〇日までにご返信いただけますと幸いです」（具体的な期限を設定）

状況別の日程調整メール例文

相手との関係性によって、日程調整メールの表現や丁寧さのレベルは調整すべきです。

ここでは、状況別の例文を紹介します。

上司への日程調整依頼

上司への日程調整は、敬意を示しつつも簡潔に要件を伝えることが重要です。

件名：プロジェクト進捗報告の日程調整のお願い

部長

お世話になっております。営業部の山田です。

現在進行中の〇〇プロジェクトについて、進捗報告をさせていただきたく
お時間をいただけますでしょうか。

以下の日程でご都合はいかがでしょうか。
・10月25日（月）14:00～14:30
・10月26日（火）10:00～10:30

ご多忙のところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

山田

取引先への日程調整依頼

取引先への日程調整は、最も丁寧な表現を用いることが求められます。

件名：【ご相談】契約更新に関するお打ち合わせのご依頼

〇〇株式会社
△△部 □□様

いつもお世話になっております。弊社営業部の山田でございます。

さて、弊社と御社との〇〇サービス契約が来月更新時期を迎えるにあたり、
今後のサービス内容についてご説明させていただきたく存じます。

つきましては、下記日程にてお打ち合わせのお時間をいただけますと幸いです。

■候補日時
・10月25日（月）14:00～15:00
・10月26日（火）10:00～11:00
・10月28日（木）15:00～16:00

オンラインでの実施も可能でございますので、ご希望をお知らせください。
大変恐縮ではございますが、10月20日（水）までにご都合をお知らせいただけますと
助かります。

何卒よろしくお願い申し上げます。

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山田太郎
〇〇株式会社 営業部
TEL: 03-XXXX-XXXX
Email: yamada@example.com
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同僚への日程調整依頼

同僚への日程調整は、適切な敬語を使いながらも、やや砕けた表現も可能です。

件名：プロジェクトミーティングの日程調整について

田中さん

お疲れ様です。営業部の山田です。

〇〇プロジェクトの進め方について、一度話し合いの時間を設けられればと思います。
以下の日程で30分程度、お時間はありますでしょうか？

・10/25(月) 14:00～
・10/26(火) 10:00～
・10/28(木) 15:00～

都合の良い日時を教えていただけると助かります。
よろしくお願いします。

山田

間違いやすいポイント：関係性に合わない表現レベル

❌ 間違い例（上司に対して）：「都合のいい日を教えて」（敬語レベルが低すぎる）
⭕ 正しい例（上司に対して）：「ご都合のよろしい日をお知らせいただけますと幸いです」

❌ 間違い例（同僚に対して）：「下記日程にてご高配を賜りたく存じます」（堅すぎる）
⭕ 正しい例（同僚に対して）：「以下の日程で都合はどうでしょうか」

日程調整メールの基本構成と書き方のポイント

効果的な日程調整メールを作成するための基本構成と重要なポイントを解説します。

日程調整メールの基本構成

日程調整メールを書く際は、以下の構成要素を含めるとよいでしょう。

挨拶と自己紹介：相手との関係性に応じた挨拶と自己紹介
目的の説明：なぜミーティングが必要なのかを簡潔に説明
候補日時の提示：具体的な日時を複数提案
場所・方法の指定：対面かオンラインか、場所の詳細など
回答期限の設定：いつまでに返答が欲しいかを明記
締めの言葉：丁寧な締めの挨拶
署名：連絡先情報を含む署名

書き方の重要ポイント

1. 具体的な候補日時を提示する

相手に選択肢を提示することで、返答のハードルを下げます。

3〜5個の候補日時を提示するのが理想的です。

✅ 良い例：「以下の日程からご都合の良い日時をお選びください」

2. 回答期限を設定する

いつまでに返答が欲しいかを明記することで、返信の緊急度を伝えることができます。

✅ 良い例：「誠に恐れ入りますが、〇月〇日までにご返信いただけますと幸いです」

3. 目的を明確に伝える

なぜミーティングが必要なのかを簡潔に説明することで、相手の準備を助けます。

✅ 良い例：「〇〇プロジェクトの進捗確認と今後のスケジュール調整のため、お時間をいただきたく存じます」

間違いやすいポイント：情報不足のメール

❌ 間違い例：「ミーティングの日程調整をお願いします」（目的や詳細が不明）
⭕ 正しい例：「〇〇プロジェクトの進捗確認のため、30分程度のミーティングをお願いできますでしょうか」

日程調整の選択肢の提示方法

効果的な日程調整のためには、選択肢の提示方法が重要です。

ここでは、選択肢を提示する際のコツを紹介します。

具体的な候補日時の提示方法

選択肢を提示する際は、以下のような形式で明確に提示すると良いでしょう。

■候補日時
第1候補：10月25日（月）14:00～16:00
第2候補：10月26日（火）10:00～12:00
第3候補：10月28日（木）15:00～17:00

または表形式で提示する方法もあります：

■候補日時
┌─────┬────────┬────────┐
│      │   午前    │   午後    │
├─────┼────────┼────────┤
│10/25(月)│            │ 14:00-16:00 │
├─────┼────────┼────────┤
│10/26(火)│ 10:00-12:00 │            │
├─────┼────────┼────────┤
│10/28(木)│            │ 15:00-17:00 │
└─────┴────────┴────────┘

柔軟性を持たせる表現

候補日時が合わない場合に備えて、柔軟性を持たせる表現も加えると良いでしょう。

✅ 良い例：「上記日程でご都合がつかない場合は、〇月〇日～〇月〇日の間でご希望の日時をお知らせください」

間違いやすいポイント：選択肢が多すぎる

❌ 間違い例：10個以上の候補日時を提示する（相手の判断を複雑にする）
⭕ 正しい例：3〜5個の候補日時を提示する（判断しやすい選択肢数）

日程調整ツールの活用方法

現代のビジネスシーンでは、効率的な日程調整のためのツールが多数存在します。

ここでは、主なツールとその活用方法を紹介します。

主な日程調整ツール

1. Google カレンダー

無料で使えるGoogleのカレンダーサービスです。招待機能を使って日程調整ができます。

✅ 活用ポイント：「ゲストの都合に合わせて検索」機能を使うと、参加者全員が参加可能な時間帯を自動で提案してくれます。

2. Calendly

相手に自分の空き時間を公開し、その中から都合の良い時間を選んでもらうサービスです。

✅ 活用ポイント：メールに「以下のリンクから都合の良い時間をお選びください」とリンクを貼るだけで完了します。

3. Outlook の予定表機能

Microsoft 365ユーザーであれば、Outlookの予定表機能を使って日程調整が可能です。

✅ 活用ポイント：「会議の開催」機能で参加者の空き時間を確認しながら日程調整ができます。

ツール活用時のメール例文

件名：【ご相談】プロジェクト打ち合わせのお日程調整について

〇〇株式会社
△△部 □□様

お世話になっております。弊社営業部の山田太郎です。

さて、〇〇プロジェクトの進捗確認のための打ち合わせをお願いできればと存じます。

お手数をおかけしますが、下記リンクより、ご都合の良い日時をお選びいただけますと幸いです。
https://calendly.com/yamada/30min

ご多忙の折、誠に恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

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山田太郎
〇〇株式会社 営業部
TEL: 03-XXXX-XXXX
Email: yamada@example.com
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間違いやすいポイント：ツールへの過度の依存

❌ 間違い例：「Calendlyのリンクを送ったので、空いている時間を選んでください」（説明不足）
⭕ 正しい例：「〇〇プロジェクトについて30分程度のお打ち合わせをお願いしたく、下記Calendlyのリンクからご都合の良い日時をお選びください」

日程調整メール送信後のフォローアップ

日程調整メールを送った後、返信がない場合は適切なフォローアップが必要です。

ここでは、フォローアップのタイミングと例文を紹介します。

フォローアップのタイミング

一般的に、最初のメールから3〜5営業日経過しても返信がない場合にフォローアップするのが適切です。

ただし、緊急性が高い場合はもっと早くフォローアップしても問題ありません。

フォローアップメールの例文

件名：【再送】プロジェクト打ち合わせのお日程調整について

〇〇株式会社
△△部 □□様

お世話になっております。弊社営業部の山田太郎です。

先日（10月15日）にお送りした〇〇プロジェクトの打ち合わせに関するメールの
フォローアップをさせていただきます。

大変恐縮ではございますが、下記候補日時からご都合の良い日時をお知らせいただけますと幸いです。

■候補日時
・10月25日（月）14:00～16:00
・10月26日（火）10:00～12:00
・10月28日（木）15:00～17:00

ご多忙中とは存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

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山田太郎
〇〇株式会社 営業部
TEL: 03-XXXX-XXXX
Email: yamada@example.com
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