送別会に誘われたものの、
- 参加できない
- 気を遣わせたくない
- 自分が主役でやりたくない
などの理由で、送別会を断るメールを送らなければならない場面はよくあります。
ただしビジネスでは、
- 言い方を間違えると冷たく見える
- 角が立つ
- 幹事を困らせてしまう
こともあるため、表現選びがとても重要です。
この記事では、ビジネスで失礼にならない送別会の断りメール例文を、相手別・状況別にまとめて紹介します。
先に結論｜送別会を断るメールの基本構成
どんな相手でも、基本はこの流れが無難です。
- お礼・お心遣いへの感謝
- やんわりした断り表現
- 必要なら理由（ぼかしてOK）
- フォローの一言
言葉の使い分けに迷う方は、こちらも先に確認しておくと安心です。
👉 送別会を「断る・辞退する・遠慮する・欠席する・拒否する」の違い
【本人向け】自分の送別会を断るメール例文
例文①（最も無難・辞退）
お心遣いいただき、ありがとうございます。
大変ありがたいのですが、今回は送別会は辞退させていただければと思います。
本人が断る場合の詳しい解説はこちら。
➡自分の送別会を断る（辞退する）断り方｜例文15選（ビジネス向け）
➡自分の送別会を断る（辞退する）断り方｜例文15選（一般向け）
例文②（やんわり・遠慮）
お気遣いありがとうございます。
皆さまにご負担をおかけしてしまうのが心苦しく、今回は遠慮させていただければと思います。
【上司・目上の人向け】丁寧な断りメール例文
例文③（丁寧・定番）
お声がけいただき、誠にありがとうございます。
恐れ入りますが、都合がつかず当日は欠席いたします。
何卒ご理解いただけますと幸いです。
「都合がつかず」の言い換えはこちら。
👉 「都合がつかず」の言い換え一覧
例文④（辞退を明確に）
大変ありがたいお話ですが、私の希望により今回は送別会は辞退させていただければと存じます。
【同僚・社内向け】ややカジュアルな断りメール
例文⑤
声をかけてくれてありがとう。
気持ちだけで十分なので、今回は送別会は遠慮させてください。
例文⑥（欠席扱い）
誘ってくれてありがとう。
当日は都合が合わず、私は欠席させてもらいます。
「欠席」と「辞退」で迷ったときはこちら。
👉 「辞退」「欠席」の違い｜意味・使い分け・ビジネス例文
【取引先・社外向け】フォーマルな断りメール
例文⑦
このたびはお心遣いをいただき、誠にありがとうございます。
誠に恐縮ですが、今回は送別会への参加は辞退させていただきます。
例文⑧（欠席＋フォロー）
お誘いいただきありがとうございます。
あいにく当日は先約があり、欠席させていただきます。
皆さまによろしくお伝えいただけますと幸いです。
「あいにく／生憎」の表記はこちら。
👉 「あいにく」「生憎」の違い
【幹事向け】辞退・欠席のニュアンスが伝わる書き方
幹事が一番困るのは、
- 会自体をやらない方がいいのか
- 本人だけ欠席なのか
が分からないケースです。
例文⑨（辞退＝開催見送り）
今回は送別会自体を控えていただければと思い、辞退させていただきます。
例文⑩（欠席＝開催OK）
会は予定どおり開催いただいて構いませんが、当日は私は欠席いたします。
幹事側の対応はこちらで詳しく解説しています。
👉 送別会を辞退されたときの対応｜開催する？中止？幹事の返事メール例文
【理由をぼかしたいとき】深掘りされにくい断りメール
例文⑪
私的な事情もあり、今回は参加を控えさせていただければと思います。
例文⑫
家庭の事情により、今回は辞退させていただきます。
理由選びに迷ったらこちら。
👉 送別会を断る理由例20選｜角が立たない言い訳と伝え方
【NG例】避けたい断りメール表現
❌「送別会はやりません」
❌「必要ありません」
❌「断ります」
→ 好意を否定した印象になりやすいため注意が必要です。
まとめ｜送別会を断るメールは「感謝＋やんわり」が正解
- 送別会を断ること自体は失礼ではない
- 「辞退」「遠慮」「欠席」を正しく使い分ける
- 理由は詳しく説明しなくてOK
- 幹事が判断しやすい書き方を心がける
