ビジネスメールや日常のコミュニケーションでよく目にする「ご連絡させていただきます」という表現。
丁寧さを意識したこの言葉ですが、実は冗長で不必要な場合が多いと指摘されています。
本記事では、この表現の問題点を解説し、状況に応じたより簡潔で効果的な伝え方を提案します。
「ご連絡させていただきます」の問題点
「ご連絡させていただきます」という表現には、以下のような問題点があります。
- 冗長性
「ご連絡する」だけで十分な場合が多いにも関わらず、語句が長くなっています。 - 謙譲表現の過剰使用
「させていただく」という謙譲表現を不必要に使用しています。 - 主体性の欠如
「させていただく」という表現により、行為の主体性が薄れています。
例えば、「明日の会議について、ご連絡させていただきます」と書くより、「明日の会議について、お知らせします」のほうが簡潔で直接的です。
簡潔な伝え方の基本
より簡潔に伝えるためには、以下の点に注意しましょう。
- 必要最小限の言葉で伝える
- 直接的な表現を心がける
- 文脈に応じて適切な言葉を選ぶ
- 相手との関係性を考慮する
これらのポイントを踏まえ、具体的な言い換え例を見ていきましょう。
場面別の簡潔な伝え方
それでは、具体的な場面ごとに、「ご連絡させていただきます」の簡潔な代替表現を見ていきます。
ビジネスメールでの使用
ビジネスシーンでは、相手との関係性や内容の重要度に応じて表現を選びます。
- 取引先や上司に対して
「ご連絡いたします」
「お知らせいたします」 - 同僚や部下に対して
「連絡します」
「お知らせします」
例えば、取引先に商品の納期変更を伝える際は、「納期の変更についてお知らせいたします」と簡潔に伝えることができます。
カスタマーサポート
顧客対応では、丁寧さを保ちつつ、明確で簡潔な表現が求められます。
- 一般的な情報提供
「ご案内いたします」
「お知らせいたします」 - 問い合わせへの返答
「ご回答いたします」
「お答えいたします」
例えば、サービスの変更を告知する際は、「サービス内容の変更について、ご案内いたします」と簡潔に伝えることができます。
社内コミュニケーション
社内での連絡は、より直接的で簡潔な表現が適しています。
- 会議や締め切りの連絡
「お知らせします」
「連絡します」 - 報告や相談
「報告します」
「相談があります」
例えば、部署内で会議の日程を伝える際は、「来週の会議日程をお知らせします」と簡潔に伝えることができます。
プライベートな連絡
友人や家族との私的なやりとりでは、より自然で簡潔な表現を選びましょう。
- 予定の連絡
「連絡するね」
「知らせるよ」 - 情報の共有
「教えるね」
「伝えておくよ」
例えば、友人との旅行の計画を立てる際は、「旅行の日程が決まったら連絡するね」といった自然な表現が適しています。
「ご連絡させていただきます」の簡潔な代替表現
状況や相手に応じた「ご連絡させていただきます」の代替表現をまとめます。
- フォーマルな表現
「ご連絡いたします」
「お知らせいたします」 - 一般的な表現
「連絡します」
「お知らせします」 - 具体的な行動を示す表現
「報告します」
「案内します」 - カジュアルな表現
「連絡するよ」
「知らせるね」
状況や相手との関係性に応じて、最適な表現を選択しましょう。
簡潔に伝えるためのポイント
より効果的に簡潔な表現を使用するためには、以下の点に注意しましょう。
- 冗長な表現を避ける
「させていただく」などの謙譲表現を不必要に使用しないようにします。 - 具体的な行動や内容を示す
「連絡します」だけでなく、何について連絡するのかを明確にします。 - 文脈に応じて適切な動詞を選ぶ
「連絡する」「知らせる」「報告する」など、状況に合った動詞を使用します。 - 相手との関係性を考慮する
フォーマルさの度合いを調整し、適切な敬語レベルを選びます。
デジタル時代のコミュニケーション
デジタル化が進む現代では、より簡潔で直接的なコミュニケーションが求められています。
- チャットツールの活用
ビジネスチャットでは、より簡潔で即時性のある表現が適しています。 - 電子メールの進化
件名や本文の最初で要点を簡潔に伝える「サブジェクトライン・ファースト」が重要です。 - 音声メッセージの活用
口頭での簡潔な伝達が可能な音声メッセージも効果的です。
例えば、社内チャットでは「明日の会議資料、アップしました」といった簡潔な表現が効果的です。
まとめ
「ご連絡させていただきます」は、丁寧さを意識した表現ですが、多くの場合冗長で不必要です。
状況や相手との関係性に応じて、「連絡します」「お知らせします」といったより簡潔な表現を選ぶことが重要です。
ビジネスシーンでは「ご連絡いたします」、カジュアルな場面では「連絡するね」など、場面に応じた表現を使い分けることで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。
簡潔な表現の選択は、相手への配慮と効率的なコミュニケーションの基本です。
不必要な言葉を省き、核心を突いた表現を心がけることで、メッセージの伝達力が高まります。
日々の会話や文書作成の中で意識を高め、状況に応じた適切な表現を使いこなせるようになることで、より円滑で効果的な対人関係を築くことができるでしょう。
時代とともに変化するコミュニケーションスタイルに柔軟に対応しつつ、本質的な意思疎通の質を高めていくことが、これからのビジネスパーソンには求められています。
簡潔さと丁寧さのバランスを取りながら、効果的なコミュニケーションを心がけていきましょう。
