「お歳暮の事前連絡メール、どう書き始める?」
「添付ファイルは必要?」
「メールの件名は何にする?」など、取引先へのお歳暮関連メールでは、細かな表現に迷うものです。
この記事では、実務で使えるメールの書き方を、具体的な疑問に答える形で解説します。
メール作成の基本的な疑問
メール作成で最初に悩むのが件名と書き出しです。
ここでは基本的な疑問にお答えします。
件名の付け方
Q:どんな件名が適切?
A:以下の例を参考に
- 「お歳暮送付のご連絡」
- 「年末のご挨拶品について」
- 「お歳暮受領可否のご確認」
※「お歳暮」は「年末のご挨拶品」と言い換えも可
CCはどうする?
Q:CCは必要?
A:以下を参考に判断
- 先方の窓口担当者へ
- 自社の担当上司へ
- 部門共有アドレスへ
状況別の文例解説
具体的な場面に応じた文例をご紹介します。
初回確認メールの例
Q:受け取り確認メールの書き方は?
件名:年末のご挨拶品送付について
○○株式会社
△△部
□□様
いつも大変お世話になっております。
弊社○○部の山田でございます。
突然のご連絡で恐縮ですが、日頃の感謝を込めて
年末のご挨拶品を送付させていただきたく存じます。
つきましては、以下についてご確認いただけますと幸いです。
1. 受領可否
2. ご送付先住所
3. ご希望の配達日時(12/1~20の間)
ご多用中誠に恐れ入りますが、ご回答いただけますと幸いです。
送付予定の通知例
Q:発送日が決まった場合は?
A:以下のような構成で
- 発送予定日の明記
- 配送業者名
- 追跡番号(ある場合)
[具体的な文例]
よくあるミスと修正例
メール作成でありがちなミスと、その修正方法をご紹介します。
間違いやすい表現
Q:「お品物」と「貴品」どちらを使う?
A:以下のように使い分け
- 社外:「お品物」「ご挨拶品」
- 社内:「お歳暮」「贈答品」
[送付予定通知の文例]
件名:年末のご挨拶品の送付について
○○株式会社
△△部
□□様
いつもお世話になっております。
弊社○○部の山田でございます。
先日はご連絡いただき、ありがとうございました。
年末のご挨拶品を下記の通り発送させていただきますので、
お受け取りの程よろしくお願い申し上げます。
【発送詳細】
発送予定日:12月10日(木)
配送業者:○○運輸
お届け予定:12月11日(金)14-16時
追跡番号:1234-5678-9012
到着までもう暫くお待ちくださいませ。
受領後の御礼メール
Q:先方から受領連絡が来た場合は?
A:簡潔に謝意を示す
[文例]
件名:Re: 年末のご挨拶品について
○○様
この度は、ご連絡いただき誠にありがとうございます。
無事にお届けできて安心いたしました。
来年も何卒よろしくお願い申し上げます。
社内での確認メール
Q:社内での経過報告は?
A:以下の点を簡潔に
- 送付先リスト
- 進捗状況
- 特記事項
[文例]
件名:お歳暮発送状況報告
部長
お歳暮の発送状況について報告いたします。
1. 発送完了:15社
2. 未発送:3社(※住所確認待ち)
3. 受領連絡:8社
詳細は添付のリストをご確認ください。
まとめ
最後に、お歳暮メールでの重要な注意点をまとめます。
スケジュール管理
- 11月中旬までに送付先リスト作成
- 12月第1週までに受領確認
- 20日までに配送完了が目安
記録管理
- 送付先・受領確認をリスト化
- 社内共有フォルダに保存
- 来年の参考資料として保管
コミュニケーション配慮
- 先方の受領可否判断を尊重
- 社内決裁ルートの確認
- 受領連絡への迅速な返信
以上の点に気を配ることで、スムーズなお歳暮対応が可能となります。