取引先へのお歳暮メールで悩む人へ|12の文例と書き方

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「お歳暮の事前連絡メール、どう書き始める?」

「添付ファイルは必要?」

「メールの件名は何にする?」など、取引先へのお歳暮関連メールでは、細かな表現に迷うものです。

この記事では、実務で使えるメールの書き方を、具体的な疑問に答える形で解説します。

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メール作成の基本的な疑問

メール作成で最初に悩むのが件名と書き出しです。

ここでは基本的な疑問にお答えします。

件名の付け方

Q:どんな件名が適切?

A:以下の例を参考に

  • 「お歳暮送付のご連絡」
  • 「年末のご挨拶品について」
  • 「お歳暮受領可否のご確認」

※「お歳暮」は「年末のご挨拶品」と言い換えも可

CCはどうする?

Q:CCは必要?

A:以下を参考に判断

  • 先方の窓口担当者へ
  • 自社の担当上司へ
  • 部門共有アドレスへ

状況別の文例解説

具体的な場面に応じた文例をご紹介します。

初回確認メールの例

Q:受け取り確認メールの書き方は?

件名:年末のご挨拶品送付について

○○株式会社
△△部
□□様

いつも大変お世話になっております。
弊社○○部の山田でございます。

突然のご連絡で恐縮ですが、日頃の感謝を込めて
年末のご挨拶品を送付させていただきたく存じます。

つきましては、以下についてご確認いただけますと幸いです。

1. 受領可否
2. ご送付先住所
3. ご希望の配達日時(12/1~20の間)

ご多用中誠に恐れ入りますが、ご回答いただけますと幸いです。

送付予定の通知例

Q:発送日が決まった場合は?

A:以下のような構成で

  • 発送予定日の明記
  • 配送業者名
  • 追跡番号(ある場合)

[具体的な文例]

よくあるミスと修正例

メール作成でありがちなミスと、その修正方法をご紹介します。

間違いやすい表現

Q:「お品物」と「貴品」どちらを使う?

A:以下のように使い分け

  • 社外:「お品物」「ご挨拶品」
  • 社内:「お歳暮」「贈答品」

[送付予定通知の文例]
件名:年末のご挨拶品の送付について

○○株式会社
△△部
□□様

いつもお世話になっております。
弊社○○部の山田でございます。

先日はご連絡いただき、ありがとうございました。
年末のご挨拶品を下記の通り発送させていただきますので、
お受け取りの程よろしくお願い申し上げます。

【発送詳細】
発送予定日:12月10日(木)
配送業者:○○運輸
お届け予定:12月11日(金)14-16時
追跡番号:1234-5678-9012

到着までもう暫くお待ちくださいませ。

受領後の御礼メール

Q:先方から受領連絡が来た場合は?

A:簡潔に謝意を示す

[文例]

件名:Re: 年末のご挨拶品について

○○様

この度は、ご連絡いただき誠にありがとうございます。
無事にお届けできて安心いたしました。

来年も何卒よろしくお願い申し上げます。

社内での確認メール

Q:社内での経過報告は?

A:以下の点を簡潔に

  • 送付先リスト
  • 進捗状況
  • 特記事項

[文例]

件名:お歳暮発送状況報告

部長

お歳暮の発送状況について報告いたします。

1. 発送完了:15社
2. 未発送:3社(※住所確認待ち)
3. 受領連絡:8社

詳細は添付のリストをご確認ください。

まとめ

最後に、お歳暮メールでの重要な注意点をまとめます。

スケジュール管理

  • 11月中旬までに送付先リスト作成
  • 12月第1週までに受領確認
  • 20日までに配送完了が目安

記録管理

  • 送付先・受領確認をリスト化
  • 社内共有フォルダに保存
  • 来年の参考資料として保管

コミュニケーション配慮

  • 先方の受領可否判断を尊重
  • 社内決裁ルートの確認
  • 受領連絡への迅速な返信

以上の点に気を配ることで、スムーズなお歳暮対応が可能となります。

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