ビジネスの文書やメールで、「します」と「いたします」をどう使い分けるべきか悩んだことはありませんか？
同じ文章の中でこれらの表現が混在してしまい、読み手に違和感を与えてしまうケースは少なくありません。
特に新入社員やビジネス文書に慣れていない方にとって、適切な使い分けは大きな課題となっています。
この記事では、「します」と「いたします」の正しい使い方から、シーン別の具体的な例文、文書内での使い分けのポイントまで、実践的なノウハウをわかりやすく解説します。
この記事でわかること
- シーン別の「します」「いたします」の具体的な使い分け方
- 文書内での自然な敬語レベルの統一方法
- ビジネス文書での正しい使用例と間違い例
- 相手や状況に応じた適切な表現の選び方
- すぐに使える実践的な例文とテンプレート
敬語表現に悩むビジネスパーソン必見です。
具体例とポイントを押さえて、自信を持って適切な表現が選べるようになります。
シーン別ですぐに使える例文集
ビジネスシーンでの「します」「いたします」の使い分けを、具体的な例文とともに紹介します。
状況や相手に応じた適切な表現を、すぐに実践できるようにまとめました。
文書の種類や相手との関係性によって使い分けができるよう、実践的な例をご用意しています。
社内メールでの使い分け例
社内メールでは、相手との関係性や文書の重要度によって使い分けが必要です。
部署内の通常のやり取りでは「します」を基本としながら、正式な依頼や報告の場面では「いたします」を使用するのが基本的なルールとなります。
- 同僚への連絡：「本日の会議資料を送付します」
- 上司への報告：「プロジェクトの進捗をご報告いたします」
- 部署内の通知：「来週の予定を共有します」
- 正式な依頼：「ご確認のほど、よろしくお願いいたします」
- 謝罪の場面：「大変申し訳ございません。すぐに修正いたします」
特に上司や役職者へのメールでは、用件の重要度に応じて使い分けましょう。
日常的な業務連絡では「します」を使用し、正式な報告や重要な依頼の際は「いたします」を選択するのがポイントです。
取引先へのメール作成例
取引先とのメールでは、基本的に「いたします」を使用します。
ただし、文書全体の印象が堅くなりすぎないよう、定型文以外の部分では状況に応じて「します」も使用できます。
より丁寧な印象を与えたい場合は徹底して「いたします」を使います。
- 初回の挨拶：「今後ともよろしくお願いいたします」
- 商談の提案：「具体的なプランをご提案させていただきます」
- 納期の連絡：「来週末に納品させていただきます」
- 確認の依頼：「ご都合をお知らせいただけますと幸いです」
- お詫びの文：「深くお詫び申し上げます。至急対応いたします」
取引先との関係性や、メールの内容の重要度によって使い分けることで、より適切なコミュニケーションが可能になります。
特に初回のメールや重要な案件の場合は、「いたします」を基本として使用しましょう。
社内文書での表現例
社内文書では、文書の種類や目的によって適切な表現を選択する必要があります。
特に稟議書や提案書など公式性の高い文書では「いたします」を基本とし、部署内の報告書や議事録では「します」を中心に使用します。
- 稟議書：「下記の通り申請いたします」
- 業務報告書：「3月度の実績を報告します」
- 提案書：「新規施策を提案させていただきます」
- 議事録：「次回は5月に開催します」
- 社内規定：「以下の通り定めます」
文書の性質上、途中で表現が混在すると読みづらくなるため、文書の種類ごとにどちらかに統一することを推奨します。
特に複数人で作成する文書は、事前に表現を揃えることが重要です。
【関連記事】「します」「いたします」混在時の違和感を解消！正しい使い分けの法則
改まった場面での使用例
入社式のスピーチや株主総会など、改まった場面では基本的に「いたします」を使用します。
ただし、話し手の立場や聴衆との関係性によって、場面に応じた使い分けも必要になってきます。
- 式典の挨拶：「謹んでご挨拶申し上げます」
- 業績報告：「昨年度の業績をご報告いたします」
- 方針発表：「新たな戦略を実施いたします」
- 決意表明：「全力で取り組んでまいります」
- 閉会の辞：「これをもって終了とさせていただきます」
改まった場面では、「いたします」を基本としながらも、文脈に応じて「させていただきます」「申し上げます」など、より丁寧な表現も適切に使用することで、場面に相応しい丁寧さを表現できます。
「します」「いたします」の基本的な違い
ビジネスシーンで頻繁に使用される「します」と「いたします」。
これらの表現の基本的な違いを理解することで、適切な使い分けが可能になります。
ここでは、本質的な違いから実践的な使用方法まで、体系的に解説していきます。
敬語レベルの違い
「します」は基本形であるのに対し、「いたします」は謙譲語にあたります。
相手や場面に応じた適切な敬語レベルを選択することで、円滑なコミュニケーションが可能になります。
- 基本的な使用：「します」は標準的な表現
- 丁寧度の違い：「いたします」はより丁寧な表現
- 相手との関係：上司・取引先には「いたします」
- 文書の性質：公式文書では「いたします」
- 日常業務：同僚間では「します」
ただし、敬語レベルは相対的なものであり、文脈や状況によって適切な表現は変化します。
重要なのは、文書全体を通じて一貫した敬語レベルを維持することです。
使用すべき場面の違い
「します」と「いたします」は、使用する場面によって適切な選択が変わってきます。
業務の性質、相手との関係性、文書の目的など、様々な要素を考慮して使い分ける必要があります。
- 日常業務：「明日までに完了します」が基本
- 公式な依頼：「ご検討いただきますようお願いいたします」
- 重要報告：「結果をご報告いたします」を使用
- 謝罪場面：「申し訳ございません。即時対応いたします」
- 一般通知：「研修を実施します」でOK
特に注意が必要なのは、同一文書内での一貫性です。
例えば、取引先への重要な報告書で「します」と「いたします」が混在すると、文書としての完成度が低く見られる可能性があります。
文書の種類による使い分け
ビジネス文書は、その種類によって求められる丁寧さのレベルが異なります。
社内の簡易な報告書から取引先への提案書まで、文書の性質を理解し、適切な表現を選択することが重要です。
- 社内メモ：「次回は3時から開始します」
- 企画書：「新サービスを提案いたします」
- 社内報告：「売上実績を報告します」
- 契約書：「以下の通り合意いたします」
- 議事録：「以下の通り決定します」
文書の正式度が高いほど「いたします」の使用頻度が増えます。
ただし、読みやすさを考慮し、必要以上に丁寧な表現を重ねることは避けるべきです。
ビジネス文書での正しい使い分け方
ここからは、実際のビジネス文書における「します」「いたします」の具体的な使い分け方について、詳しく解説していきます。
特に注意すべきポイントや、よくある間違いについても触れていきます。
メールでの基本的な使い分け
ビジネスメールでは、宛先や用件の重要度によって使い分けを行います。
社内と社外、また同じ社内でも役職や部署間の関係性によって、適切な表現を選択する必要があります。
- 社内一般連絡：「会議を開催します」
- 上司への報告：「進捗をご報告いたします」
- 取引先への連絡：「ご提案させていただきます」
- 部下への指示：「〇時までに提出します」
- クライアントへの謝罪：「改善させていただきます」
特に重要なのは、メールの冒頭と結びの表現を統一することです。
例えば、冒頭で「ご連絡いたします」と書いた場合、結びも「よろしくお願いいたします」と合わせるのが基本です。
長文での表現の統一方法
長い文書では、敬語レベルの統一が特に重要になります。
文書全体の印象は、使用される敬語の一貫性によって大きく左右されます。
ここでは、長文での「します」「いたします」の効果的な使い分け方を解説します。
- 文頭での基準設定：冒頭で敬語レベルを確定
- 段落ごとの確認：各セクションの統一性を確保
- 箇条書きの揃え方：項目間で表現を統一
- 引用部分の扱い：原文の敬語レベルを尊重
- 結びでの照合：冒頭と結びの表現を一致
特に複数人で作成する文書の場合は、事前に使用する表現を決めておくことが重要です。
また、文書作成後に全体を通して読み直し、表現の統一性を確認することを推奨します。
相手別の適切な使い分け
ビジネス文書では、相手との関係性が表現の選択に大きく影響します。
社内外の関係、役職、年齢、親密度など、様々な要素を考慮して適切な表現を選ぶ必要があります。
- 社内同僚：「報告書を提出します」
- 直属上司：「確認をお願いいたします」
- 他部署：「連携させていただきます」
- 新規取引先：「ご提案させていただきます」
- 既存顧客：「納品させていただきます」
相手との関係性が変化した場合（例：取引開始時→継続取引）でも、基本的な丁寧さは維持しつつ、状況に応じて表現を柔軟に調整することが重要です。
文書内での敬語レベルの統一方法
適切な敬語レベルを維持しながら、読みやすく自然な文書を作成するためのテクニックを紹介します。
特に長文や複雑な文書での表現の統一方法について解説していきます。
文書全体のバランス調整
文書全体を通じて適切な敬語レベルを維持するには、計画的なアプローチが必要です。
特に長文の場合、冒頭で設定した基準を最後まで保つことが、プロフェッショナルな印象を与える重要なポイントとなります。
- 文書構造の把握：全体の流れを事前確認
- 基準の明確化：使用する表現を事前決定
- 節目での確認：各セクション移行時に統一性確認
- 例外の明示：異なる表現を使う場合は理由を明確に
- 最終チェック：全体を通した表現の統一性確認
文書の性質や目的によって求められる丁寧さは異なりますが、一度選択した表現レベルは最後まで維持することが重要です。
迷った場合は、より丁寧な表現を選択することを推奨します。
チェックリストの活用方法
文書作成時に使用する「します」「いたします」の統一性を確保するため、効果的なチェックリストの活用が重要です。
特に長文や複数の段落がある場合、システマティックなチェックが文書の質を大きく向上させます。
- 導入部分の確認：冒頭での表現基準をメモ
- 各段落の照合：段落ごとの表現をリスト化
- 接続部分の確認：段落間の表現の整合性チェック
- 定型句の統一：繰り返し使用する表現の確認
- 結びの表現：まとめ部分との一貫性確認
チェックリストは文書作成前に準備し、執筆中も随時確認することで、効率的に表現の統一性を保つことができます。
特に複数人で作成する文書では、このプロセスが重要になります。
よくある間違いと修正例
ビジネス文書でよく見られる「します」「いたします」の誤用について、具体的な事例と修正方法を解説します。
これらの例を参考に、より適切な表現を選択できるようになりましょう。
頻出する間違いパターン
「します」「いたします」の使用において、多くの人が陥りやすい間違いがあります。
特に文書内での混在や、場面に不適切な表現の選択は、文書の印象を大きく損なう原因となります。
- 同一文での混在：「承知します／検討いたします」
- 敬語の重複：「させていただきいたします」
- 一貫性の欠如：段落ごとに表現が変化
- 過剰な丁寧さ：全てを「いたします」に
- 場面との不一致：カジュアルな場面で過度に丁寧
これらの間違いを避けるには、文書の目的と相手を明確に意識し、適切な敬語レベルを最初に設定することが重要です。
迷った場合は、より一般的な用法を選択しましょう。
修正例と解説
実際のビジネス文書でよく見られる間違いを、具体的な修正例とともに解説します。
単なる修正だけでなく、なぜその表現が適切なのか、その理由についても理解を深めることで、今後の文書作成に活かせます。
- 誤：「確認します／検討いたします」→正：「確認・検討いたします」
- 誤：「ご報告いたしたします」→正：「ご報告いたします」
- 誤：「了解します／承知いたしました」→正：「承知いたしました」
- 誤：「社内で検討いたします」→正：「社内で検討します」
- 誤：「提出させていただきいたします」→正：「提出させていただきます」
修正の際は、文書全体のトーンや相手との関係性を考慮することが重要です。
また、過度な敬語の使用は逆に不自然さを生むため、状況に応じた適切な表現レベルを選択しましょう。
状況別のチェックポイント
効果的な文書作成のために、状況に応じたチェックポイントをまとめました。
これらの項目を確認することで、より適切な表現の選択が可能になります。
文書作成前の確認事項
文書作成を始める前に、いくつかの重要な点を確認することで、表現の一貫性を保ちやすくなります。
特に文書の目的、対象読者、求められる形式性などを事前に整理することが重要です。
- 文書の種類と目的の確認
- 主な読者層の特定
- 必要な形式性のレベル判断
- 使用する表現の事前決定
- 参考にすべき過去文書の確認
特に複数の関係者に回覧される文書の場合、最も形式的な相手に合わせた表現レベルを選択することで、全体としての適切性を保つことができます。
はい、6-2を追加します。
最終チェックのポイント
文書の完成前に必ず行うべき最終チェックのポイントです。
特に「します」「いたします」の使用について、文書全体を見渡して確認することで、表現の統一性や適切性を確保できます。
文書の質を大きく左右する重要な工程です。
- 冒頭と結びの表現の一致確認
- 段落間での表現の統一性チェック
- 箇条書きや表での表現の揃え確認
- 引用部分の敬語レベル照合
- 添付文書との表現レベルの整合性確認
最終チェックは、できれば時間を置いてから行うことをお勧めします。
また、可能であれば第三者に確認を依頼することで、より客観的な視点からの表現の適切性を確認することができます。
まとめ：自然な敬語表現のために
「します」「いたします」の使い分けは、ビジネス文書の質を左右する重要なポイントです。
基本的には、社内の一般的なやり取りでは「します」を、公式な文書や社外向けの連絡では「いたします」を使用します。
ただし、これは絶対的な規則ではなく、文書の目的や相手との関係性によって柔軟に判断する必要があります。
特に重要なのは、文書内での表現の一貫性です。
一度選択した表現レベルは、特別な理由がない限り最後まで統一することで、プロフェッショナルな印象を与えることができます。
また、過度に丁寧な表現を重ねることは避け、自然で読みやすい文章を心がけましょう。
よくある質問（FAQ）
「します」「いたします」の使用に関して、多くの方が疑問に感じる点をQ&A形式でまとめました。
実践的な場面で参考になる回答を、具体例とともに解説しています。
Q1: 同じ文書内で「します」と「いたします」を使い分けても良いですか？
A: 基本的には統一することを推奨します。
ただし、文書の性質上、異なる敬語レベルが必要な場合（例：社内向け報告書に社外向けの引用を含む場合）は、その理由を明確にした上で使い分けることも可能です。
Q2: 取引先へのメールは全て「いたします」にすべきですか？
A: 必ずしもその必要はありません。
定型的な挨拶や重要な報告では「いたします」を使用し、具体的な業務の説明など、より自然な表現が適切な箇所では「します」を使用するなど、状況に応じた使い分けが効果的です。
Q3: 社内の目上の人には必ず「いたします」を使うべきですか？
A: 必ずしもそうではありません。
日常的なコミュニケーションでは「します」で問題ありません。
ただし、正式な報告や重要な依頼の場面では「いたします」を使用するのが適切です。
Q4: 謝罪の場面ではどちらを使うべきですか？
A: 基本的に謝罪の場面では「いたします」を使用します。
「申し訳ございません。すぐに対応いたします」のように、より丁寧な表現を選択することで、誠意を示すことができます。
Q5: 企画書やプレゼン資料ではどちらを使うべきですか？
A: 文書の正式性と対象に応じて判断します。
社内向けの簡易な企画書なら「します」、取締役会への提案や社外向けのプレゼンでは「いたします」の使用を推奨します。
Q6: メールの件名では「いたします」は使わない方がよいですか？
A: はい、件名は簡潔に情報を伝えることが目的のため、「報告します」「連絡します」など、「します」を使用するのが一般的です。
ただし、社外向けの重要な案件の場合は「ご報告いたします」などの使用も可能です。
Q7: 「させていただきます」と「いたします」の使い分けは？
A: 「させていただきます」は許可や感謝の意を含む表現です。
例えば「ご提案させていただきます」は相手の許可を得る様子を表現しています。
一方、「いたします」は単純な丁寧表現として使用します。
Q8: 議事録ではどちらを使うべきですか？
A: 基本的に議事録では「します」を使用します。
「次回は5月に開催します」「〇〇部署が担当します」など、事実を客観的に記録することが目的のため、過度な敬語は避けるのが一般的です。
Q9: 文書の最後の「よろしくお願いします」は「いたします」にすべき？
A: 文書全体の敬語レベルに合わせます。
社外向けや改まった文書では「お願いいたします」、社内の一般的な連絡では「お願いします」が適切です。
特に重要な依頼の場合は「お願い申し上げます」などの表現も検討できます。
Q10: 長文メールで表現が混在してしまう場合の対処法は？
A: 文書作成前に、想定読者の中で最も敬語レベルが必要な相手を基準に表現を決めておきます。
また、文書作成後に必ず全体を見直し、表現の統一性を確認することを習慣化するのが効果的です。
