「確認しました」という一言。
ビジネスシーンでは最も頻繁に使われる返信かもしれませんが、この返信一つで上司との関係性が良くも悪くも変わってきます。
単なる「確認しました」では事務的すぎる印象を与えてしまったり、逆に長すぎる返信は読まれない可能性も。
本記事では、上司からのメールやメッセージに対する「確認しました」の返信を、状況に応じて適切に行うためのテクニックを解説します。
たった3秒で実践できる返信術で、あなたの仕事の評価を高めましょう。
この記事でわかること
- 上司への「確認しました」返信で避けるべき3つの失敗パターン
- シーン別・上司のタイプ別の最適な「確認しました」テンプレート
- 感情的にならずに冷静に返信するための3秒ルール
- 「確認しました」だけでは不十分な場合の対応策
- 上司の信頼を勝ち取る返信後のフォローアップテクニック
上司とのコミュニケーションを円滑にし、信頼関係を構築するための「確認しました」返信術をマスターしましょう。
【関連記事】「確認しました。」「確認しました」「確認しました！」印象が変わるビジネスメール術
すぐに使える「確認しました」返信テンプレート
上司へのレスポンスで迷ったときにすぐ使えるテンプレートを紹介します。
状況に応じて使い分けることで、適切かつ効果的な返信が可能になります。
基本の「確認しました」テンプレート（敬語表現）
件名：Re: 【プロジェクト名】について
○○様
ご連絡ありがとうございます。
ご指示いただいた内容を確認いたしました。
承知いたしました。
株式会社△△
山田太郎
ビジネスシーン別テンプレート
【指示を受けた場合】
ご指示いただいた【具体的な内容】について確認いたしました。
【期日】までに対応いたします。
【質問への回答を受けた場合】
ご回答いただきありがとうございます。
内容を確認いたしました。ご教示いただいた方法で進めてまいります。
【資料を受け取った場合】
送付いただいた【資料名】を確認いたしました。
内容を精査の上、必要に応じてご連絡させていただきます。
間違いやすいポイント
「確認しました」テンプレートを使う際によくある間違いは、あまりにも事務的すぎる返信になってしまうことです。
例えば、単に「確認しました。」だけでは、上司に「この部下は最低限のことしかしない」という印象を与えかねません。
具体例（NG例）：
確認しました。
具体例（OK例）：
ご連絡ありがとうございます。プロジェクトAの資料を確認いたしました。来週の会議に向けて資料を事前に確認できて助かります。
上司のタイプ別「確認しました」対応例
上司のタイプによって、最適な「確認しました」の返し方は異なります。
相手に合わせた返信で、円滑なコミュニケーションを実現しましょう。
忙しい上司への返信（敬語表現）
忙しい上司は長文を読む時間がありません。
要点を簡潔に伝えることが重要です。
【件名】Re: 週報提出について（確認済）
田中部長
ご連絡ありがとうございます。
週報提出に関するご指示、確認いたしました。
毎週金曜17時までに提出いたします。
山田
細かい指示を好む上司への返信（ビジネスシーン別）
細部まで確認したい上司には、指示内容を箇条書きで復唱し、理解していることを示しましょう。
鈴木課長
ご指示いただいた件、確認いたしました。
以下の3点について承知いたしました。
1. クライアントAへの提案書を5/20までに作成
2. 過去の取引データを含めること
3. 予算案は3パターン用意すること
5/19までに草案をお送りいたします。
佐藤
間違いやすいポイント
上司のタイプを見誤って不適切な返信をすると、コミュニケーションの齟齬が生じます。
例えば、詳細を重視する上司に簡潔すぎる返信をすると、「指示を理解していない」と誤解される可能性があります。
具体例（NG例）：詳細重視の上司に対して
了解しました。進めておきます。
具体例（OK例）：詳細重視の上司に対して
ご指示いただいた企画書の修正について確認しました。
1. グラフを最新データに更新
2. 競合分析のページを追加
3. 予算案の見直し
以上3点を明日の17時までに完了させます。
「確認しました」返信の基本ポイント
「確認しました」と返信する際の基本原則を押さえることで、どんな上司に対しても適切に対応できるようになります。
「確認しました」返信では、単に「見た」という事実だけでなく、理解したことや次のアクションを伝えることが重要です。
「確認しました」返信の3つの基本要素
- 謝意の表明: まずは連絡に対する感謝の気持ちを表す
- 確認の旨を伝える: 内容を確認したことを明確に伝える
- 次のアクション: 自分が次に何をするかを簡潔に伝える
返信タイミングのポイント
返信のタイミングも重要な要素です。基本的には、以下の原則に従いましょう。
- 緊急性の高い案件: 可能な限り即時（5〜10分以内）
- 通常の業務連絡: 1時間以内
- 情報共有のみ: 当日中
間違いやすいポイント
「確認しました」返信で最も間違いやすいのは、次のアクションや期限を明示しないことです。
これにより、上司は「この後どうなるのか」という不安を抱きます。
具体例（NG例）：
資料確認しました。ありがとうございます。
具体例（OK例）：
ご共有いただいた企画書を確認いたしました。明日の打ち合わせまでに内容を精査し、質問事項をまとめておきます。ありがとうございました。
感情的にならない3秒の極意
上司からの厳しいメールや理不尽な指示に対して、感情的にならずに適切に「確認しました」と返信するためのテクニックを紹介します。
感情的になりそうなメールを受け取ったときこそ、「3秒ルール」を実践しましょう。
このルールは、即レスを避け、冷静さを取り戻すための重要なテクニックです。
3秒ルールの実践方法
- 深呼吸: メールを読んだ後、まず深呼吸を3回する
- 客観視: 内容を客観的に捉え直す（感情を切り離す）
- 目的確認: コミュニケーションの本来の目的を思い出す
感情別対処法（敬語表現）
【焦りを感じたとき】
（3秒間深呼吸してから）
ご連絡ありがとうございます。ご指示の内容を確認いたしました。
期限が切迫しており恐縮ですが、明日15時までに対応いたします。
【不満を感じたとき】
（3秒間深呼吸してから）
ご指摘ありがとうございます。ご意見を真摯に受け止め、修正点を確認いたしました。
より良い成果物となるよう、修正を行います。
ビジネスシーン別対応例
【締切直前の追加指示】
ご指示いただいた追加修正について承知いたしました。
現在の作業状況から、16時までに対応可能です。
それ以降になる場合は、改めてご連絡いたします。
【理不尽な要求を受けたとき】
ご要望について確認いたしました。
ご期待に沿えるよう最大限努力いたしますが、
リソースの関係で調整が必要な可能性があります。
具体的な対応案を明日までにご提案させていただきます。
間違いやすいポイント
感情的になったときに陥りやすい間違いは、反射的・感情的な返信をしてしまうことです。
一時的な感情に任せた返信は、後で必ず後悔することになります。
具体例（NG例）：
（すぐに返信）
了解しました。ただ、このスケジュールでは厳しいと思います。
具体例（OK例）：
（3秒ルール適用後）
ご連絡ありがとうございます。プロジェクトの納期変更について確認いたしました。
現在の進捗状況を踏まえ、新しい納期に向けての対応計画を明日中にご報告いたします。
「確認しました」だけでは不十分なケース
単に「確認しました」と返すだけでは不適切なシーンがあります。
そのような状況での対応方法を解説します。
コミュニケーションの目的は情報の伝達だけでなく、相互理解と円滑な業務推進です。
「確認しました」だけでは不十分なケースを見極め、適切に対応しましょう。
追加情報が必要なケース
指示内容が不明確で、追加情報がなければ進められない場合は、確認と質問を組み合わせましょう。
山本部長
プロジェクトXの進行について、ご指示いただきありがとうございます。
内容を確認いたしました。
つきましては、以下2点について追加でご教示いただけますと幸いです。
1. 顧客へのヒアリング項目の範囲について
2. 報告書の提出期限
ご多忙のところ恐縮ですが、ご回答いただけますと助かります。
意見を求められているケース（ビジネスシーン別）
上司が単なる確認ではなく、意見や提案を求めている場合には、自分の考えも添えるべきです。
ご相談いただいた新サービスの方向性について確認いたしました。
私見ではありますが、ターゲット層をミレニアル世代に特化することで、
差別化が図れるのではないかと考えます。
詳細な分析資料を明日までにまとめてお送りいたします。
間違いやすいポイント
意見を求められているのに単に「確認しました」と返すのは、責任回避と捉えられる可能性があります。
上司の期待と自分の返信のギャップに注意しましょう。
具体例（NG例）：意見を求められているのに
企画案を確認しました。ありがとうございます。
具体例（OK例）：意見を求められている場合
新企画のご提案、確認いたしました。特にターゲット層の設定が明確で素晴らしいと感じました。一点、競合との差別化要素をより強調できると、提案の説得力が増すと思います。よろしければ、その部分の補強案を明日までに作成しますが、いかがでしょうか。
返信後のフォローアップ術
「確認しました」と返信した後のフォローアップも、上司との信頼関係構築には重要です。
適切な進捗報告や成果共有のテクニックを紹介します。
返信後のフォローアップは、単に「言われたことをやった」だけでなく、自発的に動いていることを示す重要な機会です。
進捗報告のタイミング
- 短期タスク（1〜2日）: 完了時のみ報告
- 中期タスク（3日〜1週間）: 中間報告1回+完了報告
- 長期タスク（1週間以上）: 定期的な進捗報告（週1回程度）+完了報告
効果的なフォローアップメール（敬語表現）
【件名】週次レポート作成の進捗報告（5/15）
佐藤部長
先日ご指示いただいた週次レポートの作成について、進捗をご報告いたします。
■ 完了した作業
・データ集計（売上、顧客数）
・グラフ作成
■ 現在進行中の作業
・分析コメントの作成
■ 今後の予定
・明日中に初稿を完成
・明後日午前中までにレビュー修正を完了
予定通り、5/17(金)の午後にはご提出できる見込みです。
何かご指示がございましたら、お知らせください。
鈴木
間違いやすいポイント
フォローアップで最も間違いやすいのは、問題が発生したときに報告を先延ばしにすることです。
問題は早期に共有することで、対応の選択肢が広がります。
具体例（NG例）：問題発生時に
（何も連絡せず、期限直前に）
申し訳ありません。システムトラブルにより納期に間に合いそうにありません。
具体例（OK例）：問題発生時に
（問題発生後すぐに）
先日ご依頼いただいたレポート作成について進捗報告いたします。
データ抽出の過程でシステムエラーが発生し、現在ITサポートに対応を依頼しています。
復旧次第すぐに作業を再開しますが、完了が当初予定より半日程度遅れる可能性があります。
状況が変わり次第、再度ご報告いたします。
よくある「確認しました」の失敗パターン
効果的な「確認しました」返信のためには、避けるべき失敗パターンを知ることも重要です。
典型的な失敗例とその改善方法を解説します。
「確認しました」の返信には様々な落とし穴があります。
これらを避けることで、より効果的なコミュニケーションが実現できます。
失敗パターン1：単調すぎる返信
単に「確認しました」だけの返信は、上司に「やる気がない」「理解していない」という印象を与えかねません。
改善例（敬語表現）：
ご連絡ありがとうございます。プレゼン資料のご指摘事項を確認いたしました。
ご指摘いただいたグラフの修正と追加データの反映を行い、明日10時までにお送りいたします。
失敗パターン2：理解していないのに「確認しました」と返す
内容を十分理解せずに「確認しました」と返すと、後で大きな問題になる可能性があります。
改善例（ビジネスシーン別）：
ご指示いただいた件について拝読いたしました。
一部不明点がございますので確認させてください。
「データ集計の範囲」は、直近3ヶ月分という認識でよろしいでしょうか。
ご多忙中恐れ入りますが、ご教示いただけますと幸いです。
失敗パターン3：遅すぎる返信
重要な指示に対して返信が遅いと、「優先度を理解していない」という印象を与えます。
改善例：
（できるだけ早く、遅くとも1時間以内に）
大変申し訳ございません。先ほどまで会議中で確認が遅れました。
ご指示いただいた緊急対応について承知いたしました。
直ちに取りかかります。15時までに第一報をご連絡いたします。
間違いやすいポイント
返信内容よりも返信のタイミングが重要な場合もあります。
特に緊急性の高い案件では、簡潔でも良いので早く返信することが優先されます。
具体例（NG例）：緊急案件に対して
（3時間後に詳細な返信）
ご指示いただいた緊急対応について、詳細に検討いたしました。
以下の手順で対応いたします。
1. ...
具体例（OK例）：緊急案件に対して
（5分以内に）
緊急対応のご指示、確認いたしました。直ちに着手します。
詳細な対応計画は1時間以内にご報告いたします。
まとめ：3秒で上司の信頼を勝ち取る返信術
「確認しました」という一見シンプルな返信も、適切に行えば上司との信頼関係構築に大きく貢献します。
本記事で解説した内容を実践することで、ビジネスコミュニケーションのレベルアップを図りましょう。
この記事のポイントをまとめると
- 基本は「謝意」+「確認」+「次のアクション」: 単なる「確認しました」ではなく、これら3要素を含めることで効果的な返信になります。
- 上司のタイプ別に対応を変える: 忙しい上司、細部にこだわる上司など、相手に合わせた返信スタイルを選びましょう。
- 感情的になりそうなときは3秒ルールを実践: 深呼吸し、客観視し、目的を確認することで冷静な返信が可能になります。
- 「確認しました」だけでは不十分なケースを見極める: 追加情報が必要な場合や意見を求められている場合は、適切に対応しましょう。
- 返信後のフォローアップも重要: 適切なタイミングで進捗報告や成果共有を行い、上司の不安を取り除きましょう。
「確認しました」の返信は、ビジネスパーソンとしての「信頼性」と「仕事への姿勢」を示す重要な機会です。
この記事で紹介したテクニックを日々の業務に取り入れ、上司からの信頼を獲得していきましょう。
【関連記事】「確認しました。」「確認しました」「確認しました！」印象が変わるビジネスメール術
よくある質問（FAQ）
Q1: 上司からのメールにはどれくらいの速さで返信すべきですか？
A1: 基本的には以下の目安で返信すると良いでしょう。
- 緊急性の高い案件: 可能な限り即時（5〜10分以内）
- 通常の業務連絡: 1時間以内
- 情報共有のみ: 当日中 ただし、上司の期待するレスポンス速度は人によって異なるため、普段の様子から判断することも大切です。
Q2: 「確認しました」の別の言い回しはありますか？
A2: 状況や相手との関係性に応じて、以下のような表現も使えます。
- 「承知いたしました」（フォーマル）
- 「了解いたしました」（やや柔らかい）
- 「拝承いたしました」（最も丁寧）
- 「確かに拝見いたしました」（重要書類の受領確認など）
Q3: 夜間や休日に上司からメールが来た場合はどうすべきですか？
A3: 緊急性が高いと判断される場合は、時間外でも返信するのが無難です。
それ以外の場合は、次の営業日の朝一に返信することが一般的です。
その際は「昨晩（休日に）いただいたメールについて」など、時間差があったことに触れると丁寧です。
Q4: 複数の上司から相反する指示を受けた場合、どう対応すべきですか？
A4: まずはそれぞれの上司に「確認しました」と返信します。
その上で、「〇〇部長からは△△するよう指示を受けておりますが、優先順位についてご相談させていただけますか」といった形で、率直に状況を伝え、調整を依頼しましょう。
Q5: テレワーク中の「確認しました」返信で気をつけるべきポイントはありますか？
A5: オフィスで働いているときよりも、進捗や状況が見えにくいため、より具体的に「何を」「いつまでに」「どのように」進めるかを明記すると安心感を与えられます。
また、通常よりも素早い返信を心がけ、「見た・読んだ」ことをタイムリーに伝えることが重要です。
