ビジネスシーンでミスをしてしまった時、適切な「お詫び」のメールは信頼回復の第一歩です。
しかし、多くのビジネスパーソンは「お詫び」のメールの書き方に悩み、不適切な表現を使ってしまうことがあります。
本記事では、シーン別の例文と共に、プロフェッショナルな「お詫び」メールの書き方を解説します。
この記事でわかること
- すぐに使えるシーン別「お詫び」メールのテンプレート
- 相手や状況に応じた適切な謝罪表現の使い分け方
- お詫びメールで絶対に避けるべき表現と言い回し
- 謝罪後の信頼回復につなげるフォローアップの方法
- プロフェッショナルな印象を与える謝罪メールの構成
記事を最後まで読めば、どんなシーンでも適切な「お詫び」メールが書けるようになります。
ぜひ参考にしてください。
すぐに使える「お詫び」メールテンプレート
ビジネスシーンですぐに活用できる「お詫び」メールのテンプレートをご紹介します。
状況に合わせてカスタマイズしてお使いください。
基本の「お詫び」メールテンプレート（一般的なミス）
件名：【お詫び】〇〇について
〇〇様
お世話になっております。△△会社の□□です。
先日の〇〇に関しまして、誤った内容をお伝えしてしまいました。
正しくは△△でございました。
この度は確認不足により、ご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
今後はこのようなことがないよう、細心の注意を払って対応させていただきます。
何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
------------------
株式会社△△
□□ □□（名前）
TEL：XX-XXXX-XXXX
Email：xxx@xxx.co.jp納期遅延のお詫びメールテンプレート（緊急性が高い場合）
件名：【緊急・お詫び】〇〇納品遅延について
〇〇様
いつもお世話になっております。△△会社の□□です。
本日納品予定でありました〇〇につきまして、弊社の製造工程でのトラブルにより、
納期を〇月〇日まで延期させていただきたく存じます。
急なご連絡となり、貴社のスケジュールに多大なご迷惑をおかけすることとなり、
誠に申し訳ございません。
現在、最優先で対応しており、少しでも早くお届けできるよう全力を尽くしております。
具体的な対応状況といたしましては、以下の通りです。
1. 〇〇の再手配（完了）
2. △△の緊急調達（本日中に完了予定）
3. □□の迅速な処理（明日までに完了予定）
今後の進捗につきましては、日次でご報告させていただきます。
何かご不明な点がございましたら、すぐにご連絡ください。
このたびは誠に申し訳ございません。
何卒ご理解いただきますようお願い申し上げます。
------------------
株式会社△△
□□ □□（名前）
TEL：XX-XXXX-XXXX
Email：xxx@xxx.co.jpこれらのテンプレートは基本形ですが、実際の状況に合わせて内容や表現を調整することが重要です。
特に謝罪の度合いやフォローアップの内容は、問題の深刻さによって変えるべきでしょう。
間違いやすいポイントとして、謝罪の言葉が形式的になりすぎたり、逆に過剰な謝罪表現を使いすぎたりすることがあります。
適切なバランスを保ちながら、誠意が伝わる表現を心がけましょう。
シーン別「お詫び」メールの例文
ビジネスシーンでよく起こりうる状況別に、実践的な「お詫び」メールの例文をご紹介します。
それぞれのシーンに応じた適切な表現を学びましょう。
会議の日程変更のお詫び（社内向け）
件名：【日程変更のお詫び】〇月〇日プロジェクト会議について
プロジェクトメンバーの皆様
お世話になっております。プロジェクトリーダーの□□です。
先日ご案内いたしました〇月〇日（水）15:00からのプロジェクト進捗会議につきまして、
緊急の経営会議が入ったため、下記の通り変更させていただきたく存じます。
【変更前】〇月〇日（水）15:00～16:00
【変更後】〇月〇日（水）17:00～18:00
急な変更となり、皆様のスケジュール調整にご迷惑をおかけし申し訳ございません。
変更後の日程でご都合がつかない方は、個別にご連絡いただければ対応いたします。
何卒よろしくお願い申し上げます。
□□ □□（名前）請求書の金額誤りのお詫び（取引先向け）
件名：【お詫びと訂正】請求書金額誤りについて
〇〇株式会社
△△部 □□様
いつもお世話になっております。××株式会社経理部の◇◇です。
先日お送りいたしました2023年4月分の請求書（No.XXXX）につきまして、
消費税の計算に誤りがあり、正しい請求金額と相違がございました。
【誤】税込合計：108,900円
【正】税込合計：109,800円
この度は確認不足により、ご迷惑とお手数をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
訂正した請求書を本日中に改めてお送りさせていただきます。
今後はこのようなことがないよう、チェック体制を強化し再発防止に努めてまいります。
何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
------------------
××株式会社 経理部
◇◇ ◇◇（名前）
TEL：XX-XXXX-XXXX
Email：xxx@xxx.co.jp具体例として、取引先への謝罪と社内向けの謝罪では、表現の丁寧さや具体的な対応策の記載方法が異なることに注目してください。
取引先には「深くお詫び申し上げます」というより丁寧な表現を使い、再発防止策も明記しています。
一方、社内向けでは比較的カジュアルな表現を用いつつも、誠意を示す文言を含めています。
間違いやすいポイント
問題の事実を曖昧に記載してしまうことがあります。
どのような誤りがあったのか、何が正しいのかを明確に示すことが重要です。
また、社内メールであっても謝罪の気持ちを省略してしまうと、誠意が伝わりません。
適切な敬語と謝罪の言葉を使うことを心がけましょう。
ビジネスメールでの「お詫び」の基本ポイント
ビジネスメールで効果的な「お詫び」を伝えるには、いくつかの基本的なポイントを押さえることが重要です。
適切な謝罪メールは信頼回復の第一歩となります。
「お詫び」メールの基本構成
件名に「お詫び」を明記する
- 例：「【お詫び】〇〇について」「【お詫びとご報告】〇〇の件」
- 受信者が内容を即座に理解できるよう配慮する
冒頭で簡潔に謝罪する
- メールの書き出しですぐに謝罪の意を示す
- 「このたびは〇〇により、ご迷惑をおかけし申し訳ございません」
問題の内容を明確に説明する
- 何が起きたのかを具体的に説明する
- 事実を隠さず、正直に状況を伝える
対応策・解決策を提示する
- 問題解決のための具体的なアクションプランを示す
- 再発防止策についても言及する
締めくくりに改めて謝罪する
- 文末で再度謝罪の意を表明する
- 「何卒ご理解いただきますようお願い申し上げます」
適切な敬語表現と謝罪フレーズ
| 状況 | 適切な謝罪表現 | 避けるべき表現 |
|---|---|---|
| 軽微なミス | 「ご迷惑をおかけし申し訳ございません」 | 「すみませんでした」（カジュアルすぎる） |
| 重大なミス | 「深くお詫び申し上げます」 | 「申し訳ありません」（丁寧さが不足） |
| 納期遅延 | 「納期遅延により多大なるご迷惑をおかけしたことを心よりお詫び申し上げます」 | 「遅れてすみません」（軽すぎる） |
| 情報誤り | 「情報の確認不足により、ご混乱をおかけしましたことをお詫び申し上げます」 | 「間違えていました」（責任感が不足） |
具体例として、「申し訳ございません」と「お詫び申し上げます」の使い分けがあります。
前者はやや軽めの謝罪、後者はより深刻な謝罪の場面で使用します。
状況の重大さに応じて適切な表現を選ぶことが大切です。
間違いやすいポイント
謝罪の言葉を述べた後に「が、」や「しかし」などの接続詞を使って言い訳をすることがあります。
これは謝罪の誠意を損なう表現なので避けるべきです。
また、「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」という表現を何度も繰り返すと、かえって形式的な印象を与えてしまいます。
状況に応じて言い回しを変えるよう心がけましょう。
状況別「お詫び」表現の使い分け
ビジネスシーンでは、状況の深刻さや相手との関係性によって「お詫び」の表現を適切に使い分ける必要があります。
ここでは、具体的なシーン別の使い分け方を解説します。
謝罪の度合いによる表現の使い分け
状況の深刻さに応じた謝罪表現を適切に選択することが重要です。
| 謝罪の度合い | 適切な表現 | 使用シーン |
|---|---|---|
| 軽度の謝罪 | 「ご不便をおかけして申し訳ございません」 | 軽微な遅延や小さなミス |
| 中程度の謝罪 | 「ご迷惑をおかけしましたことをお詫び申し上げます」 | 納期遅延や資料の不備 |
| 重度の謝罪 | 「多大なるご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます」 | 重大な契約不履行や品質問題 |
| 最重度の謝罪 | 「多大なるご損害と多大なるご迷惑をおかけしましたことを心より深くお詫び申し上げます」 | 取引先の業務に大きな支障を与えた場合 |
相手との関係性による表現の使い分け
相手との関係性や立場によって、謝罪の表現方法を調整することも大切です。
取引先・顧客向け（敬語表現）
取引先 〇〇株式会社
△△部 □□様
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
このたびは、弊社の不手際により納品物に不備がございましたこと、
心より深くお詫び申し上げます。
現在、至急対応を進めており、〇月〇日までに正しい商品を
お届けできるよう全力で対応しております。
貴社のご厚意に甚だ不義理な対応となりましたこと、
重ねてお詫び申し上げます。社内向け（ビジネスシーン別）
プロジェクトチームの皆様
お疲れ様です。プロジェクトマネージャーの□□です。
先日共有した進捗資料において、一部データの集計に誤りがありました。
正しい内容を添付ファイルにて再送いたします。
確認不足により混乱を招いてしまい、申し訳ありませんでした。
今後は複数名でのチェック体制を徹底します。
ご不明点があれば、いつでもご連絡ください。具体例として、社外向けのメールでは「お詫び申し上げます」という丁寧な表現を用い、社内向けのメールでは「申し訳ありませんでした」というやや砕けた表現を使用することがあります。
しかし、社内であっても上司や役員に対しては、より丁寧な表現を選ぶべきです。
間違いやすいポイント
謝罪の度合いと状況のミスマッチがあります。
些細なミスに対して過剰な謝罪表現を使うと不自然に感じられ、逆に重大なミスに対して軽い謝罪表現を使うと誠意が伝わりません。
また、社内メールでも適切な敬語を使用することを忘れないようにしましょう。
特に複数の人にCCで送るメールの場合は、全員に配慮した表現を選ぶことが重要です。
効果的な「お詫び」メールのアレンジ術
より効果的な「お詫び」メールにするためのアレンジ術を紹介します。
状況に応じた工夫を加えることで、誠意が伝わりやすくなります。
謝罪の印象を強める表現テクニック
謝罪の印象を強め、誠意を効果的に伝えるためのテクニックをご紹介します。
具体的な改善策の提示
このような事態を二度と起こさぬよう、以下の改善策を実施いたします。
1. 〇〇のチェックリストの導入
2. △△の確認プロセスの追加
3. □□責任者による最終確認の実施時間軸を明確にした対応
今後の対応スケジュールは下記の通りです。
5月20日まで：代替品の手配完了
5月21日：発送手続き
5月22日：お届け予定責任の所在の明確化
今回の件は私の確認不足が原因であり、チーム全体の責任ではございません。
私自身が責任をもって対応させていただきます。シーン別アレンジ例
納期遅延のお詫びメール（顧客へのフォロー強化版）
件名：【重要・お詫び】〇〇製品納期遅延と代替案のご提案
〇〇株式会社
△△部 □□様
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
××株式会社の◇◇でございます。
このたびは、〇月〇日納品予定の〇〇製品につきまして、
弊社の部品調達の遅れにより、納期を〇月〇日まで延期せざるを得ない状況となりました。
貴社の重要なスケジュールに支障をきたす事態となり、心より深くお詫び申し上げます。
【対応策のご提案】
1. 代替品として△△製品の無償貸出（5月20日可能）
2. 緊急時の代替手段として□□サービスの一時提供
3. 納品後3ヶ月間の保守サポート無償延長
ご迷惑をおかけしている状況を少しでも改善すべく、
上記のような対応を検討しております。
いずれかのプランでご対応可能かどうか、ぜひご検討いただけますと幸いです。
納品遅延の詳細な原因と再発防止策につきましては、
別添の報告書にまとめております。
今後このような事態を二度と起こさぬよう、
調達プロセスの見直しと進捗管理の強化を徹底してまいります。
何かご不明な点がございましたら、いつでもご連絡ください。
緊急の際は、私の携帯電話（090-XXXX-XXXX）にご連絡いただけますと幸いです。
重ねて深くお詫び申し上げます。
何卒ご理解とご容赦を賜りますようお願い申し上げます。具体例として、単なる謝罪だけでなく、具体的な代替案や対応策を提示することで問題解決志向の姿勢を示しています。
また、報告書の添付や緊急連絡先の提示など、顧客の不安を軽減するための工夫も含まれています。
間違いやすいポイント
具体的な改善策や対応スケジュールを示さずに謝罪の言葉だけを繰り返してしまうことがあります。
これでは問題解決に向けた姿勢が伝わりません。
また、過度に感情的な表現（「大変申し訳なく、本当に申し訳ございません」など）の連続使用は、かえって不自然な印象を与えることがあるので注意しましょう。
「お詫び」メール送信後の注意点
お詫びメールを送信した後も、適切なフォローアップが信頼回復には不可欠です。
ここでは、メール送信後の対応におけるポイントと注意点を解説します。
フォローアップの基本ステップ
お詫びメール送信後のフォローアップにおける基本的なステップを押さえましょう。
送信確認と初期反応の把握
- お詫びメール送信後、相手からの返信や反応を確認する
- 必要に応じて電話でのフォローも検討する
対応状況の定期報告
〇〇様
先日はお詫びのメールをお送りいたしました件につきまして、
現在の対応状況をご報告いたします。
1. 代替品の手配：完了
2. 発送準備：本日完了予定
3. お届け予定日：5月22日
引き続きご迷惑をおかけしておりますが、
状況改善に向けて全力で対応しております。問題解決後の最終報告
〇〇様
先日お詫び申し上げました〇〇の件につきまして、
すべての対応が完了いたしましたのでご報告申し上げます。
このたびは弊社の不手際により、多大なるご迷惑をおかけいたしました。
今後このようなことがないよう、社内体制を見直し改善いたしました。
引き続きご愛顧賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。再発防止に向けた社内共有のポイント
問題の再発を防ぐために、社内での適切な情報共有も重要です。
事例の匿名化と共有
- 顧客情報を匿名化した上で、社内で事例として共有する
- 「〇〇のようなケースでは△△のような対応が適切」と具体的に伝える
チェックリストの作成と運用
【お詫びメール送信後のチェックリスト】
□ 1日以内に相手からの返信を確認
□ 3日以内に対応状況の中間報告
□ 1週間以内に解決または進捗報告
□ 問題解決後の最終報告
□ 社内での事例共有と再発防止策の検討マニュアルへの反映
- 発生した問題と解決策を社内マニュアルに反映させる
- 定期的な研修や勉強会で事例を共有する
具体例として、謝罪メールを送信した後に「これで終わり」と考えず、対応の進捗状況を定期的に報告することが信頼回復には重要です。
特に、約束した解決策が実行されたかどうかを必ず報告することで、誠意ある対応として評価されます。
間違いやすいポイント
フォローアップを怠ってしまうことが挙げられます。
問題が解決したと思っても、相手にとっては不安が残っている可能性があります。
また、社内での情報共有が不十分だと、同様のミスが繰り返される恐れがあります。
チーム全体で学びを共有し、再発防止に努めることが大切です。
まとめ
ビジネスメールでの「お詫び」は、単なる形式的な謝罪ではなく、信頼回復と関係性強化のための重要なコミュニケーションです。
本記事では、効果的な「お詫び」メールの書き方とシーン別の例文を紹介しました。
ポイントのおさらい
基本構成を押さえる
- 件名に「お詫び」を明記する
- 冒頭で簡潔に謝罪する
- 問題の内容を明確に説明する
- 対応策・解決策を提示する
- 締めくくりに改めて謝罪する
状況に応じた表現を使い分ける
- 謝罪の度合いによる表現の使い分け
- 相手との関係性による表現の使い分け
- 具体的な改善策の提示
送信後のフォローアップを忘れない
- 対応状況の定期報告
- 問題解決後の最終報告
- 再発防止に向けた社内共有
適切な「お詫び」メールは、危機をチャンスに変える可能性も秘めています。
誠意ある対応と具体的な改善策の提示、そして確実なフォローアップによって、かえって信頼関係が深まることもあります。
ビジネスパーソンとして成長するためにも、この記事で紹介した例文やテンプレートを参考に、状況に応じた適切な「お詫び」メールが書けるよう心がけましょう。
よくある質問（FAQ）
Q1: 「お詫び」のメールは電話やオンライン会議で済ませた後でも送るべきですか？
A1: はい、送ることをお勧めします。
電話やオンライン会議での口頭の謝罪に加えて、メールで記録として残しておくことで、誠意が伝わりやすくなります。
また、具体的な対応策や今後の予定を文書として残すことで、双方の認識を一致させる効果もあります。
Q2: 謝罪メールの件名はどのように書くべきですか？
A2: 「【お詫び】〇〇について」のように、冒頭に「お詫び」または「謝罪」の文言を入れ、何についての謝罪かが一目でわかるようにしましょう。
緊急性が高い場合は「【緊急・お詫び】」とすることも効果的です。
Q3: 謝罪メールでは必ず原因を説明すべきですか？
A3: 基本的には説明すべきです。
ただし、相手を非難するような言い訳は避け、客観的な事実を簡潔に伝えることが重要です。
原因説明は「言い訳」ではなく「再発防止のための情報共有」という姿勢で行いましょう。
Q4: お詫びのメールに上司をCCすべきでしょうか？
A4: 状況によります。重大なミスの場合や、相手先との関係性によっては、上司をCCに入れることで組織としての対応姿勢を示せます。
ただし、軽微なミスの場合は必ずしも上司をCCに入れる必要はありません。
事前に上司と相談し、適切な判断をしましょう。
Q5: 取引先からのクレームに対する謝罪メールはどのようなタイミングで送るべきですか？
A5: 基本的には「できるだけ早く」が原則です。
クレームを受けてから24時間以内、遅くとも48時間以内に初期対応としての謝罪メールを送ることが望ましいでしょう。
ただし、詳細な原因調査や対応策の検討に時間がかかる場合は、まず「調査中である」旨を伝え、その後詳細な報告と謝罪を行うという二段階の対応も効果的です。
Q6: 謝罪メールの文章が長くなりすぎる場合はどうすればよいですか？
A6: 謝罪メールは簡潔さと丁寧さのバランスが重要です。
本文が長くなる場合は、詳細な原因分析や対応策を別添の報告書としてPDF化し、メール本文は要点のみを簡潔にまとめるとよいでしょう。
また、箇条書きを活用することで読みやすさを向上させることもできます。
Q7: 同じミスを繰り返してしまった場合の謝罪メールはどう書くべきですか？
A7: 同じミスを繰り返した場合は、より一層の誠意を示す必要があります。
前回の謝罪にも関わらず再発したことへの反省を明確に示し、なぜ再発したのかの原因分析と、今回は確実に再発を防止するための具体的な対策を詳細に説明しましょう。
必要に応じて、責任者からの謝罪メールを追加するなど、対応のレベルを上げることも検討すべきです。
Q8: 英語での謝罪メールはどのように書けばよいですか？
A8: 英語の謝罪メールでは、”I apologize for…”や”We sincerely regret…”などの表現が一般的です。
日本語と同様に、明確な謝罪、原因説明、対応策の提示、再発防止策の順で構成します。
ただし、英語圏では過度に謝罪を繰り返すよりも、問題解決に焦点を当てた前向きな表現が好まれる傾向があります。
Subject: Apology for the Delayed Delivery
Dear Mr. Smith,
I sincerely apologize for the delay in delivering your order #12345.
The delay was caused by an unexpected issue in our shipping department.
We have now resolved this issue and your package has been dispatched today.
To prevent such delays in the future, we have implemented a new tracking
system for all orders.
As a token of our apology, we would like to offer you a 10% discount on
your next purchase.
Again, I apologize for any inconvenience this may have caused.
Best regards,
John Doe
Customer Service ManagerこうしたFAQを参考に、状況に応じた適切な「お詫び」メールを作成し、ビジネス上の信頼関係構築にお役立てください。
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