地震や台風、豪雨、大雪などの災害が発生すると、工場の操業停止、原材料の不足、道路規制、配送網の混乱などにより、予定していた納期を守れないことがあります。
しかし、取引先へ連絡するときには、
「納期が決まっていない場合はどう書く？」
「災害が原因でも謝罪は必要？」
「復旧時期が分からないときは何を伝える？」
「代替品や分納を提案する場合の文章は？」
「納期遅延の連絡はいつ送ればよい？」
と迷うことも少なくありません。
この記事では、災害によって納期や納品予定が遅れる場合に使えるお知らせ・お詫びメールを、状況別に20例紹介します。
地震、台風、豪雨、大雪、停電、工場停止、原材料不足、交通規制などに応用できる、取引先向けのテンプレートです。
この記事でわかること
・災害による納期遅延のお知らせメール
・納期が未定の場合の伝え方
・一部商品だけ遅れる場合の文例
・工場停止や物流障害を説明する文章
・代替品、分納、納品先変更の提案方法
・復旧後に新しい納期を伝えるメール
・納期遅延連絡で避けたい表現
災害時の社内外へのメールやお知らせをまとめて確認したい方はこちらです。
取引先の安否を確認するメールはこちらです。
※復旧時期や配送状況が確定していない段階では、推測による納期を約束せず、確認できている事実だけを伝えてください。
今すぐ使える納期遅延のお知らせテンプレート
災害による納期遅延が判明したら、すべての状況が分かるまで待つのではなく、まず遅延の可能性を知らせることが重要です。
新しい納期が決まっていない場合は、確定していない日付を提示せず、「次に状況を報告する日」を伝えましょう。
標準的な納期遅延のお知らせ
取引先へ初めて遅延を知らせる際に使える、基本的な文例です。
対象商品、当初納期、現在の状況、次回連絡日を明確に記載します。
件名：災害の影響による納期遅延のお詫び
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様
平素より大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
このたびの地震により、弊社工場の操業および物流に影響が生じております。
そのため、下記商品の納期が当初の予定より遅れる見込みとなりました。
【対象商品】〇〇
【数量】〇〇
【当初納期】〇月〇日
【変更後納期】現在確認中
貴社には多大なるご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
現在、工場および配送体制の復旧を進めております。新たな納期の見通しについては、〇月〇日までに改めてご連絡いたします。
何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇
新しい納期が決まっている場合
新しい納期を提示できる場合は、当初納期と変更後納期を並べて記載します。
納期変更による影響を確認する一文を加えると、取引先が相談しやすくなります。
件名：災害に伴う納期変更のお知らせ
株式会社〇〇
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
災害による物流網への影響に伴い、〇月〇日に予定しておりました下記商品の納期を変更させていただきます。
【対象商品】〇〇
【当初納期】〇月〇日
【変更後納期】〇月〇日
急な変更により、貴社にご迷惑をおかけしますことを深くお詫び申し上げます。
変更後の納期ではご都合がつかない場合は、可能な範囲で代替案を検討いたしますので、担当の〇〇までお知らせください。
何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
短く伝える第一報
被害や復旧状況を確認している段階で、遅延の可能性だけを先に知らせる文例です。
詳細が確定していないことと、次回の報告予定を明記します。
件名：【第一報】災害による納期への影響について
株式会社〇〇
〇〇様
平素より大変お世話になっております。
現在、災害の影響により、弊社工場および配送網の状況を確認しております。
〇月〇日に予定している商品の納品につきまして、遅延が発生する可能性がございます。
詳しい影響と新しい納期については、〇月〇日までに改めてご連絡いたします。
ご心配とご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
地震による納期遅延メール例文
地震では、工場、倉庫、設備、道路、港湾、配送業者など、複数の場所に影響が出る可能性があります。
自社工場に被害がない場合でも、仕入れ先や配送網の停止によって納期が遅れることがあります。
例文1：工場の安全点検による納期遅延
操業再開前の安全点検が必要な場合に使える文例です。
設備に重大な被害があると断定せず、点検中であることを正確に伝えます。
件名：地震発生に伴う納期遅延のお知らせ
株式会社〇〇
〇〇様
平素より大変お世話になっております。
本日発生した地震を受け、弊社〇〇工場では設備および建物の安全点検を実施しております。
点検が完了するまで生産を一時停止しているため、下記商品の納期が遅れる見込みです。
【対象商品】〇〇
【当初納期】〇月〇日
【変更後納期】現在確認中
貴社にはご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
安全確認と生産再開の見通しについては、〇月〇日までに改めてご報告いたします。
何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
例文2：倉庫被害による出荷停止
商品が完成していても、倉庫や出荷設備に影響がある場合は納品できないことがあります。
商品の安全確認を進めていることもあわせて伝えましょう。
件名：倉庫点検に伴う出荷遅延のお詫び
株式会社〇〇
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
地震の影響により、弊社〇〇倉庫の設備および保管商品の点検を行っております。
安全確認が完了するまで出荷を停止しているため、〇月〇日に予定しておりました下記商品の納品が遅れる見込みです。
【対象商品】〇〇
【数量】〇〇
【当初納期】〇月〇日
商品の状態および出荷再開日が確認でき次第、速やかにご連絡いたします。
貴社には多大なるご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。
例文3：仕入れ先の被災による遅延
自社に直接被害がなくても、原材料や部品の調達先が被災することがあります。
責任を仕入れ先へ転嫁する書き方ではなく、自社として対応を進めていることを伝えます。
件名：原材料調達の遅れによる納期変更について
株式会社〇〇
〇〇様
平素より大変お世話になっております。
地震の影響により、弊社製品に使用する一部原材料の調達に遅れが生じております。
現在、代替調達先の確保および生産計画の見直しを進めておりますが、〇月〇日に予定しておりました納品を延期させていただく見込みです。
新たな納期については、〇月〇日までにご連絡いたします。
貴社の業務に影響を及ぼすこととなり、誠に申し訳ございません。
可能な限り早い納品に向けて対応を進めてまいります。
例文4：道路規制による納品遅延
工場から出荷できても、道路規制や交通渋滞によって到着が遅れる場合があります。
発送済みか未発送かを明確にすると、取引先が状況を判断しやすくなります。
件名：道路規制に伴う納品遅延のお知らせ
株式会社〇〇
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
地震に伴う道路規制および交通渋滞の影響により、〇月〇日に予定しておりました商品の到着が遅れる見込みです。
対象商品はすでに弊社倉庫を出荷しておりますが、現時点では正確な到着時刻を確認できておりません。
配送状況が判明次第、改めてご連絡いたします。
お待ちいただいているなか、ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。
台風・豪雨による納期遅延メール例文
台風や豪雨は、接近前から物流や生産への影響が予測できる場合があります。
遅延が確定していなくても、可能性が高い段階で事前に連絡すると、取引先も予定を調整しやすくなります。
例文5：台風接近前に遅延の可能性を伝える
台風の進路や交通機関の状況によって、納期が変わる可能性を知らせる文例です。
まだ遅延が確定していないことを、明確に書きましょう。
件名：台風接近に伴う納期への影響について
株式会社〇〇
〇〇様
平素より大変お世話になっております。
台風〇号の接近に伴い、今後、工場の操業および物流に影響が生じる可能性があります。
現時点では、〇月〇日に予定しております納品に変更はございませんが、天候や交通状況によっては遅延する場合がございます。
納期への影響が判明した場合は、速やかにご連絡いたします。
ご心配をおかけしますが、何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
例文6：豪雨による工場停止
浸水の恐れや避難情報により、工場の操業を停止した場合に使えます。
社員の安全確保を優先していることを説明し、再開時期は断定しないようにします。
件名：豪雨による工場操業停止と納期遅延のお知らせ
株式会社〇〇
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
豪雨および周辺地域の避難情報を受け、社員の安全確保のため、弊社〇〇工場の操業を一時停止しております。
この影響により、下記商品の納期が遅れる見込みです。
【対象商品】〇〇
【当初納期】〇月〇日
【変更後納期】現在確認中
操業再開については、周辺状況と設備の安全を確認したうえで判断いたします。
新しい納期の見通しは、〇月〇日までに改めてご報告いたします。
例文7：港湾・輸送停止による遅延
輸入原材料や海上輸送に影響が出た場合に使える文例です。
到着予定が分からない場合は、次回報告日を示しましょう。
件名：輸送停止に伴う納期遅延のお知らせ
株式会社〇〇
〇〇様
平素より大変お世話になっております。
台風の影響により、原材料を輸送している船便および港湾作業が停止しております。
このため、〇月〇日に予定しておりました下記商品の生産および納品に遅れが生じる見込みです。
現時点では輸送再開日が確定しておらず、新しい納期をご案内できない状況です。
運航状況が判明次第、遅くとも〇月〇日までに改めてご連絡いたします。
貴社にはご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
大雪・交通障害による納期遅延メール例文
大雪や道路凍結では、工場が稼働していても、集荷や配送が停止することがあります。
対象地域や対象便を明確にすると、取引先が代替手段を検討しやすくなります。
例文8：大雪による配送遅延
配送業者の集荷停止や高速道路の通行止めが発生した場合に使えます。
出荷予定と到着予定のどちらが遅れているのか、明確に記載しましょう。
件名：大雪の影響による納品遅延のお知らせ
株式会社〇〇
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
大雪による高速道路の通行止めおよび配送会社の集荷停止に伴い、〇月〇日に予定しておりました商品の納品が遅れる見込みです。
【対象商品】〇〇
【当初納品日】〇月〇日
【現在の状況】弊社倉庫にて出荷待ち
【変更後納品日】現在確認中
配送再開後、優先的に出荷できるよう準備を進めております。
新しい納品予定日は、状況が判明次第ご連絡いたします。
例文9：交通機関停止による担当者不在
災害によって担当者が出社できず、出荷手続きや検品が遅れる場合に使えます。
社内事情だけを理由にせず、対応策もあわせて伝えます。
件名：災害の影響による出荷手続き遅延のお詫び
株式会社〇〇
〇〇様
平素より大変お世話になっております。
大雪による交通機関の運休により、出荷および検品担当者の出社が困難となっております。
このため、〇月〇日に予定しておりました商品の出荷を、〇月〇日へ変更させていただきたくご連絡いたしました。
現在、別拠点からの応援体制を整え、可能な限り早い出荷に向けて対応しております。
急な変更となり、誠に申し訳ございません。
何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
停電・設備停止による納期遅延メール例文
停電や設備故障では、製造、検品、梱包、出荷システムなど、複数の工程が停止する可能性があります。
復旧しても直ちに通常生産へ戻れない場合は、安全確認や試運転に必要な時間も考慮して案内します。
例文10：停電による生産停止
停電によって製造ラインが止まった場合の文例です。
復旧日時が分からない場合は、再開時期を推測せず、確認中とします。
件名：停電による生産停止と納期遅延のお知らせ
株式会社〇〇
〇〇様
平素より大変お世話になっております。
現在、弊社〇〇工場周辺で停電が発生しており、製造ラインを停止しております。
この影響により、〇月〇日に予定しておりました下記商品の納期が遅れる見込みです。
【対象商品】〇〇
【当初納期】〇月〇日
【変更後納期】現在確認中
電力復旧後も設備の安全確認と試運転が必要となるため、生産再開時期は現時点で確定しておりません。
進捗については、〇月〇日までに改めてご報告いたします。
例文11：システム停止による出荷遅延
在庫管理、受注、出荷指示などのシステムが停止した場合に使える文例です。
商品の生産自体は完了しているかどうかも伝えると、状況が分かりやすくなります。
件名：出荷システム停止による納品遅延のお詫び
株式会社〇〇
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
災害の影響により、弊社の受注・出荷管理システムが一時停止しております。
対象商品の生産は完了しておりますが、出荷処理を行えないため、〇月〇日の納品が遅れる見込みです。
現在、復旧作業および代替手順による出荷準備を進めております。
新しい出荷予定については、〇月〇日〇時までにご連絡いたします。
ご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。
復旧後のお知らせ文例はこちらです。
→「システム・設備・通信障害の復旧お知らせ文例（準備中）」
納期が未定の場合のメール例文
新しい納期を回答できない状態で、無理に予定日を伝えると、再度変更が必要になる可能性があります。
納期ではなく、次回の状況報告日を約束することで、取引先の不安を軽減できます。
例文12：新しい納期を回答できない
状況確認に時間がかかっている場合の基本文例です。
「分かりません」で終わらせず、確認している内容と次回連絡日を示します。
件名：納期見通しに関するご連絡
株式会社〇〇
〇〇様
平素より大変お世話になっております。
災害の影響により、工場の生産状況および配送網の確認に時間を要しております。
〇月〇日に予定しておりました下記商品の納期につきまして、現時点では新しい日程を確定できない状況です。
【対象商品】〇〇
【当初納期】〇月〇日
貴社にはご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
〇月〇日までに進捗状況を改めてご報告いたします。納期が確定していない場合でも、その時点で確認できている内容をお知らせします。
例文13：復旧に時間がかかる可能性がある
長期化する可能性がある場合は、過度に楽観的な見通しを示さないことが重要です。
代替案を検討していることも伝えましょう。
件名：災害による納期見通しについて
株式会社〇〇
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
災害による設備への影響を確認した結果、生産再開まで一定の時間を要する可能性がございます。
現時点では、〇月〇日に予定しておりました商品の新しい納期を確定できておりません。
現在、別工場での生産、代替原材料の使用、分納など複数の対応策を検討しております。
具体的な対応案については、〇月〇日までに改めてご相談させていただきます。
ご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。
一部商品・一部数量だけ遅れる場合の例文
すべての商品が遅れるとは限りません。
納品可能な商品、遅れる商品、数量、日程を表にして示すと、取引先が在庫や販売計画を調整しやすくなります。
例文14：一部商品だけ遅れる
複数商品を受注している取引先へ、一部のみ遅延することを知らせる文例です。
予定どおり納品できる商品も明記します。
件名：一部商品の納期遅延について
株式会社〇〇
〇〇様
平素より大変お世話になっております。
災害による原材料調達への影響により、ご注文商品のうち一部商品の納期が遅れる見込みです。
【予定どおり納品】
・商品A：〇月〇日
・商品B：〇月〇日
【納期遅延】
・商品C：当初〇月〇日／変更後〇月〇日予定
・商品D：納期確認中
納期遅延となる商品につきまして、貴社にはご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。
商品Dの納期は、〇月〇日までに改めてご連絡いたします。
例文15：一部数量を先に納品する
全数量を用意できない場合に、分納を提案する文例です。
先行納品する数量と残数の予定を明確にします。
件名：分納による納品のご提案
株式会社〇〇
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
災害の影響により、〇月〇日に予定しておりました商品〇〇の全数量を準備することが難しい状況です。
つきましては、下記のとおり分納での対応をご提案いたします。
【ご注文数量】〇〇個
【第1回納品】〇月〇日・〇〇個
【第2回納品】〇月〇日予定・残り〇〇個
一括納品をご希望の場合は、全数量を〇月〇日に納品する予定です。
貴社のご都合をお伺いしたうえで対応いたしますので、ご希望をお知らせいただけますと幸いです。
急なご相談となり、誠に申し訳ございません。
代替品・代替方法を提案するメール例文
遅延のお詫びだけでなく、取引先の業務への影響を減らす方法を提示できれば、信頼関係の維持につながります。
ただし、品質や仕様が異なる代替品を、取引先の了承なく納品しないようにします。
例文16：代替品を提案する
同等品や別仕様の商品を用意できる場合に使える文例です。
相違点、価格、納期を明確に提示します。
件名：納期遅延に伴う代替品のご提案
株式会社〇〇
〇〇様
平素より大変お世話になっております。
災害の影響により、ご注文いただいた商品〇〇の納期が遅れる見込みとなりました。
ご迷惑を最小限に抑えるため、下記の代替品をご提案いたします。
【ご注文商品】商品〇〇
【代替品】商品△△
【主な相違点】〇〇
【代替品納期】〇月〇日
【価格】〇〇円
代替品をご希望されない場合は、当初商品を〇月〇日に納品する見込みです。
仕様書および詳細資料を添付しておりますので、ご検討いただけますと幸いです。
例文17：別工場からの納品を提案する
別拠点の在庫や生産設備を使える場合に使える文例です。
品質、梱包、納品条件に変更がある場合は、事前に伝えます。
件名：別工場からの代替出荷について
株式会社〇〇
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
災害により〇〇工場の生産が停止しているため、納期遅延を避ける方法として、△△工場からの代替出荷を検討しております。
商品仕様および品質基準に変更はございませんが、梱包形態と出荷元住所が通常と異なります。
【出荷元】△△工場
【納品予定日】〇月〇日
【変更点】梱包ラベルおよび出荷元表記
代替出荷で問題がないか、ご確認いただけますと幸いです。
貴社のご了承後、出荷手続きを進めます。
例文18：納品先変更を依頼する
取引先の被災や倉庫閉鎖によって、予定の納品先へ届けられない場合に使えます。
相手の安全を気遣ったうえで、代替納品先を確認します。
件名：災害に伴う納品先確認のお願い
株式会社〇〇
〇〇様
このたびの災害を受け、貴社の皆様のご無事を案じております。
〇月〇日に予定しております商品〇〇の納品について、現在の納品先で受け入れが可能か確認させていただきたく、ご連絡いたしました。
ご対応が難しい状況であることと存じますので、現時点でのご返信が難しい場合は、弊社にて出荷を一時保留といたします。
代替納品先をご指定いただける場合は、可能な範囲で対応いたします。
まずは皆様の安全を最優先になさってください。
復旧後に新しい納期を伝えるメール例文
復旧や配送再開の見通しが立ったら、先に送った遅延連絡を引用するなどして、新しい納期を明確に伝えます。
遅延理由を繰り返し長く説明するより、確定した納期と対応内容を簡潔に案内します。
例文19：新しい納期が確定した
新しい日程、出荷日、到着予定日を区別して記載します。
納品前に再度状況を連絡する場合は、その予定も伝えます。
件名：【納期確定】災害により遅延していた商品の納品について
株式会社〇〇
〇〇様
平素より大変お世話になっております。
先日ご連絡しました商品〇〇の納期遅延につきまして、新しい納品日が確定しましたのでご案内いたします。
【当初納期】〇月〇日
【変更後納期】〇月〇日
【出荷予定日】〇月〇日
【配送方法】〇〇便
このたびは、納期遅延により多大なるご迷惑をおかけしましたことを、改めてお詫び申し上げます。
確実な納品に向けて、出荷準備と確認を進めてまいります。
例文20：予定より早く納品できるようになった
復旧が進み、前回伝えた予定より早く納品できる場合の文例です。
取引先の受け入れ準備を考え、早期納品してよいか確認します。
件名：納品予定日の前倒しについて
株式会社〇〇
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
災害の影響により〇月〇日へ変更しておりました商品〇〇の納期につきまして、復旧作業が予定より早く進み、〇月〇日に納品できる見込みとなりました。
【前回ご案内した納期】〇月〇日
【前倒し可能な納期】〇月〇日
〇月〇日の納品で問題がないか、ご確認いただけますと幸いです。
ご都合がつかない場合は、前回ご案内した〇月〇日に納品いたします。
このたびは納期変更によりご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
災害による納期遅延メールの基本構成
災害が原因であっても、取引先に影響を与えることへのお詫びは必要です。
ただし、自社の責任ではないことを強調するのではなく、現在の状況と今後の対応を中心に伝えましょう。
基本の7項目
納期遅延メールには、次の項目を入れます。
情報を整理して書くことで、取引先が予定変更や在庫調整を行いやすくなります。
1．日頃の取引への感謝
2．災害による影響
3．対象商品・数量
4．当初の納期
5．変更後の納期または確認中であること
6．今後の対応・代替案
7．お詫びと次回連絡日
基本文
災害の影響により、〇月〇日に予定しておりました下記商品の納期が遅れる見込みとなりました。新しい納期については現在確認中であり、〇月〇日までに改めてご連絡いたします。
件名で遅延内容を明確にする
件名には、「納期遅延」「納期変更」「第一報」など、連絡の目的が分かる言葉を入れます。
緊急性が高い場合でも、必要以上に「至急」「重大」と強調するのは避けましょう。
件名例
・災害の影響による納期遅延のお詫び
・地震発生に伴う納期変更のお知らせ
・台風接近に伴う納期への影響について
・工場操業停止による納品遅延のお知らせ
・【第一報】災害による納期への影響について
・【納期確定】遅延商品の納品予定について
・一部商品の納期遅延と分納のご提案
納期遅延を伝えるタイミング
納期遅延は、確定してから連絡するのではなく、遅れる可能性が高いと分かった段階で第一報を送ることが大切です。
早めに知らせることで、取引先は在庫、販売、製造、工事などの予定を調整できます。
遅延の可能性が判明した時点
台風の接近や工場停止などにより、納期への影響が予想される段階で連絡します。
この時点で日程が変わると確定していない場合は、「遅延する可能性がある」と表現します。
記載例
現時点では予定どおりの納品を見込んでおりますが、今後の天候や交通状況によっては遅延する可能性がございます。
詳しい影響が判明次第、速やかにご連絡いたします。
遅延が確定した時点
納期を守れないと分かったら、対象商品、当初納期、現在の状況を伝えます。
新しい納期が決まっていなくても、連絡を後回しにしないようにしましょう。
記載例
新しい納期は現在確認中です。〇月〇日までに進捗状況をご報告いたします。
取引先の納得を得る7つのポイント
災害が理由でも、説明が曖昧だったり、連絡が遅かったりすると、取引先の不信感につながります。
相手が次の対応を判断できる情報を、簡潔かつ具体的に伝えましょう。
対象商品と納期を具体的に書く
「一部商品が遅れます」だけでは、取引先は自社への影響を判断できません。
商品名、型番、数量、注文番号、当初納期を明記します。
記載例
対象商品：商品〇〇
注文番号：〇〇
数量：〇〇個
当初納期：〇月〇日
確認済みの事実だけを書く
被害や復旧時期を推測で書かないようにします。
「明日には復旧すると思います」ではなく、「現在確認中」と伝えましょう。
次回の連絡日を約束する
新しい納期を提示できない場合でも、次の報告日は決められることがあります。
取引先が何度も問い合わせる必要がないよう、こちらから連絡する日を伝えます。
代替案を用意する
可能であれば、次の対応策を提示します。
・分納
・代替品
・別工場からの出荷
・納品先の変更
・別の配送手段
・優先順位の変更
・キャンセルや数量変更
代替案を実施する場合は、取引先の了承を得てください。
取引先への影響を確認する
変更後納期を一方的に伝えるだけでなく、取引先の予定に大きな影響がないか確認します。
変更後の日程ではご都合がつかない場合は、可能な範囲で別の対応を検討いたします。
進捗がなくても報告する
約束した報告日までに納期が確定しない場合でも、連絡を止めてはいけません。
「まだ確認中」であることと、新しい報告予定を伝えます。
納品後にもお詫びとお礼を伝える
商品を納品したら、遅延に対するお詫びと、調整に協力してもらったことへの感謝を伝えます。
今後の再発防止策や供給体制の見直しが決まっている場合は、簡潔に説明してもよいでしょう。
災害による納期遅延メールで避けたいNG例
災害は自社で防げない場合がありますが、取引先への伝え方には注意が必要です。
原因を災害だけに押し付けたり、曖昧な連絡をしたりすると、信頼を損なう可能性があります。
NG例1：災害だから仕方がないと書く
NG
災害なので納期遅延は避けられません。ご了承ください。
取引先への影響に対する配慮が感じられません。
改善例
災害の影響により納期が遅れる見込みとなり、貴社には多大なるご迷惑をおかけしますことを深くお詫び申し上げます。
NG例2：新しい納期を推測する
NG
おそらく来週には納品できると思います。
改善例
新しい納期は現在確認中です。〇月〇日までに進捗をご報告いたします。
NG例3：対象商品が分からない
NG
ご注文の商品が一部遅れます。
改善例
商品〇〇・数量〇〇個・注文番号〇〇の納期が遅れる見込みです。
NG例4：仕入れ先や配送業者だけを責める
NG
配送会社が止まっているため、弊社では対応できません。
改善例
配送網の停止により遅延が生じております。現在、代替配送手段を含めて対応を検討しております。
NG例5：取引先からの問い合わせを待つ
遅延が分かっているのに、取引先から連絡が来るまで知らせないのは避けます。
納期への影響が予想される段階で、第一報を送りましょう。
NG例6：連絡予定日を守らない
「〇月〇日に連絡する」と伝えた場合は、納期が確定していなくても必ず連絡します。
進展がない場合は、その旨と新しい報告予定を伝えてください。
よくある質問
災害による納期遅延メールについて、よくある疑問に回答します。
Q1．災害が原因でも謝罪は必要ですか？
災害そのものについて自社が責任を負うという意味ではなく、取引先へ影響と不便を与えることへのお詫びを伝えます。
「災害だから仕方がない」という印象にならないよう、誠実に状況と対応を説明しましょう。
Q2．新しい納期が決まっていない場合はどう書きますか？
「現在確認中」と記載し、次回の報告日を示します。
新しい納期については現在確認中です。〇月〇日までに進捗状況をご報告いたします。
確定していない納期を推測で約束するのは避けましょう。
Q3．電話とメールのどちらで連絡すべきですか？
取引先の業務に大きな影響がある場合や、納期直前の場合は、まず電話で説明し、その後メールで記録を残す方法があります。
多数の取引先へ一斉に知らせる場合でも、重要な取引先には個別連絡を検討してください。
Q4．納期遅延の可能性だけでも連絡した方がよいですか？
遅延する可能性が高い場合は、事前に連絡することをおすすめします。
まだ確定していない場合は、「遅延の可能性がある」「現時点では予定どおり」など、現在の状況を正確に書きます。
Q5．何度も納期が変わる場合はどうすればよいですか？
変更が判明するたびに、理由、最新納期、対応策を伝えます。
何度も変更する可能性が高い場合は、確定日ではなく「次回報告日」を示す方法もあります。
Q6．分納を勝手に行ってもよいですか？
取引条件や受け入れ体制に影響するため、原則として取引先の了承を得ます。
分納数量、日程、送料や追加費用の有無を提示して相談しましょう。
Q7．代替品を提案するときの注意点は何ですか？
元の商品との違い、仕様、品質、価格、納期を明確に説明します。
取引先の了承なく、異なる商品へ変更して納品しないようにしてください。
Q8．発送済みの商品が遅れている場合も納期遅延ですか？
取引先への到着が予定日より遅れる場合は、納品遅延として連絡します。
発送日、現在の配送状況、追跡番号、到着見込みを伝えましょう。
一般顧客への配送遅延は、以下の記事で詳しく紹介します。
→「災害による配送遅延のお知らせ文例｜顧客・取引先向け（準備中）」
Q9．納期遅延によるキャンセルを申し出られたらどうしますか？
契約条件を確認し、社内の担当部署と協議して対応します。
代替品、分納、数量変更などを提案できる場合は示しますが、取引先へ無理に継続を求めないようにしましょう。
Q10．納品後にも連絡した方がよいですか？
遅延によって予定調整をしてもらった場合は、納品完了の報告とお詫び、協力へのお礼を伝えると丁寧です。
今後の供給体制や再発防止策が決まっている場合は、あわせて説明できます。
まとめ
災害による納期遅延のお知らせでは、原因を説明するだけでなく、取引先が次の対応を判断できる情報を伝えることが重要です。
特に、次のポイントを押さえましょう。
・遅延の可能性が判明した段階で第一報を送る
・対象商品、数量、当初納期を明記する
・確定していない納期を推測で伝えない
・納期未定の場合は次回報告日を示す
・分納、代替品、別工場などの対応策を検討する
・取引先の業務への影響を確認する
・進捗がなくても約束した日に報告する
・納品後にもお詫びと協力へのお礼を伝える
災害時は、生産や物流の状況が短時間で変わることがあります。
すべての情報が揃うまで待つのではなく、まず確認できている影響を知らせ、その後、進捗に応じて継続的に連絡しましょう。
災害時の関連文例
・災害時のメールやお知らせをまとめて確認する
→「災害時のビジネスメール・お知らせ文例50選」
・取引先の安否を確認する
→「地震後の安否確認メール例文20選｜取引先向け」
・取引先へ災害のお見舞いを伝える
→「災害のお見舞いメール例文30選｜取引先・顧客向け」
・顧客へ配送遅延を知らせる
→「災害による配送遅延のお知らせ文例（準備中）」
・災害による臨時休業を知らせる
→「災害による臨時休業のお知らせ文例20選」
・社員へ自宅待機や出社停止を伝える
→「災害時の自宅待機・出社停止メール例文25選」
・システムや設備の復旧を知らせる
→「システム・設備・通信障害の復旧お知らせ文例（準備中）」
・営業再開を知らせる
→「災害後の営業再開のお知らせ文例20選（準備中）」
この記事を読んだ方におすすめ
- 納期遅延のお詫びメール文例60選｜そのまま使えるテンプレ【顧客・法人別】
- 取引先への謝罪メール文例30選｜状況別テンプレートと実践ポイント
- ビジネスお詫びメール文例100選！シチュエーション別・相手別の謝罪文集
- 商品欠品のお詫びメール例文｜入荷未定・代替品対応（準備中）
- 入荷遅延のお知らせ文例20選｜仕入れ遅れの正しい伝え方
- 納品日変更のお願いメール例文（準備中）
- 分納のお願いメール例文｜取引先への伝え方（準備中）
