ビジネスメールや会話でよく使用される「〜とのこと」という表現。
便利な言葉ですが、使い方を間違えると、相手に失礼な印象を与えることも。
本記事では、「〜とのこと」の意味や使い方、言い換え例、失礼にならない表現の工夫について詳しく解説します。
「〜とのこと」の基本的な意味と使い方
まずは、「〜とのこと」が持つ基本的な意味と、その正しい使い方について確認していきましょう。
「〜とのこと」の基本的な意味
「〜とのこと」は、第三者からの情報を丁寧に伝える表現で、特にビジネスの場面で頻繁に使用されます。
- 第三者の意見や伝聞を表す：「○○様が会議を欠席するとのことです。」
- 正式な場面での間接的な伝達：「ご依頼について承知したとのことです。」
- 情報提供の丁寧な表現：「こちらで対応済みとのことでした。」
「〜とのこと」は、あくまで第三者の情報を伝えるため、直接的な発言や意見には適しません。
ビジネスシーンでの正しい使い方
ビジネスでは、相手の立場や状況に応じて、「〜とのこと」を正しく使うことが求められます。
- 相手の発言を丁寧に伝える：「○○様から承知いたしましたとのことです。」
- 状況を報告する：「クライアント様がその条件で進めてほしいとのことでした。」
- 感謝や謝罪と組み合わせる：「迅速にご対応いただきありがとうございましたとのことです。」
「〜とのこと」を使う際には、相手への敬意を忘れず、言葉遣いを丁寧に保つことが大切です。
よくある間違いと注意点
「〜とのこと」を使用する際に起こりがちな間違いと、その対処法を解説します。
言葉が過剰に堅苦しくなる
「〜とのことです」を頻繁に使いすぎると、文章全体が硬い印象を与えることがあります。
- 誤「本日は欠席とのことで承知しましたとのことです。」 → 正「本日は欠席とのことで承知しました。」
- 誤「お伺いするとのことを伝えるとのことです。」 → 正「お伺いする旨をお伝えしました。」
同じ表現を繰り返すことで文章が不自然になるため、適宜他の表現と組み合わせることが重要です。
「とのこと」と「旨」の混同
「〜とのこと」は、丁寧さを強調する場合に使用されます。
が、「旨」に置き換えると、さらにフォーマルな印象を与えます。
- 「とのこと」の例：「こちらで確認済みとのことです。」
- 「旨」の例：「こちらで確認済みの旨、承知いたしました。」
「旨」は公式文書や改まったメールに適しており、日常的なビジネスメールでは「〜とのこと」が使いやすいです。
「〜とのこと」の言い換え表現
「〜とのこと」を適切に言い換えることで、文章の多様性と柔軟性を高めることができます。
言い換え例
これらの言い換え表現は、文章のトーンや相手との関係性に応じて適切に使い分ける必要があります。
例えば、「〜だそうです」はカジュアルな場面や会話調に適しており、「〜とのことで」はフォーマルなビジネスシーンでも使いやすい表現です。
また、「〜ということです」は、事実を簡潔に伝える場合に最適です。
- 「〜とのことで」: 「本日は不在とのことでお伺いしませんでした。」
- 「〜だそうです」: 「クライアント様はその条件を了承されたそうです。」
- 「〜ということです」: 「先方からの返答はそのような内容ということです。」
状況に応じて、言い換え表現を使い分けることで、より適切なコミュニケーションが可能になります。
言い換えを選ぶ際の注意点
言い換えを選ぶ際は、以下のポイントに注意することで、相手に違和感を与えずに表現を伝えることができます。
- 相手の立場や状況を考慮する：フォーマルな場面では「〜ということです」を選ぶ。
- 文章全体の調和を意識する：同じ言い換え表現を繰り返すと単調になる。
- 内容を正確に伝える：伝聞内容が曖昧にならないよう注意する。
適切な言い換え表現を選ぶことは、相手に対する配慮や文章の多様性を高めるうえで重要です。
場面ごとに使い分けを意識しましょう。
よくある質問
敬語表現「〜とのこと」に関する疑問や使い方について、多くの方が迷いやすいポイントを取り上げます。
ここでは、よく寄せられる質問に対して具体的に回答し、使い方の理解を深めていきます。
「とのことです」は失礼ですか？
A.
「とのことです」は、敬意を持って第三者の情報を伝える際に適切な表現です。
ただし、連続して使用すると堅苦しくなるため、適宜言い換え表現を活用しましょう。
「とのこと」の例文を教えてください。
A.
「明日15時にお会いできるとのことです。」や「クライアント様が了承済みとのことです。」など、第三者の情報伝達に使用します。
「とのこと」の別の言い方は？
A.
「旨」「だそうです」「ということです」などが言い換えの候補になります。
まとめ
「〜とのこと」は、第三者の情報を伝える際に非常に便利な表現です。
正しい使い方を理解し、適切な場面で活用することで、より丁寧で円滑なコミュニケーションを実現できます。
また、言い換えや適切な表現の選択を心がけることで、文章全体の印象を向上させることができます。
