「年始の挨拶回りに行けなくなったら、取引先に何と連絡すればよい？」
「訪問の約束をしていたのに、急な仕事や体調不良で欠席する場合は？」
「直接訪問できないときは、メールやオンラインで挨拶しても失礼にならない？」
年始の挨拶回りは、取引先へ旧年中の感謝を伝え、新しい年も良好な関係を築くための機会です。
しかし、急な予定変更や体調不良、社内業務の都合などにより、訪問できなくなる場合もあります。
特に、すでにアポイントを取っている場合は、相手が時間を確保しているため、連絡の仕方に気を配りたいものです。
結論から言うと、年始の挨拶回りに行けなくなった場合は、分かった時点で早めに連絡し、必要に応じてお詫びと代替案を伝えることが大切です。
ただし、すべての相手に代理訪問や延期を提案する必要はありません。
まだ訪問の約束をしていない場合なら、メールや電話で新年の挨拶を伝えるだけで十分なこともあります。
例えば、取引先と約束した訪問を延期する場合は、次のように連絡できます。
件名：【日程変更のお願い】年始のご訪問について
株式会社〇〇
営業部 山田様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。
〇月〇日に予定しておりました年始のご訪問について、弊社都合によりお伺いすることが難しくなりました。
お忙しい中、お時間を確保いただいていたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
可能でしたら、改めて日程を調整させていただけますでしょうか。
もちろん、ご多忙の場合はメールでのご挨拶のみとさせていただいても差し支えございません。
ご迷惑をお掛けいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
営業部 佐藤太郎
この記事では、年始の挨拶回りに行けない場合の連絡方法と、すぐに使える完成文例18選を紹介します。
当日の欠席、事前キャンセル、日程変更、代理訪問、オンラインへの切り替え、挨拶をメールだけで済ませる場合などを状況別に解説します。
なお、通常の挨拶回りの時期・アポイント・手土産・当日の訪問マナーについては、年始の挨拶回り完全ガイドをご覧ください。
- 年始の挨拶回りに行けないときはどうする？対応の判断表
- 年始の挨拶回りを欠席するときの基本マナー
- 年始の挨拶回りを欠席する連絡はいつ・何で送る？
- 【事前キャンセル】年始の挨拶回りを欠席するメール文例4選
- 【当日キャンセル】急病・交通トラブル・緊急対応の文例4選
- 【日程変更・延期】年始の挨拶回りを再調整する文例4選
- 【代理訪問】上司・同僚に代わってもらう場合の文例3選
- 【オンライン・メール】訪問せずに年始の挨拶を伝える文例3選
- 年始の挨拶回りを欠席した後のフォロー方法
- 年始の挨拶回りを欠席するときのNG対応と注意点
- 年始の挨拶回りを欠席する際のチェックリスト
- 年始の挨拶回りに行けない場合のよくある質問
- Q. 年始の挨拶回りに行けないのは失礼ですか？
- Q. 年始の挨拶回りを欠席するときは何と伝えればよいですか？
- Q. 欠席連絡はいつまでにすればよいですか？
- Q. 当日の急な欠席はメールだけでもよいですか？
- Q. 体調不良の詳しい理由を伝える必要はありますか？
- Q. 年始の挨拶回りに代理の社員を立てるべきですか？
- Q. 上司が代理で訪問しても問題ありませんか？
- Q. 代理訪問者の名刺を事前に送る必要はありますか？
- Q. 年始の挨拶回りをオンラインに変更してもよいですか？
- Q. 訪問せずメールだけで挨拶してもよいですか？
- Q. まだアポイントを取っていない場合も欠席のお詫びは必要ですか？
- Q. 年始の挨拶回りを欠席したら、いつまでに再訪問すべきですか？
- Q. 1月中旬以降に訪問するのは失礼ですか？
- Q. 欠席のお詫びに手土産を送った方がよいですか？
- Q. 年始の挨拶回りを断られた場合はどうしますか？
- Q. 日程変更をお願いした後、返信がない場合は？
- Q. 仕事始めの挨拶自体は何と伝えればよいですか？
- まとめ｜年始の挨拶回りに行けないときは早めの連絡と配慮が大切
- 関連記事｜年始の訪問・欠席・ビジネス挨拶
年始の挨拶回りに行けないときはどうする？対応の判断表
年始の挨拶回りに行けない場合、まず確認するのは、相手と訪問の約束をしているかどうかです。
アポイント済みの訪問をキャンセルする場合は、相手が時間を確保してくれているため、お詫びと予定変更の連絡が必要です。
一方、まだ訪問を約束していない場合は、欠席を大げさに謝罪するより、別の方法で新年の挨拶を伝える方が自然なこともあります。
| 状況 | 基本的な対応 | 連絡手段の目安 |
|---|---|---|
| 訪問の約束をする前に行けないと分かった | メールなどで年始の挨拶を伝える | メール・電話 |
| 約束済みの訪問に行けなくなった | 早めに謝罪し、予定変更を相談する | メール・必要なら電話 |
| 訪問当日に急病や事故で行けない | 速やかに欠席を連絡する | 電話など即時性の高い手段 |
| 自分だけ行けず、同僚が訪問できる | 社内と取引先に代理訪問を確認する | メール・電話 |
| 相手側から訪問を見送るよう求められた | 相手の希望を尊重する | 返信メールなど |
| 遠方・出張などで対面が難しい | オンライン・電話・メールを検討する | 相手の希望に合わせる |
| 年始を過ぎてしまった | 通常の業務連絡に前年のお礼を添える | メール・次回訪問時 |
訪問しないこと自体が必ず失礼なのではありません。約束の有無と相手の負担に合わせて対応することが重要です。
年始の挨拶回りを欠席するときの基本マナー
訪問できなくなった場合は、年始という時期に関係なく、通常のアポイント変更と同様に丁寧な対応を心掛けます。
特に、連絡のタイミング・お詫びの伝え方・代替案の三つが重要です。
マナー1：行けないと分かった時点で連絡する
アポイントを取っている場合は、訪問できないと分かった時点で、できるだけ早く知らせましょう。
年末に欠席が決まったなら年末の営業日中に、年始に急な事情が生じたならその時点で連絡します。
「12月25日まで」「欠席の3日前まで」など、すべての企業に共通する期限はありません。
大切なのは、相手が予定を変更できる時間をできるだけ確保することです。
マナー2：約束済みの訪問にはお詫びを添える
すでに訪問の日時が決まっていた場合は、相手が自分のために時間を確保していたことを踏まえて謝罪します。
例
「お忙しい中、お時間を確保いただいていたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。」
「ご予定の変更をお願いすることとなり、深くお詫び申し上げます。」
ただし、まだ約束をしていない場合は、過度なお詫びをする必要はありません。
マナー3：欠席理由は必要な範囲で伝える
欠席理由は、相手に状況が伝わる程度で十分です。
例えば、次のように書けます。
- 「急な業務対応が必要となったため」
- 「体調不良により外出が難しくなったため」
- 「やむを得ない事情により」
- 「弊社都合により」
詳しい病名や家庭の事情など、個人情報を必要以上に伝える必要はありません。
また、事実と異なる理由を作って説明することも避けましょう。
マナー4：代替案は相手の都合に合わせる
訪問できない場合の代替方法には、次のようなものがあります。
- 日程を変更して後日訪問する
- 同僚や上司が代理で訪問する
- オンラインで短時間挨拶する
- 電話で新年の挨拶を伝える
- メールで感謝と新年の挨拶を伝える
ただし、すべての選択肢を相手に提示する必要はありません。
相手が年始の挨拶だけのために追加の時間を取ることを望まない場合は、メールで済ませる方が適切なこともあります。
マナー5：業務上の約束は別途引き継ぐ
年始の挨拶回りに、重要な打ち合わせや書類の受け渡しを兼ねている場合があります。
その場合は、訪問を欠席するだけで、業務上の予定まで取り消されるわけではありません。
必要な資料提出や納期確認などは、社内の担当者に引き継ぐか、相手と別途調整しましょう。
年始の挨拶回りを欠席する連絡はいつ・何で送る？
欠席連絡は、緊急度と相手が確認できる方法を考えて送ります。
重要なことは、連絡したという事実だけで安心せず、必要に応じて相手に伝わったか確認することです。
事前に分かっている欠席はメールで伝える
数日前から訪問できないと分かっている場合は、メールで連絡する方法があります。
メールなら、訪問予定日や変更希望日を記録として残せます。
ただし、重要な訪問のキャンセルで、相手がメールを確認できるか分からない場合は、電話を併用してもよいでしょう。
当日の急な欠席は電話などで速やかに知らせる
当日に体調不良や交通トラブルなどが発生した場合は、相手がメールをすぐ確認するとは限りません。
そのため、正式な業務連絡先への電話など、即時性のある手段で伝える方法が適しています。
連絡が取れない場合は、メールも送っておくと状況を伝えやすくなります。
なお、相手の個人携帯番号や私的な連絡先を、許可なく使用することは避けましょう。
相手が休業中なら営業再開日を考慮する
年末年始の休業期間は企業ごとに異なります。
欠席が決まったときに相手が休業中であれば、まずメールなどで連絡し、必要に応じて営業再開後に確認します。
ただし、相手が指定した緊急連絡手段がある場合は、案件の重要性に応じて利用を検討しましょう。
連絡後は必要に応じて変更内容を記録する
電話で日程変更に合意した場合は、変更後の日時や訪問者をメールで共有すると、行き違いを減らせます。
ただし、挨拶のみの短い訪問で、特別な確認事項がなければ、必ずしも長い確認メールを送る必要はありません。
【事前キャンセル】年始の挨拶回りを欠席するメール文例4選
ここからは、実際に送れる完成メールを紹介します。
まずは、訪問予定日の前に欠席が決まった場合の文例です。
文例1：基本的な欠席連絡
件名：【お詫び】年始のご訪問について
株式会社〇〇
営業部 山田様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。
〇月〇日に予定しておりました年始のご訪問について、ご連絡いたしました。
誠に恐縮ではございますが、弊社都合により、当日お伺いすることが難しくなりました。
お忙しい中、お時間を確保いただいていたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
旧年中は大変お世話になり、心より感謝しております。
本年も変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
営業部 佐藤太郎
文例2：急な業務対応で訪問できない場合
件名：【日程変更のお願い】年始のご挨拶について
株式会社〇〇
営業部 山田様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。
〇月〇日に予定しておりました年始のご訪問について、急な業務対応が必要となり、お伺いすることが難しくなりました。
ご予定を調整いただいていたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
可能であれば、改めてご訪問の機会をいただければと存じます。
ただし、年始のお忙しい時期でもございますので、ご都合が難しい場合はメールでのご挨拶に代えさせていただければ幸いです。
ご迷惑をお掛けいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
佐藤太郎
文例3：遠方の取引先へ訪問を見送る連絡
件名：年始のご挨拶について
株式会社〇〇
山田様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。
旧年中はさまざまな場面でお力添えいただき、誠にありがとうございました。
本年は諸事情により、年始のご挨拶に直接お伺いすることが難しい状況です。
直接ご挨拶する機会を設けられず恐縮ですが、まずはメールにて新年のご挨拶を申し上げます。
本年も円滑に連携を取りながら業務を進めてまいりたいと存じます。
引き続き変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
佐藤太郎
※まだ訪問の約束をしていない場合に使用できる文例です。
文例4：重要な取引先へ丁寧に欠席を伝える
件名：【お詫びとご連絡】年始のご訪問について
株式会社〇〇
代表取締役 山田様
平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
株式会社△△の佐藤でございます。
このたびは、年始のご挨拶のお時間をいただき、誠にありがとうございます。
誠に恐縮ではございますが、やむを得ない事情により、予定しておりました〇月〇日のご訪問が難しくなりました。
貴重なお時間を頂戴していたにもかかわらず、このようなお願いを申し上げることとなり、深くお詫び申し上げます。
今後のご挨拶の方法につきましては、貴社のご都合を最優先に、ご相談できればと存じます。
旧年中に賜りましたご厚情に改めて御礼申し上げます。
本年も何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
代表取締役 佐藤太郎
【当日キャンセル】急病・交通トラブル・緊急対応の文例4選
訪問当日に行けなくなった場合は、できるだけ早く連絡します。
電話だけで伝える場合もありますが、必要に応じてメールで記録を残しましょう。
文例5：当日の体調不良を電話で伝える
電話での伝え方
「いつも大変お世話になっております。株式会社△△の佐藤です。
本日〇時に年始のご挨拶でお伺いする予定でしたが、体調不良により外出が難しい状況となりました。
直前のご連絡となってしまい、誠に申し訳ございません。
本日は訪問を控えさせていただきたく、ご連絡いたしました。
今後のご挨拶につきましては、改めてご相談できればと存じます。
お時間を確保いただいていたにもかかわらず、申し訳ございません。」
文例6：当日の欠席をメールでも知らせる
件名：【本日のご訪問についてのお詫び】〇月〇日〇時
株式会社〇〇
山田様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。
本日〇時に予定しておりました年始のご訪問について、急な体調不良のため、お伺いすることができなくなりました。
直前のご連絡となり、誠に申し訳ございません。
お忙しい中、ご予定を確保いただいていたことに深く感謝申し上げます。
今後の日程につきましては、状況が整い次第、ご相談させていただければと存じます。
ご迷惑をお掛けいたしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
佐藤太郎
文例7：交通機関の運休などで訪問できない場合
件名：【お詫び】本日のご訪問について
株式会社〇〇
営業部 山田様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。
本日予定しておりましたご訪問につきまして、利用予定の交通機関が運休となり、予定どおりお伺いできない状況です。
お時間を確保いただいていたにもかかわらず、申し訳ございません。
現時点では到着の見通しが立たないため、いったん本日の訪問を取りやめ、改めて日程をご相談できればと存じます。
ご迷惑をお掛けし恐縮ですが、よろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
佐藤太郎
※実際に運休や遅延が発生している場合に使用してください。
文例8：急な社内トラブル対応で欠席する場合
件名：【至急のご連絡】本日のご訪問について
株式会社〇〇
山田様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。
本日予定しておりました年始のご訪問について、急な社内対応が必要となり、お伺いすることが難しくなりました。
直前のご連絡となり、誠に申し訳ございません。
本件については弊社内でも調整しており、後日改めてご挨拶の方法をご相談できればと存じます。
お忙しいところお時間をいただいていたにもかかわらず、重ねてお詫び申し上げます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
佐藤太郎
【日程変更・延期】年始の挨拶回りを再調整する文例4選
訪問自体は必要でも、当初の日程では難しい場合があります。
その場合は、候補日を用意し、相手が再調整しやすい文章にしましょう。
文例9：別の日程への変更を依頼する
件名：【日程変更のお願い】年始のご訪問について
株式会社〇〇
営業部 山田様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。
〇月〇日に予定しておりました年始のご訪問につきまして、弊社都合により日程変更をお願いしたく、ご連絡いたしました。
ご予定を確保いただいていたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
可能でしたら、以下の日程で再調整いただけますでしょうか。
・〇月〇日（〇）〇時頃
・〇月〇日（〇）〇時頃
・〇月〇日（〇）〇時頃
いずれも難しい場合は、貴社のご都合に合わせて改めて調整いたします。
お手数をお掛けいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
佐藤太郎
文例10：年始を過ぎてからの訪問を相談する
件名：【ご訪問のご相談】〇〇案件について
株式会社〇〇
山田様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。
本年もどうぞよろしくお願い申し上げます。
年始のご挨拶に直接お伺いすることができず、失礼いたしました。
改めまして、〇〇案件の打ち合わせに合わせてご訪問の機会をいただければと考えております。
〇月〇日以降で、ご都合のよいお日にちはございますでしょうか。
ご多忙の場合は、オンラインでの打ち合わせも可能です。
ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
佐藤太郎
文例11：相手の希望で訪問を延期する
件名：Re: 年始のご訪問について
株式会社〇〇
山田様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。
ご訪問日程についてご連絡いただき、ありがとうございます。
年始はご多忙とのこと、承知いたしました。
ご挨拶のために無理にお時間を確保いただく必要はございませんので、今回のご訪問は見送らせていただきます。
また業務上のお打ち合わせの機会に、改めてご挨拶できれば幸いです。
本年もどうぞよろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
佐藤太郎
文例12：新しい訪問日時が決まった後の確認
件名：【ご訪問日時の確認】〇月〇日〇時
株式会社〇〇
営業部 山田様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。
このたびは、弊社都合による日程変更にご対応いただき、誠にありがとうございます。
改めて、訪問予定を下記のとおり確認いたします。
【訪問日時】〇月〇日（〇）〇時
【訪問場所】貴社〇〇オフィス
【訪問者】株式会社△△ 佐藤・鈴木
当日はどうぞよろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
佐藤太郎
【代理訪問】上司・同僚に代わってもらう場合の文例3選
担当者本人が訪問できない場合、同僚や上司が代理で挨拶する方法もあります。
ただし、代理訪問が必ず必要というわけではありません。
社内の体制と取引先の希望を確認して判断しましょう。
文例13：取引先へ代理訪問を相談する
件名：【ご相談】年始のご訪問担当者について
株式会社〇〇
営業部 山田様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。
〇月〇日に予定しておりました年始のご訪問につきまして、私の都合により、お伺いすることが難しくなりました。
お時間を確保いただいていたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
差し支えなければ、弊社営業部の鈴木が代理でお伺いできればと考えております。
【訪問予定日】〇月〇日（〇）〇時
【代理訪問者】営業部 鈴木一郎
代理での訪問がご都合に合わない場合は、改めて日程をご相談いたします。
お手数をお掛けいたしますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
佐藤太郎
文例14：代理として訪問する社員の挨拶
訪問時の伝え方
「あけましておめでとうございます。
株式会社△△営業部の鈴木と申します。
本日は、担当の佐藤に代わりまして、年始のご挨拶に伺いました。
佐藤も直接ご挨拶できず、申し訳なく思っております。
旧年中は弊社が大変お世話になり、誠にありがとうございました。
本年もどうぞよろしくお願い申し上げます。」
文例15：社内の同僚に代理訪問を依頼する
件名：【相談】〇月〇日の年始訪問について
鈴木さん
お疲れさまです。佐藤です。
〇月〇日〇時に予定している株式会社〇〇様への年始訪問について、急な業務対応のため、私が伺うことが難しくなりました。
もし予定が合えば、代理で訪問してもらうことは可能でしょうか。
先方への確認は、代理対応の可否を社内で確認したうえで、私から行います。
訪問先の情報や昨年の案件については、必要な内容を共有します。
難しい場合は日程変更を相談するので、無理のない範囲で教えてください。
よろしくお願いします。
佐藤
【オンライン・メール】訪問せずに年始の挨拶を伝える文例3選
対面訪問が難しい場合は、オンライン面談や電話、メールで新年の挨拶を伝える方法があります。
ただし、相手がオンライン面談のために時間を確保することを望まない場合は、メールだけの方がよいこともあります。
文例16：対面訪問からオンライン面談へ切り替える
件名：【ご相談】年始のご挨拶方法について
株式会社〇〇
営業部 山田様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。
〇月〇日に予定しておりました年始のご訪問について、弊社都合により、直接お伺いすることが難しくなりました。
お時間を確保いただいていたにもかかわらず、申し訳ございません。
もし差し支えなければ、同じ日時にオンラインで短時間ご挨拶できればと存じます。
もちろん、貴社のご都合に合わせて日程を変更することも可能です。
ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
佐藤太郎
文例17：電話で訪問できないことを伝えて新年の挨拶をする
電話での伝え方
「いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。
旧年中は大変お世話になり、誠にありがとうございました。
本年もどうぞよろしくお願いいたします。
本来であれば年始のご挨拶に直接お伺いしたかったのですが、今回は日程の都合により、訪問が難しい状況です。
まずはお電話にて新年のご挨拶を申し上げたく、ご連絡いたしました。
今年も引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。」
※相手の時間を長く取らないよう、最初に通話可能か確認してから話しましょう。
文例18：訪問せずメールのみで年始の挨拶を伝える
件名：年始のご挨拶
株式会社〇〇
営業部 山田様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。
旧年中は格別のお力添えを賜り、誠にありがとうございました。
本年もどうぞよろしくお願い申し上げます。
本来であれば直接ご挨拶申し上げるところですが、今回はメールにて失礼いたします。
昨年は〇〇の案件でご協力をいただき、心より感謝しております。
本年も丁寧な連携を心掛け、円滑に業務を進められるよう努めてまいります。
引き続き変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
営業部 佐藤太郎
年始の挨拶回りを欠席した後のフォロー方法
欠席連絡を送った後は、必要な情報が取引先に伝わっているか確認し、状況に応じて対応しましょう。
ただし、欠席したことへのお詫びを何度も繰り返したり、不要な連絡を増やしたりする必要はありません。
約束をキャンセルした場合は変更内容を確認する
すでに約束していた訪問を取りやめた場合は、相手がその変更を把握しているか確認することが大切です。
特に当日キャンセルでは、相手が来訪の準備をしている可能性があります。
電話やメールで状況を伝え、必要な場合は変更後の予定も確認しましょう。
代理訪問の場合は担当者間で引き継ぐ
同僚や上司が代理訪問する場合は、最低限、次の情報を共有します。
- 訪問日時・場所
- 取引先の担当者名
- 訪問の目的
- 昨年のお付き合いに関する要点
- 当日確認すべき業務事項
- 手土産の要否と受領方針
代理で訪問した人が、把握していない案件について約束してしまわないようにすることも重要です。
後日訪問する場合は年始の挨拶にこだわらない
日程変更の結果、1月中旬以降などに訪問する場合もあります。
その際は、新年の挨拶回りという形式にこだわらず、通常の業務訪問として予定を組んでも構いません。
冒頭で、
「本年最初のご訪問となります。旧年中は大変お世話になりました。」
と添えれば、自然に感謝を伝えられます。
メールだけで済ませた場合は通常の連絡を続ける
年始の挨拶をメールだけで済ませた場合も、必要な業務連絡を通常どおり続けましょう。
特別なお詫び状や追加の贈り物を必ず送る必要はありません。
大切なのは、日頃のやり取りを丁寧に行い、約束した業務を確実に進めることです。
年始の挨拶回りを欠席するときのNG対応と注意点
訪問できない場合に避けたいのは、欠席そのものより、相手に予定や対応方針が伝わらないことです。
次の点に注意してください。
NG1：訪問できないと分かっているのに連絡を遅らせる
避けたい対応
数日前から欠席が決まっているのに、訪問当日まで連絡しない。
適切な対応
行けないと分かった時点で、できるだけ早く知らせましょう。
NG2：メールを送るだけで当日キャンセルを済ませる
避けたい対応
訪問時刻が近いのに、メールを一通送っただけで相手が確認したと思い込む。
適切な対応
必要に応じて正式な電話窓口などで直接伝えましょう。
NG3：詳しい個人的事情を無理に説明する
避けたい表現
「家庭内で〇〇という事情があり、家族の〇〇が……」
適切な表現
「やむを得ない事情により、当日の訪問が難しくなりました。」
必要以上の説明はしなくても構いません。
NG4：代替訪問を相手に押し付ける
避けたい表現
「欠席のお詫びに必ず別の日に訪問しますので、時間を空けてください。」
適切な表現
「もしご都合が合いましたら、改めてご挨拶の機会をいただければ幸いです。」
相手がメールで十分と考えている場合は、その意向を尊重しましょう。
NG5：代理訪問を相手の了承なしに決める
避けたい対応
担当者が行けないため、何の連絡もなく別の社員を訪問させる。
適切な対応
事前に代理訪問者の氏名・部署などを伝え、相手の了承を得ましょう。
NG6：挨拶回りの欠席と業務上の約束を混同する
避けたい対応
訪問を欠席したので、当日予定していた重要な書類提出や確認も行わない。
適切な対応
業務上必要な手続きは、別の担当者やオンライン対応などで継続できるか検討しましょう。
NG7：不要なお詫び状や贈り物で相手の負担を増やす
避けたい対応
欠席したことを気にして、何通も謝罪メールを送ったり、高額な品物を届けたりする。
適切な対応
必要な連絡と感謝を適切に伝えれば十分なこともあります。
贈答品を辞退している相手には、手土産や贈り物を送らないようにしましょう。
NG8：欠席後の予定を確認せず放置する
避けたい対応
「また後日ご連絡します」と伝えたまま、必要な業務調整を忘れる。
適切な対応
再訪問の約束がある場合や、未完了の業務がある場合は、担当者と期限を確認しておきましょう。
年始の挨拶回りを欠席する際のチェックリスト
欠席連絡を行う前後に、次の項目を確認しましょう。
- すでに訪問の約束をしているか確認した
- 訪問できないと分かった時点で連絡した
- 当日キャンセルの場合は電話なども検討した
- 取引先の営業日・連絡可能時間を確認した
- 会社名・担当者名・訪問予定日時に誤りがない
- 相手が確保した時間へのお詫びを伝えた
- 欠席理由を必要以上に詳しく説明していない
- 後日訪問が必要か判断した
- 代理訪問が必要な場合は社内で調整した
- 代理訪問者について取引先の了承を得た
- オンラインへの切り替えは相手に確認した
- メールだけで挨拶する場合も感謝を伝えた
- 訪問に伴う業務上の約束を引き継いだ
- 日程変更後の情報を社内関係者へ共有した
- 不要なお詫びや連絡を重ねていない
年始の挨拶回りに行けない場合のよくある質問
Q. 年始の挨拶回りに行けないのは失礼ですか？
必ずしも失礼ではありません。
相手の都合や自社の事情によって、直接訪問できない場合もあります。
すでに約束している場合は、早めに連絡して丁寧に対応しましょう。
Q. 年始の挨拶回りを欠席するときは何と伝えればよいですか？
「予定しておりました年始のご訪問につきまして、やむを得ない事情によりお伺いすることが難しくなりました。お時間を確保いただいていたにもかかわらず、申し訳ございません。」
などが使えます。
Q. 欠席連絡はいつまでにすればよいですか？
訪問できないと分かった時点で、できるだけ早く連絡しましょう。
12月の特定の日付までに連絡しなければならないという一律の決まりはありません。
Q. 当日の急な欠席はメールだけでもよいですか？
相手がすぐ確認できるとは限らないため、電話などの連絡手段も検討しましょう。
メールを送る場合も、相手に変更が伝わっているか確認することが重要です。
Q. 体調不良の詳しい理由を伝える必要はありますか？
必須ではありません。
「体調不良により訪問が難しくなりました」と伝えれば十分な場合があります。
Q. 年始の挨拶回りに代理の社員を立てるべきですか？
必ず必要というわけではありません。
重要な取引先への訪問や、業務上の確認事項がある場合などに検討するとよいでしょう。
代理訪問の際は、相手の了承を得てから調整します。
Q. 上司が代理で訪問しても問題ありませんか？
問題ない場合があります。
ただし、役職や訪問目的によって相手側の対応が変わる場合もあるため、事前に代理訪問者を知らせましょう。
Q. 代理訪問者の名刺を事前に送る必要はありますか？
必須ではありません。
相手が必要とする場合は、氏名・部署・役職などを事前に共有すれば十分なこともあります。
Q. 年始の挨拶回りをオンラインに変更してもよいですか？
相手が了承していれば可能です。
オンラインでも相手の時間を使うため、日時を事前に調整しましょう。
Q. 訪問せずメールだけで挨拶してもよいですか？
はい。
相手との関係や会社の方針によっては、メールで新年の挨拶を伝える方法が適しています。
Q. まだアポイントを取っていない場合も欠席のお詫びは必要ですか？
必須ではありません。
訪問を予定していただけで、相手が時間を確保していない場合は、通常の年始挨拶メールで十分なこともあります。
Q. 年始の挨拶回りを欠席したら、いつまでに再訪問すべきですか？
一律の期限はありません。
相手の営業日程や、改めて訪問する必要性を考慮して判断します。
Q. 1月中旬以降に訪問するのは失礼ですか？
必ずしも失礼ではありません。
通常の業務訪問として日程を調整し、冒頭で旧年中の感謝を伝える方法があります。
Q. 欠席のお詫びに手土産を送った方がよいですか？
必須ではありません。
相手の贈答品受領方針を確認し、不要な負担を掛けないようにしましょう。
Q. 年始の挨拶回りを断られた場合はどうしますか？
相手の希望を尊重し、無理に訪問しないようにしましょう。
必要に応じて、メールや電話で挨拶を伝える方法があります。
Q. 日程変更をお願いした後、返信がない場合は？
相手の営業日程を確認し、必要に応じて再連絡しましょう。
年始の挨拶だけの用件であれば、何度も催促する必要はありません。
業務上の重要な確認がある場合は、年始に取引先から返信がない場合の対処法も参考になります。
Q. 仕事始めの挨拶自体は何と伝えればよいですか？
「旧年中は大変お世話になりました。本年もどうぞよろしくお願い申し上げます。」
と伝えると自然です。
口頭の挨拶例は、仕事始めの挨拶例文20選で詳しく紹介しています。
まとめ｜年始の挨拶回りに行けないときは早めの連絡と配慮が大切
年始の挨拶回りに行けなくなった場合は、まず、訪問の約束をしているかどうかを確認しましょう。
アポイント済みなら、早めに欠席を伝え、相手が確保してくれた時間に対してお詫びすることが大切です。
まだ訪問を約束していない場合は、無理に欠席の謝罪をするより、メールや電話などで新年の挨拶を伝える方法もあります。
覚えておきたいポイントは、次の5つです。
- 行けないと分かったら早めに連絡する：相手が予定を変更できるようにする
- 約束済みの訪問にはお詫びを添える：相手の時間への配慮を示す
- 欠席理由は簡潔に伝える：個人的な事情を詳しく説明しすぎない
- 代替案を押し付けない：後日訪問・代理・オンライン・メールを使い分ける
- 業務上の約束は別途対応する：挨拶の欠席と重要な連絡を混同しない
迷った場合は、次の文章を基本にすると使いやすいでしょう。
「〇月〇日に予定しておりました年始のご訪問につきまして、やむを得ない事情によりお伺いすることが難しくなりました。
お忙しい中、お時間を確保いただいていたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
可能でしたら改めて日程をご相談できればと存じますが、ご多忙の場合はメールでのご挨拶に代えさせていただいても差し支えございません。
旧年中は大変お世話になりました。本年もどうぞよろしくお願い申し上げます。」
年始の挨拶回りで大切なのは、必ず訪問することではなく、相手の時間を尊重しながら、感謝と誠意を伝えることです。
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参考資料
※本記事の文例は、ビジネスで使いやすい表現をもとに作成したオリジナル文例です。実際の訪問予定や会社の連絡ルールに合わせて調整してください。
