「年末年始の休業中に届いたメールへ、自動返信を設定したい」
「取引先に失礼のない不在通知の文章は？」
「社内向けと社外向けで、メールの内容を変えた方がよい？」
年末年始の休業中は、通常のメール対応ができないことがあります。
取引先や顧客からの問い合わせにすぐ返信できない場合は、自動返信メール（オートリプライ）を設定しておくと、相手に休業期間と対応の見通しを知らせることができます。
ただし、単に「休業中です」と書くだけでは、いつ返信が来るのか分からず、相手が困る場合もあります。
年末年始の自動返信メールには、基本的に「休業期間」「営業再開日」「返信予定」の3点を記載します。
緊急時の対応窓口が実際にある場合は、その連絡先も添えましょう。
例えば、取引先向けには次の文章が使えます。
件名：自動返信｜年末年始休業のお知らせ
メールをいただき、ありがとうございます。
誠に勝手ながら、弊社は〇月〇日から〇月〇日まで年末年始休業とさせていただいております。
休業期間中にいただいたメールは、〇月〇日より順次確認し、ご返信いたします。
ご不便をお掛けいたしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
※本メールは自動返信にてお送りしております。
この記事では、年末年始の自動返信メールについて、社外・取引先・顧客・社内・緊急連絡先あり・英語の完成文例18選を紹介します。
さらに、GmailやOutlookでの設定方法、社外向け自動返信の注意点、設定前後のチェック項目も解説します。
- 年末年始の自動返信メールとは？休業案内との違い
- 年末年始の自動返信メールの書き方｜5つの基本項目
- 【社外・取引先向け】年末年始の自動返信メール文例5選
- 【社内向け】年末年始の自動返信メール文例4選
- 【問い合わせ窓口・緊急対応】自動返信メール文例3選
- 【英語】年末年始の自動返信メール文例3選
- 【短文・個人事業主向け】自動返信メール文例3選
- Gmailで年末年始の自動返信を設定する方法
- Outlookで年末年始の自動返信を設定する方法
- 年末年始の自動返信メールで避けたいNG表現と注意点
- 年末年始の自動返信メールの設定前チェックリスト
- 年末年始の自動返信メールに関するよくある質問
- Q. 年末年始の自動返信メールには何を書けばよいですか？
- Q. 年末年始の自動返信メールは短文でもよいですか？
- Q. 自動返信メールに年末年始の挨拶は必要ですか？
- Q. 自動返信メールに「本年もよろしくお願いいたします」と書いてもよいですか？
- Q. 自動返信メールで「返信不要」と書いてもよいですか？
- Q. 緊急連絡先がない場合はどうしますか？
- Q. 自動返信メールは社内と社外で分けた方がよいですか？
- Q. Gmailで年末年始の自動返信はできますか？
- Q. Outlookで年末年始の自動返信はできますか？
- Q. 自動返信メールは同じ相手に毎回送られますか？
- Q. 年末年始の休業案内メールも自動返信で代用できますか？
- Q. 自動返信メールの英語の件名は何がよいですか？
- Q. 年末年始休業中に届いた問い合わせはいつ返信しますか？
- Q. 自動返信を設定するとメールは既読になりますか？
- Q. 仕事始めの日に自動返信が止まっていなかったらどうしますか？
- まとめ｜年末年始の自動返信は休業期間と返信予定を明確にする
- 関連記事｜年末年始のメール・休業案内・仕事始め
年末年始の自動返信メールとは？休業案内との違い
年末年始の自動返信メールとは、休業中にメールを受信した際、あらかじめ用意した文章を自動で送信する仕組みです。
「不在通知」「オートリプライ」「休暇中の自動応答」などとも呼ばれます。
取引先が休業期間を知らずにメールを送った場合でも、自動返信によって、すぐには回答できない事情を伝えられます。
自動返信メールは受信後に送られる
自動返信メールは、相手からメールが届いたことをきっかけに送信されます。
そのため、休業前に一斉送信する案内メールとは役割が異なります。
一般的には、相手が問い合わせを送った直後などに、あらかじめ設定した文章が返信されます。
ただし、返信される回数や対象者などは、利用するメールサービスの仕様と設定によって異なります。
休業案内メールは事前に知らせるもの
年末年始休業のお知らせメールは、休業開始前に取引先や顧客へ、営業日程などを知らせるものです。
一方、自動返信メールは、休業中に実際にメールを送った相手へ、現在の対応状況を伝えます。
| 比較項目 | 休業案内メール | 自動返信メール |
|---|---|---|
| 送信のタイミング | 休業前 | 休業中のメール受信時 |
| 主な目的 | 休業予定の周知 | 不在・返信予定の通知 |
| 主な相手 | 取引先・顧客など | 自動返信の設定対象となる送信者 |
| 必要な情報 | 休業期間・営業再開日など | 休業期間・返信予定・必要に応じて緊急窓口 |
| 送信方法 | 個別・一斉送信など | メールサービスの自動応答機能 |
休業前の案内文そのものを作りたい場合は、年末年始休業のお知らせメールの書き方と文例を参考にしてください。
自動返信は必ず設定しなければならない？
すべての企業や個人に、自動返信を設定する義務があるわけではありません。
ただし、休業期間中に問い合わせが届く可能性が高い窓口や、担当者が長期間不在になる場合には、役立つ機能です。
特に、普段からメールで受発注や日程調整を行っている場合は、返信の見通しを伝えることで行き違いを減らせます。
年末年始の自動返信メールの書き方｜5つの基本項目
自動返信メールは、短くても必要な情報が伝わる文章にすることが大切です。
基本となるのは、次の5項目です。
1. 自動返信であることを知らせる
メールの件名または本文に、自動返信であることを示しましょう。
例
「件名：自動返信｜年末年始休業のお知らせ」
「※本メールは自動返信にてお送りしております。」
これにより、受信者が担当者本人からの個別返信と誤解するのを防げます。
ただし、メールサービスによっては、返信の件名が元のメールに連動する場合があります。
その場合は本文中に自動返信である旨を記載すると分かりやすくなります。
2. 休業期間を明記する
相手がいつまで連絡を待つことになるか分かるように、休業期間を記載します。
例
「〇月〇日から〇月〇日まで年末年始休業となります。」
会社全体が休業する場合は「弊社は」、担当者個人が不在の場合は「私は」「担当者は」など、実際の状況に合う主語を使いましょう。
なお、土日祝日などによって、営業開始日は年ごとに変わります。
前年の自動返信を再利用するときは、日付だけでなく曜日も確認してください。
3. 営業再開日・対応再開日を明記する
相手が最も知りたい情報の一つが、いつからメール対応が再開するかです。
例
「〇月〇日より通常営業いたします。」
「〇月〇日以降、順次メールを確認いたします。」
ただし、会社全体の営業再開日と、担当者本人が返信できる日が異なる場合があります。
その場合は、実際に対応できる日を記載しましょう。
4. 返信予定を正確に伝える
返信予定は、対応できる範囲で記載します。
例
「休業期間中にいただいたお問い合わせは、営業再開後に順次ご返信いたします。」
「内容を確認のうえ、〇月〇日以降に順次対応いたします。」
休業中に対応できないのに、
「すぐに返信いたします」
「必ず当日中に回答します」
と約束するのは避けましょう。
5. 緊急連絡先は必要な場合のみ記載する
休業中も対応する緊急窓口がある場合は、連絡先を記載する方法があります。
例
「緊急の障害に関するご連絡は、下記の専用窓口へお願いいたします。」
ただし、実際に対応できない電話番号やメールアドレスを掲載してはいけません。
また、社外向け自動返信に個人携帯番号や社内専用の連絡網などを載せることも避けましょう。
緊急窓口がない場合は、無理に連絡先を作らず、休業中は対応できないことを明確に伝えれば十分です。
【社外・取引先向け】年末年始の自動返信メール文例5選
まずは、取引先や外部のビジネス関係者へ送る自動返信メールです。
会社全体が休業する場合と、担当者個人が不在になる場合を分けて紹介します。
文例1：取引先向けの基本的な自動返信
件名：自動返信｜年末年始休業のお知らせ
メールをいただき、誠にありがとうございます。
誠に勝手ながら、弊社は〇月〇日から〇月〇日まで年末年始休業とさせていただいております。
期間中にいただいたメールにつきましては、〇月〇日より順次確認し、ご返信申し上げます。
ご不便をお掛けいたしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
株式会社〇〇
※本メールは自動返信にてお送りしております。
文例2：重要取引先向けの丁寧な自動返信
件名：年末年始休業に伴う自動返信のご案内
平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
株式会社〇〇でございます。
弊社は〇月〇日から〇月〇日まで、年末年始休業とさせていただいております。
休業期間中にいただきましたお問い合わせにつきましては、〇月〇日の営業再開後、内容を確認のうえ順次対応いたします。
お急ぎのところご不便をお掛けし恐縮ではございますが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
株式会社〇〇
営業部
※こちらは自動返信メールです。
文例3：簡潔な自動返信
件名：自動返信｜年末年始の不在について
メールをいただき、ありがとうございます。
〇月〇日から〇月〇日までは年末年始休業のため、メール対応を休止しております。
〇月〇日より順次返信いたします。
ご理解のほどよろしくお願いいたします。
※自動返信メールです。
文例4：担当者個人が年末年始休暇を取る場合
件名：自動返信｜年末年始休暇による不在のお知らせ
メールをいただき、ありがとうございます。
株式会社〇〇の佐藤です。
私は〇月〇日から〇月〇日まで、年末年始休暇のため不在にしております。
いただいたメールは、〇月〇日の出社後に順次確認いたします。
お急ぎの業務連絡につきましては、弊社営業部の共通窓口（sales@example.com）へお願いいたします。
ご不便をお掛けいたしますが、よろしくお願い申し上げます。
※本メールは自動返信です。
※共通窓口が休暇中も対応する場合にのみ使用してください。
文例5：返信が営業再開日の翌日以降になる場合
件名：自動返信｜年末年始休業期間中のご連絡について
このたびはメールをいただき、ありがとうございます。
弊社は〇月〇日から〇月〇日まで年末年始休業としております。
通常営業は〇月〇日より再開いたしますが、休業期間中にいただいたメールにつきましては、〇月〇日以降、順次ご返信する予定です。
ご連絡が集中した場合、お返事までお時間をいただくことがございます。
何卒ご理解くださいますようお願い申し上げます。
株式会社〇〇
※本メールは自動返信にてお送りしております。
【社内向け】年末年始の自動返信メール文例4選
社内向けの自動返信では、社外向けよりも簡潔な文章が使えます。
ただし、上司・他部署・プロジェクト関係者などが受信する可能性を考え、必要な対応方法を明確にしましょう。
文例6：社内向けの標準的な不在通知
件名：自動返信｜年末年始休業中の不在について
メールありがとうございます。
〇月〇日から〇月〇日まで年末年始休業のため、不在にしています。
メールの確認・返信は〇月〇日より順次行います。
よろしくお願いいたします。
※自動返信です。
文例7：他部署・上司向けの丁寧な自動返信
件名：自動返信｜年末年始の不在のお知らせ
お疲れさまです。営業部の佐藤です。
〇月〇日から〇月〇日まで、年末年始休業に伴い不在となります。
期間中にいただいたご連絡は、〇月〇日の出社後、順次確認・対応いたします。
ご不便をお掛けしますが、よろしくお願いいたします。
※本メールは自動返信です。
文例8：社内の緊急担当者がいる場合
件名：自動返信｜休業期間中の連絡先について
お疲れさまです。佐藤です。
〇月〇日から〇月〇日まで不在にしています。
通常のご連絡は、〇月〇日以降に順次対応します。
休業期間中の緊急案件は、当番担当の〇〇部〇〇さん（内線〇〇〇）へ連絡してください。
よろしくお願いします。
※自動返信です。
※当番担当者が実際に対応できることを確認したうえで設定してください。
文例9：プロジェクト担当者向けの自動返信
件名：自動返信｜プロジェクト対応再開日のお知らせ
メールありがとうございます。
〇月〇日から〇月〇日まで、年末年始休暇のため不在にしています。
担当している案件については、〇月〇日以降に順次確認します。
休業中の緊急連絡は、あらかじめ共有しているプロジェクトの緊急連絡手順に従ってください。
よろしくお願いいたします。
※自動返信です。
【問い合わせ窓口・緊急対応】自動返信メール文例3選
顧客サポートや注文受付などの窓口では、単に休業期間を知らせるだけでなく、問い合わせの受付状況や対応予定を記載すると親切です。
ただし、自動返信が届いたことだけで、注文や申請が正式に受理されたとは限りません。
文例10：問い合わせフォームの受付自動返信
件名：自動返信｜お問い合わせを受信しました
このたびはお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。
本メールは、お問い合わせを受信したことをお知らせする自動返信です。
弊社は〇月〇日から〇月〇日まで年末年始休業としております。
お問い合わせ内容は〇月〇日以降、順次確認し、ご返信いたします。
休業期間中は通常より回答にお時間をいただく場合がございます。
何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
株式会社〇〇
お問い合わせ窓口
文例11：注文・見積もり窓口の自動返信
件名：自動返信｜年末年始休業中のお問い合わせについて
メールをいただき、ありがとうございます。
弊社は〇月〇日から〇月〇日まで年末年始休業のため、注文・見積もりに関するメール対応を休止しております。
いただいたご連絡は、〇月〇日より順次確認いたします。
なお、本メールは注文の成立や見積もり内容の確定をお知らせするものではありません。
正式な受付・回答については、担当者からの連絡をお待ちください。
株式会社〇〇
※本メールは自動返信です。
文例12：実際に稼働する緊急窓口がある場合
件名：自動返信｜年末年始休業中の緊急連絡先
メールをいただき、誠にありがとうございます。
弊社は〇月〇日から〇月〇日まで年末年始休業とさせていただいております。
通常のお問い合わせについては、〇月〇日以降に順次対応いたします。
なお、弊社サービスをご利用中のお客様で、緊急のシステム障害が発生している場合は、下記の専用窓口へご連絡ください。
緊急サポート窓口：support@example.com
対応対象：契約に定める緊急障害のみ
その他のご連絡は、営業再開後に順次確認いたします。
何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社〇〇
※本メールは自動返信です。
※緊急窓口が実際に稼働している場合にのみ利用してください。
【英語】年末年始の自動返信メール文例3選
海外の取引先や顧客向けには、英語の自動返信を設定する方法があります。
日本の年末年始休業は、海外の祝日・営業日と異なることがあるため、休業期間と対応再開日を明確にしましょう。
文例13：基本的な英語の自動返信
Subject: Out of Office – New Year Holidays
Thank you for your email.
Our office will be closed for the New Year holidays from [start date] through [end date].
We will resume business on [reopening date] and respond to your message as soon as possible after reopening.
Thank you for your patience and understanding.
Best regards,
[Company Name]
This is an automated reply.
日本語訳
メールをありがとうございます。
弊社は[休業開始日]から[休業終了日]まで年末年始休業となります。
[営業再開日]より通常営業を再開し、順次ご返信いたします。
ご理解いただきありがとうございます。
文例14：海外取引先向けの丁寧な英語
Subject: Automatic Reply – Year-End and New Year Office Closure
Thank you for contacting [Company Name].
Please note that our office will be closed from [start date] through [end date] for the year-end and New Year holidays.
Emails received during this period will be reviewed after our office reopens on [reopening date].
We appreciate your understanding and look forward to continuing our business relationship.
Kind regards,
[Department Name]
[Company Name]
This is an automatically generated message.
日本語訳
お問い合わせありがとうございます。
弊社は年末年始のため、[休業開始日]から[休業終了日]まで休業いたします。
休業中にいただいたメールは、[営業再開日]以降に順次確認いたします。
ご理解に感謝するとともに、今後ともよろしくお願いいたします。
文例15：緊急連絡先を記載する英語の自動返信
Subject: Out of Office – New Year Holiday Support Information
Thank you for your email.
Our office is closed for the New Year holidays from [start date] through [end date].
We will review your message after [reopening date].
For urgent issues covered by your support agreement, please contact our emergency support team at:
[approved emergency contact]
All other inquiries will be handled after the holiday period.
Thank you for your understanding.
Best regards,
[Company Name]
This is an automated reply.
日本語訳
メールをありがとうございます。
弊社は年末年始のため、[休業開始日]から[休業終了日]まで休業しております。
お問い合わせは、[営業再開日]以降に確認いたします。
サポート契約の対象となる緊急案件については、指定の緊急窓口へご連絡ください。
その他のお問い合わせは休業期間終了後に対応いたします。
※日時を英語で記載するときは、国によって解釈が異なる数字だけの表記を避け、「December 29, 2026」のように月名を使うと分かりやすくなります。
【短文・個人事業主向け】自動返信メール文例3選
最後に、短文で済ませたい場合や、個人事業主・フリーランス向けの文例を紹介します。
文例16：最短で使えるシンプルな自動返信
件名：自動返信｜年末年始休業のお知らせ
メールありがとうございます。
〇月〇日から〇月〇日まで休業しております。
〇月〇日より順次返信いたします。
よろしくお願いいたします。
※自動返信です。
文例17：個人事業主・フリーランス向け
件名：自動返信｜年末年始の休業について
お問い合わせいただき、ありがとうございます。
〇〇（屋号・氏名）です。
〇月〇日から〇月〇日まで、年末年始休業のためメール対応をお休みしております。
いただいたご連絡は、〇月〇日以降に順次確認・返信いたします。
ご不便をお掛けいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
※本メールは自動返信です。
文例18：緊急窓口がない場合
件名：自動返信｜年末年始休業期間中のご連絡
メールをいただき、ありがとうございます。
誠に恐れ入りますが、〇月〇日から〇月〇日までは年末年始休業としております。
休業期間中は、メール・電話ともに対応いたしかねます。
いただいたご連絡については、〇月〇日の営業再開後に順次確認いたします。
ご不便をお掛けいたしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
株式会社〇〇
※本メールは自動返信です。
Gmailで年末年始の自動返信を設定する方法
Gmailには、指定した期間中に不在通知を自動送信する機能があります。
ここでは、パソコン版Gmailの基本的な設定方法を紹介します。
画面構成や組織の管理設定によって、表示が異なる場合があります。
手順1：Gmailの設定を開く
Gmailを開き、画面右上の設定アイコンから「すべての設定を表示」を選びます。
「全般」タブ内にある「不在通知」を探してください。
手順2：不在通知をオンにして期間を指定する
「不在通知 ON」を選択します。
続いて、開始日や終了日を設定します。
休業日程だけでなく、実際にメールへ対応できる日も確認しておきましょう。
手順3：件名と本文を入力する
件名には、
「年末年始休業のお知らせ」
「年末年始休業に伴う自動返信」
など、内容が分かる表現を入力します。
本文には、休業期間・営業再開日・返信予定を記載してください。
また、Gmailでは連絡先に登録されている相手のみに自動返信する設定も選べます。
社外の相手へどの範囲で返信するか、必要に応じて確認しましょう。
手順4：保存と動作確認を行う
設定したら「変更を保存」を選びます。
可能であれば、自分の別のメールアドレスなどからテストメールを送り、設定内容を確認しましょう。
なお、自動返信の送信条件や頻度はサービス側の仕様によって異なります。
同じ相手から複数回メールが届いても、毎回同じ自動返信が送られるとは限りません。
Outlookで年末年始の自動返信を設定する方法
Outlookにも、不在中の自動応答機能があります。
Microsoft 365やOutlook.comなどでは、休業期間を指定した自動応答を設定できます。
ただし、Outlookの種類やメールアカウントによって、操作方法と利用できる機能が異なります。
手順1：自動応答の設定画面を開く
新しいOutlookやWeb版では、設定メニューの「アカウント」から「自動応答」を開く方法があります。
従来のOutlookでは、「ファイル」から「自動応答」を開く場合もあります。
利用しているバージョンに合わせて確認してください。
手順2：自動返信の期間を指定する
自動応答を有効にし、開始日時と終了日時を設定します。
期間指定が可能な場合は、休業終了後に自動返信が停止するよう、終了時刻を設定しておくと管理しやすくなります。
期間を指定しない場合は、手動でオフにする必要があることがあります。
手順3：社内向けと社外向けの文章を分ける
対応する職場・学校用アカウントなどでは、社内と社外で異なる自動返信文を設定できる場合があります。
例えば、次のように使い分けます。
社内向け
「〇月〇日まで不在です。緊急案件は社内の当番担当者へ連絡してください。」
社外向け
「〇月〇日まで年末年始休業としております。〇月〇日以降に順次ご返信いたします。」
社内向けの内線番号や内部手順などを、社外向けの文章に転用しないよう注意してください。
手順4：社外への返信対象を確認する
Outlookでは、社外の送信者に自動返信するかどうかを設定できる場合があります。
ただし、社外全員へ自動返信すると、広告メールなどにも返信が送られる可能性があります。
必要に応じて、連絡先に登録された相手だけを対象とする設定などを検討しましょう。
なお、POP・IMAP形式のアカウントなどでは、Outlookの標準的な自動応答機能を利用できない場合があります。
その際は、メールサービス側の不在通知機能や、組織が認めた別の方法を確認してください。
年末年始の自動返信メールで避けたいNG表現と注意点
自動返信は便利ですが、送信対象を十分に確認しないまま設定すると、誤解や情報漏えいにつながる場合があります。
特に次の点に注意しましょう。
注意点1：返信できないのに「すぐ対応します」と書かない
避けたい表現
「お問い合わせありがとうございます。至急対応いたします。」
休業中に担当者が確認できない場合、この文章は実際の対応状況と一致しません。
修正例
「〇月〇日以降、内容を確認のうえ順次対応いたします。」
対応できる日程に合わせて記載しましょう。
注意点2：営業再開日と返信予定日を混同しない
避けたい表現
「〇月〇日より営業再開しますので、同日に必ず返信いたします。」
営業再開日に問い合わせが集中すると、すべてのメールに当日返信できないことがあります。
修正例
「〇月〇日より通常営業を再開し、いただいたメールは順次確認・返信いたします。」
営業再開日と個別の回答予定を区別しましょう。
注意点3：年末年始の休業日を前年のまま使わない
避けたい対応
前年に設定した自動返信を、休業日や曜日の確認をせず再利用する。
適切な対応
会社の正式な営業カレンダーと照合し、休業開始日・終了日・営業再開日を更新します。
特に、年号と曜日の組み合わせを間違えないように注意しましょう。
注意点4：社外向けに社内専用の連絡先を載せない
避けたい対応
社外の送信者に対して、社内専用の内線番号、社員個人の携帯番号、社内システムのURLなどを自動送信する。
適切な対応
社外公開が認められた連絡先だけを記載します。
緊急窓口がない場合は、その旨を明確にしても構いません。
注意点5：誰にでも自動返信する設定を安易に選ばない
社外のすべての送信者に自動返信すると、営業メールや迷惑メールなどにも返信が送られる場合があります。
場合によっては、メールアドレスが使用中であることを不必要に知らせることにもなります。
利用するサービスの送信対象設定を確認し、会社のセキュリティ方針に従いましょう。
注意点6：個人の休暇を会社全体の休業と書かない
避けたい表現
担当者個人だけが休んでいるのに、
「弊社は休業しております。」
と書く。
修正例
「私は〇月〇日まで休暇のため不在にしております。」
会社全体の休業と個人の不在を区別しましょう。
注意点7：自動返信が届いたことを正式受付と誤認させない
注文・予約・申請などについて、受信したメールに自動返信を送る場合は注意が必要です。
メールを受信しただけでは、申込内容が正式に承認・確定していないことがあります。
修正例
「本メールはお問い合わせの受信をお知らせするものであり、注文の成立を確約するものではありません。」
自社の受付ルールに合わせて、必要な説明を加えましょう。
注意点8：自動返信を設定したまま放置しない
休業明けにも自動返信が続いていると、相手が現在の対応状況を誤解することがあります。
期間指定による自動停止を使う場合でも、営業再開後に設定を確認しましょう。
手動で有効・無効を切り替えている場合は、停止を忘れないよう管理してください。
年末年始の自動返信メールの設定前チェックリスト
自動返信を有効にする前に、次の点を確認しましょう。
- 休業開始日と終了日が正しい
- 営業再開日が会社の営業カレンダーと一致している
- 年号と曜日の組み合わせに誤りがない
- 会社全体の休業と担当者個人の不在を区別している
- 返信可能な日程を正確に書いている
- 緊急連絡先が実際に対応できる
- 社外向けに社内専用情報を掲載していない
- 社内向けと社外向けの文面を必要に応じて分けた
- 自動返信の対象となる送信者を確認した
- 返信の件名または本文に自動返信であることを示した
- 送信開始・終了の設定を確認した
- 必要に応じてテストメールで動作を確認した
- 営業再開後に設定を確認する担当者を決めた
年末年始の自動返信メールに関するよくある質問
Q. 年末年始の自動返信メールには何を書けばよいですか？
基本は、休業期間・営業再開日・返信予定の3点です。
必要に応じて、緊急連絡先も添えましょう。
また、自動返信であることが分かる表現を入れると親切です。
Q. 年末年始の自動返信メールは短文でもよいですか？
はい。
休業期間と返信予定が明確なら、短文でも問題ありません。
ただし、重要な取引先や顧客向けには、丁寧な表現を選ぶとよいでしょう。
Q. 自動返信メールに年末年始の挨拶は必要ですか？
必須ではありません。
自動返信の主な目的は、不在と対応予定を伝えることです。
長い季節の挨拶より、相手が必要とする情報を優先しましょう。
Q. 自動返信メールに「本年もよろしくお願いいたします」と書いてもよいですか？
書いても構いませんが、設定期間が年末から年始にまたがる場合は注意が必要です。
年末に届くメールにも、年始と同じ文章が送信される可能性があります。
年間を通して自然に読める文章にするなら、年号に依存する挨拶を省く方法が無難です。
Q. 自動返信メールで「返信不要」と書いてもよいですか？
はい。
例えば、
「本メールは自動返信のため、ご返信には及びません。」
と書けます。
ただし、相手が追加の情報を伝える必要がある場合もあるため、返信できない仕組みだと誤解させないようにしましょう。
Q. 緊急連絡先がない場合はどうしますか？
無理に記載する必要はありません。
「休業期間中はメール・電話ともに対応いたしかねます。」
など、実際の対応状況を伝えましょう。
Q. 自動返信メールは社内と社外で分けた方がよいですか？
分けられる場合は、社内外で文面を調整すると便利です。
社内向けには担当者や社内手順を、社外向けには公開可能な連絡先と対応予定を記載します。
Q. Gmailで年末年始の自動返信はできますか？
はい。
Gmailの不在通知機能を利用し、期間・件名・メッセージを設定できます。
ただし、組織の管理設定などにより、使用できる機能が異なる場合があります。
Q. Outlookで年末年始の自動返信はできますか？
対応するアカウントでは可能です。
期間指定や社内外の文面の使い分けなどを設定できます。
ただし、Outlookのバージョンやメールアカウントの種類によって利用できる機能が異なります。
Q. 自動返信メールは同じ相手に毎回送られますか？
必ずしも毎回送られるわけではありません。
GmailやOutlookなど、メールサービス側の仕様によって送信頻度が異なります。
設定したサービスの公式案内を確認しましょう。
Q. 年末年始の休業案内メールも自動返信で代用できますか？
完全な代用とは限りません。
休業案内メールは、休業前に予定を知らせるものです。
自動返信メールは、休業中にメールを送った相手へ対応状況を伝えます。
必要に応じて両方を使い分けましょう。
Q. 自動返信メールの英語の件名は何がよいですか？
「Out of Office – New Year Holidays」
「Automatic Reply – Office Closure」
などが使えます。
英語でも、休業期間と営業再開日を明確にしましょう。
Q. 年末年始休業中に届いた問い合わせはいつ返信しますか？
自社の営業開始日と対応体制によります。
自動返信に記載した方針に従い、営業再開後に順次確認・返信するのが一般的です。
ただし、返信期限を個別に約束している案件などは、事前の引き継ぎも重要です。
Q. 自動返信を設定するとメールは既読になりますか？
自動返信の設定とメールの既読状態は、必ずしも同じではありません。
既読になるかどうかは、利用しているメールサービスやクライアントの動作によって異なります。
自動返信が送信されたことだけで、担当者が内容を確認したと考えないようにしましょう。
Q. 仕事始めの日に自動返信が止まっていなかったらどうしますか？
設定内容を確認し、不要な自動返信を停止しましょう。
必要に応じて、休業中に届いたメールの対応状況も確認してください。
まとめ｜年末年始の自動返信は休業期間と返信予定を明確にする
年末年始の自動返信メールは、休業中に連絡をくださった相手へ、現在の対応状況を知らせるためのものです。
長い挨拶文よりも、相手が必要とする情報を分かりやすく伝えることが大切です。
特に、次の5点を押さえましょう。
- 休業期間を明記する：いつからいつまで対応できないかを伝える
- 営業再開日を知らせる：返信の見通しが分かるようにする
- 返信予定を正確に書く：対応できないのに即時回答を約束しない
- 社内外で情報を使い分ける：社外向けに社内専用の連絡先を載せない
- 設定期間と送信対象を確認する：休業明けの停止や不要な自動返信にも注意する
迷った場合は、次のテンプレートを基本にすると使いやすいでしょう。
件名：自動返信｜年末年始休業のお知らせ
メールをいただき、誠にありがとうございます。
弊社は〇月〇日から〇月〇日まで年末年始休業とさせていただいております。
期間中にいただいたメールにつきましては、〇月〇日より順次確認・ご返信いたします。
ご不便をお掛けいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
※本メールは自動返信にてお送りしております。
休業日・営業再開日・返信予定を正確に伝えることが、相手に安心してもらえる自動返信メールの基本です。
関連記事｜年末年始のメール・休業案内・仕事始め
- 年末年始休業のお知らせメールの書き方と文例
- 年末年始のビジネス挨拶・休業連絡の総合ガイド
- 年末の挨拶メールへの返信文例
- 年始最初の業務連絡メールの書き方
- 年始のビジネス挨拶メール文例
- 仕事始めの挨拶文とスピーチ例
参考資料
