「取引先へお歳暮を送る前に、メールで確認した方がよい？」
「お歳暮を発送したことを、どんな件名と文章で知らせればよい？」
「取引先に贈答品の受領を断られたら、どう返信する？」
お歳暮は、一年間お世話になった相手へ感謝を伝える贈り物です。
取引先へお歳暮を配送する場合は、品物を選ぶだけでなく、受領できるかどうかの確認や、発送・到着予定の連絡にも気を配りたいところです。
特に近年は、企業によって贈答品の受領を禁止・制限している場合があります。受領できるか分からない相手に、確認せず品物を送ることは避けたいものです。
結論から言うと、取引先へのお歳暮メールは「受領可否の確認」「発送の案内」「必要に応じた到着予定の連絡」を、状況に合わせて使い分けるのが基本です。
すべての相手に毎回3通送る必要はありません。
初めて贈る相手なら事前確認を優先し、受領方針が確認できている相手なら、発送連絡だけで十分な場合もあります。
この記事では、取引先へお歳暮を送る際のメール文例15選を紹介します。
事前確認・発送予定・発送完了・辞退された場合・配送トラブルなど、実務ですぐに使える文章と、失礼を避ける注意点をまとめました。
- 取引先へのお歳暮メールは必要？まず確認したい基本マナー
- お歳暮メールの件名・本文の書き方｜5つのポイント
- 【事前確認】お歳暮を送る前のメール文例4選
- 【発送連絡】お歳暮を送る際のメール文例5選
- 【辞退・配送トラブル】状況別のメール文例4選
- 【受領後・社内連絡】メール文例2選
- 取引先へお歳暮メールを送る際の注意点
- お歳暮メールの送信前チェックリスト
- お歳暮を送るメールのよくある質問
- Q. 取引先へお歳暮を送るとき、メールは必ず必要ですか？
- Q. お歳暮を送る前に受領確認のメールを送るべきですか？
- Q. 毎年お歳暮を送っている相手にも確認が必要ですか？
- Q. お歳暮メールの件名は何がよいですか？
- Q. お歳暮という言葉を使わずに「ご挨拶品」と書いてもよいですか？
- Q. 発送連絡はお歳暮が届く何日前に送りますか？
- Q. お歳暮の発送メールに追跡番号は必要ですか？
- Q. 到着予定日が未定の場合はどう書きますか？
- Q. 取引先からお歳暮を辞退されたらどうしますか？
- Q. 相手から受領連絡が届いたら返信は必要ですか？
- Q. 取引先へのお歳暮メールにCCを付けてもよいですか？
- Q. お歳暮に添える短いメッセージは、発送メールと同じでよいですか？
- Q. お歳暮を送るのをやめたい場合も同じメールを使えますか？
- まとめ｜お歳暮メールは受領確認と発送連絡を使い分ける
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取引先へのお歳暮メールは必要？まず確認したい基本マナー
取引先へお歳暮を送る際は、相手との関係や会社の方針を踏まえて、連絡の必要性を判断しましょう。
昔からのお付き合いがある企業でも、現在は贈答品の受領を辞退している場合があります。
お歳暮を配送する場合には、品物が届く前に送り状を送るのが丁寧とされてきました。
現在は、日頃からメールで連絡している取引先に対して、メールで発送予定を知らせる方法もあります。
お歳暮を送る前に受領可否を確認する
最初に確認したいのは、相手企業が贈答品を受け取れるかどうかです。
特に次の場合は、事前確認を優先しましょう。
- 初めてお歳暮を贈る相手
- 数年ぶりに贈る相手
- 取引先の贈答品受領方針が分からない場合
- 官公庁など、贈答品の受領に制限がある可能性が高い相手
- 相手企業の組織変更や担当者交代があった場合
ただし、取引先の担当者に直接確認すれば、必ず受領してもらえるという意味ではありません。
担当者個人の判断ではなく、会社の規程に従っている場合もあります。
確認する際は、相手が断りやすい表現にすることが大切です。
送り状とメールの役割を区別する
お歳暮の送り状は、品物を送ったことや感謝の気持ちを伝える挨拶状です。
改まった取引先には、書面で送り状を用意する方法があります。
一方、メールは発送予定や到着日時をすばやく知らせるのに向いています。
通常のビジネス連絡をメールで行っている相手であれば、実務上の送付連絡にメールを使うこともできます。
ただし、すべての取引先について、メールが正式な送り状の代わりになると決まっているわけではありません。
会社の慣習や相手との関係に合わせて選びましょう。
毎年贈っている相手にも確認が必要？
毎年受け取っていただいている取引先であっても、企業の贈答方針が変わる場合があります。
必ず毎年長い確認メールを送る必要はありませんが、受領方針に変更がないか確認できる体制があると安心です。
前年の送付履歴だけで判断せず、必要に応じて担当者や総務部門に確認しましょう。
お歳暮メールの件名・本文の書き方｜5つのポイント
お歳暮に関するメールでは、相手が内容をすぐ理解できることが重要です。
件名・宛先・本文を簡潔に整え、必要な情報だけを伝えましょう。
ポイント1：件名で目的を明確にする
件名は、メールを開かなくても用件が分かる表現にします。
| 目的 | 件名の例 |
|---|---|
| 受領可否の確認 | 年末のご挨拶品に関するご確認 |
| 送付予定の案内 | お歳暮送付予定のご連絡 |
| 発送完了の通知 | お歳暮発送のご連絡 |
| 到着予定の案内 | ご挨拶品のお届け予定について |
| 辞退への返信 | Re: 年末のご挨拶品について |
| 配送トラブルの連絡 | ご挨拶品のお届けに関するお詫び |
「ご確認」「ご連絡」「お詫び」など、相手に求める対応やメールの目的が伝わる件名にしましょう。
ポイント2：誰からの連絡かを明確にする
本文の冒頭では、会社名・部署名・氏名を名乗ります。
例えば、
「いつも大変お世話になっております。株式会社△△営業部の佐藤です。」
と書くと分かりやすくなります。
初めて連絡する場合は、担当業務やこれまでのお付き合いにも簡単に触れると親切です。
ポイント3：受け取りの確認は断りやすくする
お歳暮の受領可否を尋ねる場合は、受け取ることを前提にした文章にならないよう注意しましょう。
避けたい例
「今年もお歳暮を送りますので、お受け取りをお願いいたします。」
相手の受領方針が分からない場合は、次のようにします。
適切な例
「年末のご挨拶品をお贈りすることを検討しておりますが、貴社のご方針上、お受け取りに差し支えがないかお伺いできますと幸いです。」
相手が辞退した場合は、その意向を尊重しましょう。
ポイント4：発送情報は必要な範囲で記載する
発送が決まった場合は、必要に応じて次の情報を記載します。
- 発送日
- お届け予定日
- 配送業者
- 配送先の部署・担当者
- 受け取りに必要な事項
追跡番号は、必要な場合に限って案内すれば十分です。
すべての発送連絡で追跡番号を記載する必要はありません。
また、到着予定は配送状況によって変わることがあるため、確定していない日時を断定しないようにしましょう。
ポイント5：相手に不要な返信を求めない
発送連絡は、原則として品物が届くことを知らせるためのものです。
返信が必要ない場合は、
「ご返信には及びません。」
と添える方法があります。
ただし、受領可否や配送先の確認が必要な場合は、確認してほしい事項と期限を明確にします。
相手の負担が増えないよう、目的に応じた文章にしましょう。
【事前確認】お歳暮を送る前のメール文例4選
ここでは、取引先へお歳暮を送る前に、受領の可否や送付先を確認する文例を紹介します。
文例1：初めて贈る取引先に受領可否を確認する
件名：年末のご挨拶品に関するご確認
株式会社〇〇
営業部 山田様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△営業部の佐藤です。
本年は格別のお力添えを賜り、誠にありがとうございました。
日頃の感謝を込め、年末のご挨拶品をお贈りすることを検討しております。
つきましては、貴社のご方針上、贈答品のお受け取りに差し支えがないか、お伺いできますと幸いです。
ご辞退されている場合は、その旨お知らせください。もちろん、貴社のご方針を尊重いたします。
ご多用のところ恐縮ですが、よろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
営業部 佐藤太郎
文例2：毎年贈っている取引先に方針変更を確認する
件名：年末のご挨拶品についてのご確認
株式会社〇〇
総務部 山田様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。
本年も大変お世話になり、誠にありがとうございました。
例年、年末にご挨拶の品をお届けしておりますが、今年も貴社のご方針上、差し支えがないか確認させていただきたく、ご連絡いたしました。
贈答品の受領に関するご方針に変更がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
佐藤太郎
文例3：受領可能と分かった後に送付先を確認する
件名：ご挨拶品のお届け先について
株式会社〇〇
営業部 山田様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。
このたびは、年末のご挨拶品についてご確認いただき、ありがとうございました。
お届けにあたり、送付先が下記で相違ないか確認させてください。
送付先：株式会社〇〇 営業部
住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇
ご担当者：山田様
お手数をお掛けしますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
佐藤太郎
※相手の住所をメール本文で再掲する必要がない場合は、簡潔に確認する方法でも構いません。
文例4：相手に負担のない方法で受け取り日時を確認する
件名：年末のご挨拶品のお届け日について
株式会社〇〇
総務部 山田様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。
先日はご挨拶品のお受け取りについてご回答いただき、ありがとうございました。
発送準備を進めておりますが、お届けにあたり、受領を避けた方がよい日程などございましたらお知らせいただけますでしょうか。
特にご指定がなければ、通常の配送にて手配いたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
佐藤太郎
【発送連絡】お歳暮を送る際のメール文例5選
続いて、受領できることが確認できた取引先へ、送付予定や発送完了を知らせる文例を紹介します。
文例5：発送予定が決まったことを伝える
件名：お歳暮送付予定のご連絡
株式会社〇〇
営業部 山田様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。
本年はさまざまな場面でお力添えをいただき、誠にありがとうございました。
日頃の感謝を込めまして、ささやかではございますが、年末のご挨拶の品をお贈りする予定です。
〇月〇日頃に発送し、〇月〇日頃のお届けを予定しております。
お受け取りについてご不都合がございましたら、お知らせください。
本年中に賜りましたご厚情に、改めて御礼申し上げます。
株式会社△△
佐藤太郎
文例6：発送完了を簡潔に知らせる
件名：お歳暮発送のご連絡
株式会社〇〇
営業部 山田様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。
本日、日頃の感謝を込めまして、お歳暮の品を発送いたしました。
〇月〇日頃にお届けの予定です。
ささやかな品ではございますが、お受け取りいただければ幸いです。
本年も大変お世話になり、ありがとうございました。
引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
佐藤太郎
文例7：到着予定日・配送業者を知らせる
件名：ご挨拶品のお届け予定について
株式会社〇〇
総務部 山田様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。
先日ご案内しておりました年末のご挨拶品につきまして、発送手続きが完了いたしました。
お届け予定日は下記のとおりです。
お届け予定日：〇月〇日
配送業者：〇〇運輸
お届け先：貴社〇〇部
配送状況により、到着日時が前後する場合がございます。
お忙しい時期に恐れ入りますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
佐藤太郎
文例8：重要な取引先へ感謝を込めて発送を知らせる
件名：年末のご挨拶品をお送りいたしました
株式会社〇〇
代表取締役 山田様
平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
株式会社△△の佐藤です。
本年も多大なるお力添えを賜りましたこと、厚く御礼申し上げます。
このたび、日頃の感謝の気持ちを込め、年末のご挨拶の品をお送りいたしました。
〇月〇日頃にお届けの予定でございます。
心ばかりの品ではございますが、お納めいただければ幸いに存じます。
来る年も変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
代表取締役 佐藤太郎
※相手企業の受領方針を確認したうえで送る場合の文例です。
文例9：年末の休業日を考慮して発送を知らせる
件名：お歳暮のお届け予定について
株式会社〇〇
営業部 山田様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。
年末のご挨拶品につきまして、〇月〇日頃のお届けを予定しております。
年末はご多忙の時期かと存じますので、休業日などによりお受け取りが難しい場合は、お知らせいただけますと幸いです。
お忙しい中恐れ入りますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
佐藤太郎
【辞退・配送トラブル】状況別のメール文例4選
受け取りを辞退された場合や、予定どおり配送できない場合は、相手への負担が増えないように対応しましょう。
文例10：お歳暮を辞退された場合の返信
件名：Re: 年末のご挨拶品について
株式会社〇〇
営業部 山田様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。
ご丁寧にご回答いただき、ありがとうございます。
贈答品の受領に関する貴社のご方針、承知いたしました。
今回はお品物の送付を控えさせていただきます。
本年も大変お世話になりましたこと、改めて御礼申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
佐藤太郎
文例11：発送予定を取り消す場合
件名：年末のご挨拶品の送付について
株式会社〇〇
総務部 山田様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。
このたびは、贈答品の受領方針についてご連絡いただき、ありがとうございました。
ご案内いただいた内容を踏まえ、予定しておりましたお歳暮の発送は取りやめることといたしました。
ご丁寧にお知らせいただき、感謝申し上げます。
本年も大変お世話になり、ありがとうございました。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
佐藤太郎
文例12：お歳暮の配送が遅れている場合
件名：ご挨拶品のお届け遅延について
株式会社〇〇
営業部 山田様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。
先日お送りしました年末のご挨拶品につきまして、配送に遅れが生じていることが分かりました。
ご案内していた日程でのお届けが難しい状況となっており、申し訳ございません。
現在、配送状況を確認しております。
新たなお届け予定が分かり次第、必要なご連絡をいたします。
ご迷惑をお掛けしますことをお詫び申し上げます。
株式会社△△
佐藤太郎
文例13：配送先の確認が必要になった場合
件名：お歳暮のお届け先についてのご確認
株式会社〇〇
総務部 山田様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。
先日発送いたしました年末のご挨拶品につきまして、配送業者よりお届け先の確認が必要との連絡がございました。
恐れ入りますが、現在のお届け先部署に変更がないか、ご確認いただけますでしょうか。
すでにお知らせいただいていた情報について、こちらの確認が行き届かず申し訳ございません。
お手数をお掛けしますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
佐藤太郎
【受領後・社内連絡】メール文例2選
お歳暮を送った後には、相手から受領連絡が届いたり、社内への報告が必要になったりする場合があります。
文例14：取引先からお礼のメールが届いた場合の返信
件名：Re: お歳暮の御礼
株式会社〇〇
営業部 山田様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。
ご丁寧にお受け取りのご連絡をいただき、ありがとうございました。
無事にお届けできたとのこと、安心いたしました。
本年も大変お世話になり、誠にありがとうございました。
来る年も変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
佐藤太郎
文例15：社内へ発送状況を報告する
件名：お歳暮発送状況のご報告
営業部長
お疲れさまです。佐藤です。
本年度のお歳暮の発送状況について、下記のとおりご報告いたします。
発送完了：〇件
発送予定：〇件
受領方針の確認中：〇件
送付見合わせ：〇件
送付先ごとの詳細は、社内の管理表に記録しております。
確認事項がある取引先につきましては、社内の承認を得たうえで対応いたします。
以上、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
佐藤
取引先へお歳暮メールを送る際の注意点
お歳暮の送付連絡は、一見簡単なメールですが、相手の会社規程や配送事情に配慮する必要があります。
特に次の点に注意しましょう。
注意点1：受領の了承がないうちに発送しない
受領可能かどうか分からない場合は、事前確認を優先しましょう。
「送れば受け取ってもらえるはず」という判断は避けてください。
取引先の担当者が受領を希望していても、企業の規程で禁止されている場合があります。
また、公務員などには贈答品の受領に関する法令・服務上の制限があります。
特定の相手に利益や便宜を期待して贈答することは避け、自社のコンプライアンス規程も確認しましょう。
注意点2：辞退された相手に繰り返し勧めない
取引先から受領を辞退された場合は、その意向を尊重します。
「お気持ちだけで構いませんので、ぜひ」
「今回だけでもお受け取りください」
などと繰り返すことは、相手の負担になる場合があります。
辞退されたことへのお礼を伝え、送付を控えましょう。
注意点3：配送日時を確定情報のように書かない
配送業者による配達日時は、天候や交通状況などで変わる場合があります。
確定していない場合は、
「〇月〇日頃にお届けの予定です」
と書く方が自然です。
配送日時が変更になった場合も、必要に応じて連絡しましょう。
注意点4：追跡番号や個人情報を不要に共有しない
発送連絡に追跡番号を書くこと自体は可能ですが、必須ではありません。
必要な場合に限り、適切な宛先へ連絡しましょう。
また、個人宅の住所や電話番号などをCCで共有することは避けるべきです。
受領確認や配送のために取得した情報は、必要な範囲で取り扱います。
注意点5：CCやBCCを慣習だけで設定しない
社内の関係者へ情報共有するためにCCを使うことはありますが、毎回すべての担当者を追加する必要はありません。
相手先の担当者情報や、配送に関する情報が不必要に広がらないようにしましょう。
社内報告が必要な場合は、別メールや社内管理表で共有する方法もあります。
注意点6：お礼状と発送メールを混同しない
お歳暮を送る側が出すのは、主に送付案内や送り状です。
一方、お歳暮を受け取った側が出すのは、お礼状です。
役割が異なるため、同じ文例をそのまま使うことはできません。
受け取った側のお礼については、お歳暮のお礼状の書き方と文例15選をご覧ください。
お歳暮メールの送信前チェックリスト
送信前に、次の点を確認しましょう。
- 自社の贈答品に関する規程を確認した
- 相手企業の受領方針を確認した
- 件名からメールの目的が分かる
- 会社名・部署名・担当者名が正しい
- 受領確認が必要な場合は、断りやすい表現になっている
- 送付先の情報が正しい
- 発送日と到着予定日が実際の手配内容に合っている
- 到着日時を不必要に断定していない
- 追跡番号や個人情報を不要に共有していない
- CC・BCCの設定に問題がない
- 辞退された相手を送付対象から外した
- 必要以上に相手へ返信を求めていない
お歳暮を送るメールのよくある質問
Q. 取引先へお歳暮を送るとき、メールは必ず必要ですか？
必須ではありません。
ただし、配送する場合に事前の送り状やメールで知らせると、相手が受け取りを準備しやすくなります。
相手との関係や会社の方針に合わせて判断しましょう。
Q. お歳暮を送る前に受領確認のメールを送るべきですか？
受領方針が分からない場合、特に初めて贈る相手には事前確認をおすすめします。
相手が贈答品を辞退している場合は、その方針を尊重しましょう。
Q. 毎年お歳暮を送っている相手にも確認が必要ですか？
必ず毎年同じ確認メールを送る必要はありません。
ただし、企業の贈答品受領方針は変わることがあるため、必要に応じて最新の方針を確認しましょう。
Q. お歳暮メールの件名は何がよいですか？
「お歳暮送付のご連絡」
「年末のご挨拶品に関するご確認」
などが使いやすいでしょう。
メールの目的が分かる件名にすることが大切です。
Q. お歳暮という言葉を使わずに「ご挨拶品」と書いてもよいですか？
はい。
「年末のご挨拶品」などの表現も使えます。
ただし、表現を変えても、贈答品の受領禁止方針を回避できるわけではありません。
相手企業の規程を尊重してください。
Q. 発送連絡はお歳暮が届く何日前に送りますか？
一律の決まりはありません。
相手が受け取りを準備できる時期に連絡するとよいでしょう。
受領可否の確認が必要なら、発送手続きより前に行います。
Q. お歳暮の発送メールに追跡番号は必要ですか？
必須ではありません。
配送状況の確認が必要な場合に、適切な相手へ知らせれば十分です。
Q. 到着予定日が未定の場合はどう書きますか？
「〇月上旬頃のお届けを予定しております」
など、確定していないことが伝わる表現を使いましょう。
分からない日付を無理に記載する必要はありません。
Q. 取引先からお歳暮を辞退されたらどうしますか？
辞退の意向を尊重し、発送を控えましょう。
すでに発送済みの場合は、自社の担当部署と相談し、相手に負担を掛けない対応を検討します。
受け取る側の辞退方法は、お歳暮を辞退する際の文例も参考になります。
Q. 相手から受領連絡が届いたら返信は必要ですか？
必ず返信しなければならないわけではありません。
ただし、親しい取引先や重要な相手から丁寧な連絡をいただいた場合は、簡潔にお礼を伝える方法があります。
Q. 取引先へのお歳暮メールにCCを付けてもよいですか？
業務上必要な関係者であれば、CCで共有することもできます。
ただし、個人情報や社外秘の情報が不必要に共有されないよう注意しましょう。
Q. お歳暮に添える短いメッセージは、発送メールと同じでよいですか？
目的が異なります。
発送メールは実務的な到着案内が中心です。
品物に添えるメッセージは、感謝や気遣いを短く伝える文章です。
詳しくは、お歳暮に添える一言メッセージの書き方をご覧ください。
Q. お歳暮を送るのをやめたい場合も同じメールを使えますか？
いいえ。
お歳暮の発送通知と、今後の贈答を終了する案内は別の目的です。
贈る側からお歳暮をやめる場合は、お歳暮を贈るのをやめたい場合の伝え方をご覧ください。
まとめ｜お歳暮メールは受領確認と発送連絡を使い分ける
取引先へお歳暮を送る場合は、贈り物への感謝だけでなく、相手企業の受領方針や配送事情にも配慮することが大切です。
特に次の5点を押さえておきましょう。
- まず受領方針を確認する：贈答品を受け取れない企業には送らない
- メールの目的を明確にする：事前確認・発送案内・到着予定を使い分ける
- 発送情報は正確に伝える：未確定の日時を断定しない
- 相手の負担を減らす：不要な返信や重複連絡を求めない
- 辞退された場合は尊重する：受領を繰り返しお願いしない
初めて贈る取引先には、次の一文から始めると使いやすいでしょう。
「日頃の感謝を込め、年末のご挨拶品をお贈りすることを検討しております。貴社のご方針上、お受け取りに差し支えがないか、お伺いできますと幸いです。」
受領が確認できた後は、発送予定に合わせて必要な情報を伝えます。
お歳暮メールで大切なのは、品物を贈ることだけを優先せず、相手が安心して対応できる連絡にすることです。
関連記事｜お歳暮のメール・お礼・辞退
参考資料
