近年、多くの企業が暑中見舞いの送付を見直し、辞退を検討するケースが増えています。
しかし、取引先との良好な関係を保ちながら、どのように辞退通知を伝えればよいか悩む担当者も多いでしょう。
本記事では、企業の暑中見舞い辞退通知の適切な書き方と、相手に失礼のない伝え方を詳しく解説します。
コピペで使える例文テンプレート35選も豊富に用意していますので、ぜひ参考にしてください。
この記事でわかること
- 暑中見舞い辞退通知の適切なタイミングと送り方の基本ルール
- 取引先に失礼のない丁寧な断り方のポイントと配慮すべき点
- シーン別・相手別に使い分けられる辞退通知の例文テンプレート35選
- 辞退理由の適切な伝え方と相手への心遣いの表現方法
- 辞退後の関係維持に効果的なフォロー方法と継続的な信頼関係構築
適切な暑中見舞い辞退通知により、取引先との信頼関係を保ちながら業務効率化を実現しましょう。
すぐに使える暑中見舞い辞退通知例文35選
実際に使用できる暑中見舞い辞退通知の例文テンプレートを35パターンご紹介します。
状況に応じて選択・カスタマイズしてご活用ください。
基本パターン（1-5）
例文1：一般的な取引先向け基本形
件名：暑中見舞いに関するご連絡
○○株式会社
○○部 ○○様
平素より格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、毎年暑中見舞いをお送りいただき、誠にありがとうございます。
この度、弊社では業務効率化の取り組みの一環として、
暑中見舞いの送付を見直しさせていただくことといたしました。
つきましては、本年より暑中見舞いの交換を
取りやめとさせていただきたく、ご連絡申し上げます。
勝手なお願いで恐縮ですが、○○様におかれましても
暑中見舞いのご配慮は不要でございますので、
何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
今後ともビジネスでのお付き合いは変わらず
よろしくお願いいたします。
○○
例文2：簡潔なメールパターン
件名：暑中見舞いについて
○○様
お疲れ様です。
暑中見舞いの件でご連絡いたします。
弊社では本年より、業務効率化の観点から
暑中見舞いの送付を見合わせることといたしました。
○○様におかれましても、弊社への暑中見舞いは
ご配慮いただけますと幸いです。
ご理解のほど、よろしくお願いいたします。
○○
例文3：環境配慮を理由とするパターン
件名：暑中見舞いに関するお願い
○○株式会社
○○様
いつもお世話になっております。
この度、弊社では環境保護の取り組みとして、
ペーパーレス化を推進することといたしました。
その一環として、暑中見舞いの送付を
見直しさせていただくこととなりました。
長年にわたり心のこもった暑中見舞いを
いただいておりましたが、本年より
暑中見舞いの交換をご遠慮させていただきたく、
ご連絡申し上げます。
○○様にもご負担をおかけしないよう、
弊社への暑中見舞いもご配慮いただけますと幸いです。
今後とも末永くお付き合いのほど、
よろしくお願い申し上げます。
株式会社○○
○○部 ○○
例文4：デジタル化推進を理由とするパターン
件名：暑中見舞いの見直しについて
○○株式会社
○○様
平素よりお世話になっております。
弊社では、デジタル化推進の一環として、
紙媒体でのやり取りを段階的に見直しております。
この度、暑中見舞いにつきましても
送付を控えさせていただくことといたしました。
毎年温かいお心遣いをいただいており、
大変恐縮ではございますが、
ご理解賜りますようお願い申し上げます。
○○様におかれましても、弊社宛の
暑中見舞いはご無用に願います。
今後ともよろしくお願いいたします。
○○
例文5：会社方針変更を理由とするパターン
件名：暑中見舞いに関するご連絡
○○株式会社
○○様
いつもお世話になっております。
この度、弊社の方針により、
季節のご挨拶に関する取り組みを
見直させていただくことになりました。
つきましては、暑中見舞いの送付を
控えさせていただくこととなりました。
毎年ご丁寧なお心遣いをいただき、
誠にありがとうございます。
恐れ入りますが、○○様におかれましても
弊社への暑中見舞いはご遠慮いただけますと
幸いでございます。
今後ともご指導ご鞭撻のほど、
よろしくお願い申し上げます。
○○
長年の取引先向けパターン（6-10）
例文6：長期取引先への丁寧な説明
件名：暑中見舞いに関する重要なご連絡
○○株式会社
代表取締役 ○○様
平素より格別のご高配を賜り、心より御礼申し上げます。
○○様には長年にわたり、心温まる暑中見舞いを
お送りいただき、深く感謝いたしております。
この度、弊社では働き方改革の一環として、
業務の見直しを行っており、その中で
季節のご挨拶についても検討いたしました結果、
暑中見舞いの送付を見合わせることといたしました。
長きにわたりお付き合いいただいている○○様に
このようなお願いをすることは心苦しい限りですが、
何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
○○様におかれましても、弊社宛の暑中見舞いは
ご配慮いただけますと幸いです。
なお、ビジネスにおけるお付き合いは
これまでと変わらずお願いいたします。
今後とも末永くご愛顧賜りますよう、
心よりお願い申し上げます。
敬具
株式会社○○
代表取締役 ○○
例文7：感謝の気持ちを込めた長期取引先向け
件名：暑中見舞いについてのお知らせ
○○株式会社
○○様
いつも大変お世話になっております。
○○様には、これまで何年もの間、
季節のたびに温かいお心遣いをいただき、
心より感謝申し上げます。
この度、弊社では業務プロセスの見直しを行い、
暑中見舞いの送付を控えさせていただくことに
なりました。
これまでいただいたお心遣いは
社員一同深く感謝しており、
このような決定をお伝えするのは
大変心苦しく思っております。
恐れ入りますが、○○様におかれましても
弊社への暑中見舞いはご無用とさせていただきます。
今後ともビジネスパートナーとして
変わらぬお付き合いをお願いいたします。
株式会社○○
○○部 ○○
例文8：歴史ある取引関係への配慮
件名：暑中見舞いの件について
○○株式会社
○○様
平素より格別のお引き立てを賜り、
厚く御礼申し上げます。
○○様との長いお付き合いの中で、
毎年いただく暑中見舞いは、
弊社にとって大変嬉しいものでございました。
この度、弊社では昨今の社会情勢を踏まえ、
業務効率化とコスト削減の観点から、
暑中見舞いの送付を見直すことといたしました。
長年のお付き合いの中でこのようなお願いを
することは恐縮至極でございますが、
ご理解いただけますと幸いです。
○○様におかれましても、
弊社宛の暑中見舞いはご配慮ください。
今後とも変わらぬご支援を賜りますよう、
よろしくお願い申し上げます。
株式会社○○
○○
例文9：特別な関係性への感謝を込めて
件名：暑中見舞いに関するお願い
○○株式会社
○○様
いつも格別のご厚情を賜り、
誠にありがとうございます。
○○様からは長年にわたり、
季節のご挨拶をいただき、
社員一同心温まる思いをいたしております。
この度、弊社では業務の合理化を進めており、
その一環として暑中見舞いの送付を
控えることといたしました。
○○様との長いお付き合いの中で
築いてきた信頼関係は何ら変わることなく、
今後ともビジネスパートナーとして
お付き合いをお願いいたします。
恐縮ですが、○○様におかれましても
弊社への暑中見舞いはご遠慮ください。
末永くよろしくお願い申し上げます。
株式会社○○
○○
例文10：創業時からの取引先向け
件名：暑中見舞いについてのご相談
○○株式会社
○○様
平素より並々ならぬご支援を賜り、
心より御礼申し上げます。
弊社創業時より長きにわたりお付き合いいただき、
毎年の暑中見舞いも含め、
いつも温かいお心遣いをいただいております。
この度、弊社では事業運営の効率化を図るため、
各種業務の見直しを実施しており、
暑中見舞いにつきましても送付を
控えさせていただくことになりました。
○○様のような大切なお取引先様に
このようなお願いをするのは心苦しい限りですが、
ご理解賜りますようお願い申し上げます。
なお、○○様におかれましても
弊社宛の暑中見舞いはご無用でございます。
今後ともご指導ご鞭撻のほど、
よろしくお願い申し上げます。
株式会社○○
○○
上司・目上の方向けパターン（11-15）
例文11：役員・取締役向け
件名：暑中見舞いについてのご連絡
○○株式会社
代表取締役社長 ○○様
平素より格別のご指導を賜り、
誠にありがとうございます。
毎年丁寧な暑中見舞いをお送りいただき、
深く感謝申し上げております。
この度、弊社では働き方改革推進の一環として、
業務の効率化を図ることとなり、
暑中見舞いの送付を見合わせることといたしました。
○○社長には大変失礼とは存じますが、
何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
つきましては、弊社宛の暑中見舞いも
ご配慮いただけますと幸いでございます。
今後ともご指導ご鞭撻のほど、
よろしくお願い申し上げます。
謹白
株式会社○○
○○部 ○○
例文12：部長・管理職向け
件名：暑中見舞いの件について
○○株式会社
○○部長
いつもお世話になっております。
毎年お忙しい中、暑中見舞いをお送りいただき、
ありがとうございます。
この度、弊社では業務プロセス改善の一環で、
暑中見舞いの送付を控えることになりました。
○○部長には申し訳ございませんが、
ご理解いただけますでしょうか。
弊社宛の暑中見舞いにつきましても、
ご配慮いただけますと幸いです。
今後ともよろしくお願いいたします。
○○
例文13：元上司・恩師向け
件名：暑中見舞いについてのお知らせ
○○様
いつもお世話になっております。
○○様には毎年温かい暑中見舞いをいただき、
心より感謝申し上げます。
この度、弊社の方針により、
暑中見舞いの送付を見直すことになりました。
○○様のお心遣いを無にするような
決定で大変申し訳ございませんが、
ご理解いただけますと幸いです。
弊社への暑中見舞いもご遠慮ください。
今後ともご指導のほど、
よろしくお願い申し上げます。
○○
例文14：協力会社の責任者向け
件名：暑中見舞いに関するご連絡
○○株式会社
○○所長
平素より格別のご協力を賜り、
厚く御礼申し上げます。
○○所長には毎年ご丁寧な暑中見舞いを
いただいており、誠にありがとうございます。
この度、弊社では各種業務の効率化を進めており、
暑中見舞いにつきましても送付を
控えさせていただくことになりました。
大変恐縮ではございますが、
ご理解賜りますようお願い申し上げます。
○○所長におかれましても、
弊社宛の暑中見舞いはご配慮ください。
今後ともプロジェクトでのご協力を
よろしくお願いいたします。
株式会社○○
○○部 ○○
例文15：取引先責任者向け
件名：暑中見舞いについて
○○株式会社
営業本部長 ○○様
いつも大変お世話になっております。
○○本部長には長年にわたり、
季節のご挨拶をいただき、
心より感謝しております。
この度、弊社では経費削減の取り組みとして、
暑中見舞いの送付を見直すことといたしました。
○○本部長のお心遣いに対し、
このような決定をお伝えするのは
心苦しい限りでございます。
恐れ入りますが、弊社宛の暑中見舞いも
ご配慮いただけますでしょうか。
今後ともお取引のほど、
よろしくお願い申し上げます。
株式会社○○
○○
顧客・クライアント向けパターン（16-20）
例文16：重要顧客向け
件名：暑中見舞いについてのお知らせ
○○株式会社
○○様
平素より弊社サービスをご利用いただき、
誠にありがとうございます。
○○様には毎年暑中見舞いをお送りいただき、
深く感謝申し上げております。
この度、弊社ではサービス品質向上のため、
リソースの集約を図ることとなり、
暑中見舞いの送付を控えることにいたしました。
○○様のお心遣いに応えられず
申し訳ございませんが、
ご理解いただけますと幸いです。
つきましては、弊社宛の暑中見舞いも
ご配慮いただけますでしょうか。
サービス向上に努めてまいりますので、
今後ともご愛顧のほど、
よろしくお願い申し上げます。
株式会社○○
カスタマーサービス部 ○○
例文17：法人クライアント向け
件名：暑中見舞いの見直しについて
○○株式会社
○○様
いつもお世話になっております。
弊社では業務効率化の推進により、
暑中見舞いの送付を控えることにいたしました。
○○様には毎年温かいお心遣いをいただき、
このような決定をお知らせするのは
恐縮でございます。
弊社宛の暑中見舞いにつきましても、
ご遠慮いただけますと幸いです。
今後ともサービス向上に努めますので、
変わらぬご支援をお願いいたします。
○○
例文18：個人顧客向け
件名：暑中見舞いについて
○○様
いつも弊社をご利用いただき、
ありがとうございます。
この度、弊社では環境保護の観点から、
紙媒体の使用を削減することとし、
暑中見舞いの送付を控えることにいたしました。
○○様からいただく暑中見舞いも
大変嬉しく拝見させていただいておりましたが、
今後はご配慮いただけますと幸いです。
サービス品質の向上に努めてまいりますので、
今後ともよろしくお願いいたします。
株式会社○○
○○
例文19：定期契約顧客向け
件名：暑中見舞いに関するお知らせ
○○様
平素より弊社サービスをご契約いただき、
誠にありがとうございます。
この度、弊社では業務の見直しにより、
暑中見舞いの送付を控えることにいたしました。
毎年のお心遣いに感謝しておりますが、
ご理解賜りますようお願いいたします。
○○様におかれましても、
弊社宛の暑中見舞いはご無用でございます。
引き続きサービス向上に努めますので、
末永くお付き合いください。
株式会社○○
○○
例文20：新規取引先向け
件名：暑中見舞いについて
○○株式会社
○○様
この度はお取引いただき、
ありがとうございます。
弊社では現在、業務効率化を進めており、
暑中見舞いの送付を控えております。
お取引開始間もない中で恐縮ですが、
ご理解いただけますでしょうか。
○○様におかれましても、
弊社宛の暑中見舞いはご遠慮ください。
今後ともよろしくお願いいたします。
○○
簡潔なビジネスメール向けパターン（21-25）
例文21：社内向け通知
件名：暑中見舞い送付見合わせについて
関係者各位
お疲れ様です。
この度、弊社では暑中見舞いの送付を
見合わせることといたしました。
取引先の皆様にも同様にお知らせしており、
先方からの暑中見舞いもご遠慮いただいております。
ご理解とご協力をお願いいたします。
○○部
○○
例文22：協力会社向け簡潔版
件名：暑中見舞いについて
○○株式会社
○○様
お疲れ様です。
弊社では今年度より暑中見舞いの送付を
見合わせることにいたしました。
○○様におかれましても、
弊社宛はご配慮ください。
よろしくお願いいたします。
○○
例文23：定期連絡先向け
件名：暑中見舞いの件
○○様
いつもお世話になっております。
弊社の方針により、暑中見舞いの送付を
控えることになりました。
貴社からの暑中見舞いもご無用でございます。
ご理解のほど、よろしくお願いいたします。
○○
例文24：営業先向け
件名：暑中見舞いについて
○○株式会社
○○様
いつもお世話になっております。
暑中見舞いの件でご連絡いたします。
弊社では業務効率化のため、
今年より送付を控えております。
○○様からも弊社宛はご遠慮ください。
今後ともよろしくお願いいたします。
○○
例文25：サプライヤー向け
件名：暑中見舞い送付見合わせについて
○○株式会社
○○様
お疲れ様です。
暑中見舞いの送付を見合わせることに
いたしました。
弊社宛もご配慮ください。
よろしくお願いいたします。
○○
特殊な状況向けパターン（26-30）
例文26：コロナ禍を理由とするパターン
件名：暑中見舞いについてのお知らせ
○○株式会社
○○様
いつもお世話になっております。
昨今の状況を踏まえ、弊社では
接触機会の削減と業務効率化を図るため、
暑中見舞いの送付を控えることにいたしました。
○○様におかれましても、
弊社宛の暑中見舞いはご配慮ください。
今後ともよろしくお願いいたします。
○○
例文27：テレワーク導入を理由とするパターン
件名：暑中見舞いの見直しについて
○○様
いつもお世話になっております。
弊社ではテレワーク推進により、
オフィス業務の見直しを行っており、
暑中見舞いの送付も控えることにいたしました。
ご理解いただけますと幸いです。
弊社宛の暑中見舞いもご遠慮ください。
よろしくお願いいたします。
○○
例文28：経費削減を理由とするパターン
件名：暑中見舞いについて
○○株式会社
○○様
お世話になっております。
弊社では経費削減の取り組みとして、
暑中見舞いの送付を見直すことにいたしました。
○○様からの暑中見舞いも
ご配慮いただけますと幸いです。
ご理解のほど、よろしくお願いいたします。
○○
例文29：システム統合を理由とするパターン
件名：暑中見舞い送付について
○○様
いつもお世話になっております。
弊社ではシステム統合に伴い、
業務プロセスを見直しており、
暑中見舞いの送付を控えることにいたしました。
ご理解とご協力をお願いいたします。
○○
例文30：組織再編を理由とするパターン
件名：暑中見舞いについてのご連絡
○○株式会社
○○様
いつもお世話になっております。
弊社では組織再編に伴い、
各種業務の見直しを行っており、
暑中見舞いの送付を控えることにいたしました。
○○様におかれましても、
弊社宛はご配慮ください。
よろしくお願いいたします
ホームページ・SNS掲載向けパターン（31-35）
例文31：ホームページ掲載用
【暑中見舞いに関するお知らせ】
平素より格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
この度、弊社では業務効率化の取り組みの一環として、
暑中見舞いの送付を見合わせることといたしました。
お取引先の皆様におかれましても、
弊社宛の暑中見舞いはご配慮いただけますと幸いです。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
株式会社○○
例文32：お知らせページ用
暑中見舞い送付見合わせのお知らせ
拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素より格別のお引き立てをいただき、厚く御礼申し上げます。
○○○○では昨今のデジタル化推進や環境負荷の低減などの
時代背景を鑑み、暑中見舞いのご挨拶を控えさせていただくことと
致しました。
また、誠に勝手ではございますが、弊社へのお心遣いは
御無用にてご理解ご高察を賜りたく存じます。
今後とも変わらぬご厚情を賜りますよう、
何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
株式会社○○
代表取締役 ○○
例文33：SNS投稿用
【お知らせ】
弊社では環境保護の取り組みとして、
今年度より暑中見舞いの送付を控えさせていただきます。
お取引先の皆様には、弊社宛の暑中見舞いも
ご配慮いただけますと幸いです。
今後ともよろしくお願いいたします。
#暑中見舞い #お知らせ #環境保護
例文34：メルマガ・一斉配信用
件名：【重要】暑中見舞いに関するお知らせ
いつもお世話になっております。
この度、弊社では業務効率化の観点から、
暑中見舞いの送付を見合わせることといたしました。
毎年温かいお心遣いをいただいている皆様には
大変恐縮ですが、ご理解賜りますよう
お願い申し上げます。
つきましては、弊社宛の暑中見舞いも
ご配慮いただけますと幸いです。
今後ともサービス向上に努めてまいりますので、
変わらぬご支援をお願いいたします。
株式会社○○
カスタマーサービス部
例文35：お客様向け案内用
暑中見舞いについてのお願い
いつも弊社をご利用いただき、誠にありがとうございます。
この度、弊社では持続可能な経営を目指し、
環境配慮の取り組みを強化することといたしました。
その一環として、暑中見舞いの送付を
控えさせていただくことになりました。
お客様におかれましても、弊社宛の暑中見舞いは
ご遠慮いただけますと幸いです。
ご理解とご協力を賜りますよう、
よろしくお願い申し上げます。
今後ともサービス向上に努めてまいりますので、
末永くお付き合いください。
株式会社○○
お客様サポート部
シーン別・相手別辞退通知の使い分け方
暑中見舞い辞退通知は、相手との関係性や状況に応じて適切に使い分けることが重要です。
ここでは、効果的な使い分け方法を詳しく解説します。
相手との関係性による使い分け
暑中見舞い辞退通知を送る際は、相手との関係性を十分に考慮した文面選択が必要です。
長年の取引先・重要顧客の場合
長期間お付き合いいただいている相手には、特に丁寧な説明と感謝の気持ちを込めた文面を選びましょう。
例文6-10のような、これまでの関係性への感謝を明確に示すパターンが適しています。
- 感謝の表現を前面に出す
- 変更の理由を具体的に説明
- 今後の関係継続への意思を明確に示す
- より丁寧な敬語表現を使用
新規取引先・比較的新しい関係の場合
取引開始から日が浅い相手には、簡潔で分かりやすい説明を心がけます。
例文20や21-25のような簡潔なパターンが効果的です。
- シンプルで理解しやすい内容
- 過度な謝罪表現は避ける
- 今後の関係構築への前向きな姿勢
上司・目上の方の場合
役職や立場を考慮し、より敬意を表した表現を選択します。
例文11-15のような、相手の立場を尊重した文面が適切です。
💡 敬語の使い分けで迷った時の解決法
「『申し上げます』と『いたします』、どちらが適切？」 「『恐れ入りますが』の使い方は正しい？」
そんな敬語の使い分けで迷うことはありませんか？
📚 正確な敬語表現を確認したい方へ 「申し上げます」「いたします」の使い分けと丁寧語｜ことばノート
正しい敬語を理解したら、実際の辞退通知例文で実践しましょう。
理由別の文面選択
辞退する理由によって、相手に納得してもらいやすい説明方法が異なります。
環境配慮・SDGsを理由とする場合
現在多くの企業が取り組む環境問題への対応として説明すると、相手の理解を得やすくなります。
例文3、18、35のような環境保護を前面に出したパターンが効果的です。
業務効率化・働き方改革を理由とする場合
現代的な経営課題への対応として理解してもらいやすい理由です。
例文1、2、6のような業務効率化を強調したパターンが適しています。
コスト削減・経費削減を理由とする場合
直接的な表現は避け、「業務の見直し」「効率化」といった表現で包括的に説明する方が相手への配慮になります。
送付方法による使い分け
メールの場合
- 件名で内容が分かるように工夫
- 簡潔で読みやすい文面
- 返信不要の旨を記載することも検討
書面・ハガキの場合
- より丁寧で格式のある表現
- 手書きの一言を添えると効果的
- 正式な文書形式を採用
一斉配信・掲載の場合
- 不特定多数向けの汎用的な表現
- 個別の関係性に言及しない
- 企業としての統一見解を明示
暑中見舞い辞退通知の基本ルールと送付タイミング
暑中見舞いの辞退通知は、相手への配慮と適切なタイミングが重要です。
ここでは、辞退通知の基本的なルールと最適な送付時期について詳しく解説します。
辞退通知の適切な送付時期
暑中見舞い辞退の通知は、相手が準備を始める前に伝えることが礼儀です。
最適な送付時期
- 5月中旬～6月上旬：最も適切な時期
- 6月中旬まで：遅くともこの時期までに
- 7月以降：避けるべき時期（相手がすでに準備済みの可能性）
時期別の注意点
5月中の通知
- 相手に十分な準備時間を与えられる
- 最も丁寧な対応として評価される
- 計画的な業務運営の印象を与える
6月上旬の通知
- 一般的に許容される時期
- 多くの企業がこの時期に通知
- 相手への配慮が十分に示せる
6月中旬以降の通知
- やむを得ない事情がある場合のみ
- より丁寧な謝罪表現が必要
- 相手がすでに準備している可能性を考慮
辞退通知の基本構成
効果的な辞退通知は、以下の要素で構成されます。
1. 感謝の表現 日頃のお付き合いや過去の暑中見舞いへの感謝を明確に示します。
2. 辞退の理由 相手が納得できる簡潔で適切な理由を述べます。
3. お詫びの気持ち 変更に対する謝罪と相手への配慮を表現します。
4. 今後の関係継続への意思 ビジネス関係の維持・継続を確認します。
5. 相手への配慮 相手の負担軽減への言及を含めます。
辞退通知で使うべき適切な表現
✅ 適切な表現例
- 「業務効率化の観点から」
- 「環境配慮の取り組みとして」
- 「見直しをさせていただき」
- 「取りやめとさせていただきます」
- 「ご配慮いただけますと幸いです」
- 「ご理解賜りますよう」
❌ 避けるべき表現例
- 「面倒なので」「時間がないため」
- 「コスト削減のため」（直接的すぎる）
- 「意味がないと判断し」
- 「廃止いたします」（強い表現）
- 「やめることにしました」（軽い印象）
送付方法の選択基準
メールでの送付が適している場合
- 日常的にメールでやり取りしている相手
- 迅速な連絡が必要な場合
- 一斉配信が必要な場合
- 相手がテレワーク中心の場合
書面での送付が適している場合
- 長年の重要取引先
- 役員・経営陣レベルの相手
- 格式を重んじる業界・企業
- 特に丁寧な対応が求められる関係
辞退理由の適切な伝え方と配慮のポイント
暑中見舞い辞退通知において、理由の伝え方は相手の理解と納得を得るための重要な要素です。
ここでは、効果的な理由の伝え方と相手への配慮方法を解説します。
理由の種類と適切な表現方法
暑中見舞い辞退の理由は、相手に納得してもらいやすい形で表現することが重要です。
業務効率化・働き方改革を理由とする場合
現代の経営課題として理解されやすい理由です。
適切な表現例
「働き方改革の一環として、業務の効率化を図るため」
「業務プロセスの見直しにより」
「リソースの最適化を図るため」
使用場面
- 一般的な取引先全般
- 新規取引先
- 同業他社
環境配慮・SDGsを理由とする場合
社会的責任を果たす企業として好印象を与えられる理由です。
適切な表現例
「環境保護の取り組みとして、ペーパーレス化を推進」
「持続可能な経営を目指し、環境配慮を強化」
「SDGsの取り組みの一環として」
使用場面
- 環境意識の高い企業
- 若い世代が多い企業
- CSR重視の取引先
デジタル化推進を理由とする場合
現代的で前向きな印象を与える理由です。
適切な表現例
「デジタル化推進の一環として」
「DX（デジタルトランスフォーメーション）の取り組みにより」
「オンライン化の推進に伴い」
使用場面
- IT関連企業
- 革新的な取り組みを評価する相手
- 若い企業・スタートアップ
相手への配慮を示す表現技術
辞退通知では、相手への配慮を示すことで関係維持を図ります。
感謝の表現を含める
過去の暑中見舞いや関係性への感謝を必ず含めます。
「これまで温かいお心遣いをいただき、心より感謝申し上げます」
「長年にわたるご配慮に深く感謝しております」
「毎年のお心遣いを大変嬉しく拝見させていただいておりました」
相手の負担軽減を提案
一方的な通知ではなく、相手の負担も軽減することを提案します。
「○○様におかれましても、弊社宛の暑中見舞いはご配慮いただけますと幸いです」
「お互いの負担軽減のため、ご理解いただけますでしょうか」
「貴社のご負担をおかけしないよう、弊社宛もご遠慮ください」
関係継続への意思を明確に
辞退が関係悪化を意味しないことを明確にします。
「今後ともビジネスでのお付き合いは変わらずお願いいたします」
「ビジネスパートナーとしての関係は今後も大切にしてまいります」
「取引関係には何ら影響がございませんので、引き続きよろしくお願いいたします」
業界・業種別の配慮ポイント
伝統的な業界（金融・保険・建設など）の場合
- より丁寧で格式のある表現を使用
- 急激な変化を避け、段階的な説明
- 長年の慣習への敬意を表す
「長年の慣例を変更することとなり恐縮ですが」
「伝統を重んじる中での決定で心苦しく思いますが」
革新的な業界（IT・ベンチャーなど）の場合
- 効率化や革新的取り組みとして説明
- 前向きで積極的な理由付け
- 時代の変化への対応として位置づけ
「時代に合わせた業務改革の一環として」
「より効率的なコミュニケーション手段への移行により」
製造業・メーカーの場合
- 品質向上やコア業務への集中として説明
- 生産性向上の観点から理由づけ
- 技術開発リソースの集約として表現
「製品品質向上に向けたリソース集約のため」
「コア業務への集中により、さらなる価値提供を目指し」
辞退通知後の関係維持とフォロー方法
暑中見舞い辞退通知を送った後は、取引先との関係を維持・強化するための適切なフォローが重要です。
ここでは、効果的な関係維持方法を解説します。
通知後の基本的なフォロー方針
暑中見舞い辞退後も良好な関係を保つためには、以下の方針が効果的です。
継続的なコミュニケーションの強化
暑中見舞いに代わる接点を意識的に作り、関係性を維持します。
- 定期的な営業訪問の頻度を上げる
- 電話やメールでの近況確認を増やす
- 業界情報の共有を積極的に行う
- プロジェクトの節目での報告を丁寧に行う
季節の挨拶の代替手段
暑中見舞いをやめても、季節感のある配慮は続けることができます。
- 夏季休業のお知らせに温かい一言を添える
- 暑さの厳しい時期にお見舞いのメールを送る
- 年末年始の挨拶をより丁寧に行う
- お中元などその他の季節の慣習は継続検討
具体的なフォロー方法
1. 夏季の配慮を示すメール
暑中見舞いの代わりに、暑い時期に相手を気遣うメールを送ります。
件名：暑さお見舞い申し上げます
○○株式会社
○○様
いつもお世話になっております。
連日の猛暑が続いておりますが、
○○様におかれましてはいかがお過ごしでしょうか。
熱中症などにはくれぐれもお気をつけください。
何かお手伝いできることがございましたら、
お気軽にお声かけください。
今後ともよろしくお願いいたします。
○○
2. 業務連絡に季節の配慮を追加
通常の業務連絡にも、季節への配慮を含めることで温かい印象を与えます。
暑い日が続いておりますが、体調管理にはくれぐれもお気をつけください。
酷暑の折、○○様のご健康をお祈りしております。
夏バテなどされませんよう、お体をご自愛ください。
3. 年末年始の挨拶強化
暑中見舞いを辞退した分、年末年始の挨拶をより丁寧に行います。
- 年賀状に手書きのメッセージを追加
- 年末の挨拶訪問を実施
- 新年の営業開始挨拶を丁寧に行う
関係強化のための追加施策
情報提供の充実
暑中見舞いに代わる価値提供として、有益な情報共有を強化します。
- 業界トレンドレポートの定期配信
- 新サービス・新商品の優先案内
- セミナーやイベントの特別招待
- 専門知識の提供・コンサルティング
サービス品質の向上
辞退により浮いたリソースをサービス向上に投入することを明確にします。
- 対応スピードの向上
- 提案内容の充実
- アフターサービスの強化
- カスタマイズ対応の拡充
長期的な関係構築戦略
年間を通じた接点設計
暑中見舞い以外の接点を体系的に設計します。
春季（3-5月）
- 新年度の挨拶と計画共有
- 新商品・新サービスの案内
- 業界展望のレポート提供
夏季（6-8月）
- 夏季休業前の挨拶
- 上半期の振り返り報告
- 熱中症対策情報の共有
秋季（9-11月）
- 下半期の計画確認
- 年末に向けた準備相談
- 業界イベント情報の共有
冬季（12-2月）
- 年末年始の丁寧な挨拶
- 年間総括と感謝の表明
- 来年度計画の早期相談
💡 さらに信頼される関係を築くために
継続的な関係構築では、相手に合わせた適切なコミュニケーションが重要です。
📚 基礎をしっかり固めたい方へ ビジネス敬語の使い分け完全ガイド｜ことばノート
基礎が固まったら、実際のフォローメール作成に活用しましょう。
よくある失敗例と改善ポイント
暑中見舞い辞退通知でよく見られる失敗例と、それらを改善するためのポイントを解説します。
失敗例1：理由の説明が不十分
❌ 失敗例
この度、暑中見舞いをやめることにしました。
ご理解ください。
問題点
- 理由が明確でない
- 一方的な通告になっている
- 相手への配慮が不足
✅ 改善例
この度、弊社では業務効率化の取り組みの一環として、
暑中見舞いの送付を見直させていただくことといたしました。
勝手なお願いで恐縮ですが、ご理解賜りますよう
お願い申し上げます。
改善ポイント
- 具体的で納得しやすい理由を提示
- 丁寧な依頼形式で表現
- 相手への配慮を示す言葉を追加
失敗例2：タイミングが遅すぎる
❌ 失敗例 7月中旬に辞退通知を送付
問題点
- 相手がすでに準備済みの可能性
- 急な変更で迷惑をかける
- 計画性のない印象を与える
✅ 改善案 5月中旬～6月上旬に通知を送付
改善ポイント
- 相手の準備期間を考慮した早めの連絡
- 計画的な業務運営の印象
- 相手への配慮を具体的な行動で示す
失敗例3：感謝の表現が不足
❌ 失敗例
業務効率化のため、暑中見舞いを廃止します。
問題点
- 感謝の気持ちが表現されていない
- 冷たく事務的な印象
- 関係性への配慮が不足
✅ 改善例
毎年温かい暑中見舞いをお送りいただき、
誠にありがとうございます。
この度、業務効率化の観点から、
暑中見舞いの送付を見直させていただくことといたしました。
改善ポイント
- これまでの暑中見舞いへの感謝を明示
- 相手の気持ちに配慮した表現
- 関係性を大切にする姿勢を示す
失敗例4：一方的な通告になっている
❌ 失敗例
弊社では暑中見舞いを送りません。
以上です。
問題点
- 相手への配慮が皆無
- 高圧的で失礼な印象
- 関係継続への配慮なし
✅ 改善例
○○様におかれましても、弊社宛の暑中見舞いは
ご配慮いただけますと幸いです。
今後ともビジネスでのお付き合いは変わらず
よろしくお願いいたします。
改善ポイント
- 相手の負担軽減も提案
- 関係継続への意思を明確に表示
- 双方向の配慮を示す
失敗例5：理由が直接的すぎる
❌ 失敗例
コスト削減のため、暑中見舞いを廃止します。
お金がもったいないので。
問題点
- 露骨すぎる表現で相手を不快にする
- 品格に欠ける言い回し
- ビジネスマナーに反する
✅ 改善例
この度、弊社では業務の効率化を図ることとなり、
暑中見舞いの送付を見直させていただくことといたしました。
改善ポイント
- 間接的で品のある表現に変更
- ビジネスライクな理由づけ
- 相手の感情に配慮した言い回し
失敗を防ぐためのチェックポイント
送信前の確認事項
□ 適切な時期（5-6月）に送付しているか
□ 相手への感謝が表現されているか
□ 辞退の理由が適切に説明されているか
□ 一方的な通告になっていないか
□ 今後の関係継続への言及があるか
□ 相手の負担軽減にも配慮しているか
□ 敬語表現が適切に使われているか
□ 全体的に丁寧で配慮ある文面になっているか
文面作成時の注意点
- 相手の立場に立って文章を読み返す
- 同僚や上司にチェックしてもらう
- 複数のパターンを検討して最適なものを選ぶ
- 業界慣習や企業文化を考慮する
辞退通知の効果的な送付方法
暑中見舞い辞退通知の送付方法は、相手との関係性や企業の方針によって適切に選択する必要があります。
ここでは、各送付方法の特徴と使い分けについて解説します。
メールでの送付
現在最も一般的な送付方法で、多くの企業が採用しています。
メール送付のメリット
- 迅速な配信が可能
- 一斉送信により効率的
- 送信・開封確認ができる
- コストがかからない
- 環境に優しい
メール送付のデメリット
- カジュアルな印象を与える可能性
- 重要度が伝わりにくい
- 迷惑メールに分類される危険性
- 相手のメール環境に依存
メール送付時の注意点
件名の工夫
「暑中見舞いに関するご連絡【○○株式会社】」
「【重要】暑中見舞いについてのお知らせ」
「暑中見舞い送付見合わせについて」
送信タイミング
- 営業時間内（9:00-17:00）が基本
- 月曜日の朝や金曜日の夕方は避ける
- 相手の業務スケジュールを考慮
書面（ハガキ・封書）での送付
正式で丁寧な印象を与える送付方法です。
書面送付のメリット
- 格式があり丁寧な印象
- 重要性が伝わりやすい
- 手元に残るため確実
- 手書きのメッセージを追加可能
- 伝統的なビジネスマナーに適合
書面送付のデメリット
- 作成・送付に時間とコストがかかる
- 一斉送信が困難
- 到達確認が難しい
- 環境負荷が大きい
書面送付が適している相手
- 長年の重要取引先
- 役員・経営陣レベル
- 伝統的な業界の企業
- 年配の担当者
- 特に大切にしたい関係
電話での事前連絡
書面やメールと組み合わせて使用する方法です。
電話連絡のメリット
- 直接的で温かい印象
- 相手の反応を確認できる
- 誤解を防ぎやすい
- 関係性を重視する姿勢を示せる
電話連絡のデメリット
- 時間がかかる
- 相手の都合に左右される
- 記録が残らない
- 大量の相手には不向き
電話連絡の進め方
「○○様、お忙しい中失礼いたします。
暑中見舞いの件でご連絡いたしました。
この度、弊社では業務効率化の取り組みにより、
暑中見舞いの送付を見合わせることといたしました。
詳細は後日メール（書面）でお送りいたしますが、
事前にお知らせしたくお電話いたしました。
○○様にもご負担をおかけしないよう、
弊社宛もご配慮いただけますと幸いです。」
ホームページ・SNSでの告知
不特定多数に向けた効率的な方法です。
Web告知のメリット
- 効率的で一括対応可能
- 透明性のある対応
- 検索で見つけやすい
- 継続的な参照が可能
Web告知のデメリット
- 個別対応ではない印象
- 見落とされる可能性
- 一方的な印象を与えがち
Web告知の配置場所
- 企業ホームページのトップページ
- お知らせ・ニュース欄
- 会社案内ページ
- 公式SNSアカウント
送付方法の選択基準
相手との関係性による選択
| 関係性 | 推奨方法 | 理由 |
|---|---|---|
| 重要取引先（長年） | 電話 + 書面 | 最大限の配慮を示す |
| 一般取引先 | メール | 効率的で適切 |
| 新規取引先 | メール | シンプルで負担なし |
| 役員・経営陣 | 電話 + 書面 | 格式と敬意を示す |
| 協力会社 | メール | 実用的で迅速 |
業界・企業文化による選択
伝統的業界（金融・保険・建設など）
- 書面を基本とし、重要先には電話も併用
- 格式を重んじた対応
革新的業界（IT・ベンチャーなど）
- メールを中心とした効率的な対応
- 環境配慮をアピール
製造業・メーカー
- メールと書面を使い分け
- 相手の規模と関係性で判断
複数方法の組み合わせ効果
最も効果的な組み合わせパターン
パターン1：最重要取引先向け
- 電話での事前連絡
- 正式な書面送付
- フォローアップのメール
パターン2：一般取引先向け
- メールでの通知
- 必要に応じて電話フォロー
パターン3：効率重視
- 一斉メール配信
- ホームページでの告知
- 重要先のみ個別フォロー
まとめ
企業の暑中見舞い辞退通知は、取引先との良好な関係を保ちながら業務効率化を実現するための重要なコミュニケーションです。
暑中見舞い辞退通知成功の5つのポイント
- 適切なタイミング：5月中旬～6月上旬の早めの通知で相手への配慮を示す
- 丁寧な理由説明：業務効率化や環境配慮など、相手が納得しやすい理由を明確に伝える
- 感謝の表現：これまでの暑中見舞いや関係性への感謝を必ず含める
- 相手への配慮：一方的な通告ではなく、相手の負担軽減も提案する
- 関係継続の意思表示：ビジネス関係には影響しないことを明確にする
相手別の適切な対応方法
- 長年の取引先：特に丁寧な説明と感謝の表現を重視
- 新規取引先：簡潔で分かりやすい説明を心がける
- 上司・目上の方：より敬意を示した表現を選択
- 顧客・クライアント：サービス向上への取り組みとして説明
辞退後の関係維持策
暑中見舞いを辞退した後も、以下の方法で関係を維持・強化できます。
- 夏季の配慮を示すメール送信
- 業務連絡に季節への気遣いを追加
- 年末年始の挨拶をより丁寧に実施
- 有益な情報提供の充実
- サービス品質の向上
適切な暑中見舞い辞退通知により、取引先との信頼関係を保ちながら、現代的で効率的な業務運営を実現しましょう。
相手への配慮を忘れずに、今後も良好なビジネス関係を継続していくことが何より重要です。
よくある質問（FAQ）
Q1：暑中見舞い辞退通知はいつまでに送ればよいですか？
A：最適な時期は5月中旬～6月上旬です。
遅くとも6月中旬までには送付しましょう。
7月以降は相手がすでに準備を始めている可能性があるため避けるべきです。
早めの通知により、相手への配慮と計画的な業務運営の姿勢を示すことができます。
Q2：どのような理由で辞退するのが適切ですか？
A：「業務効率化」「環境配慮・ペーパーレス化」「デジタル化推進」「働き方改革」などが相手に理解されやすい理由です。
「コスト削減」「面倒だから」などの直接的な表現は避け、前向きで社会的意義のある理由として説明することが重要です。
Q3：メールと書面、どちらで送るべきですか？
A：相手との関係性によって使い分けましょう。
一般的な取引先にはメールが効率的で適切です。
長年の重要取引先や役員レベルの相手には書面がより丁寧な印象を与えます。
業界の慣習や企業文化も考慮して選択してください。
Q4：辞退通知後、相手から暑中見舞いが届いた場合の対応は？
A：丁寧にお礼のメールまたは書面を送りましょう。
通知が届いていない可能性もあるため、改めて辞退の旨を説明し、来年からのご配慮をお願いします。
感謝の気持ちを十分に表現し、関係悪化を避けることが重要です。
Q5：長年の取引先にはどの程度丁寧に説明すべきですか？
A：長年の取引先には特に丁寧な対応が必要です。
これまでの感謝を具体的に表現し、関係性の変化ではないことを明確にしましょう。
可能であれば電話での事前連絡と正式な書面の組み合わせが効果的です。
Q6：一斉送信で効率的に通知することは失礼にあたりますか？
A：一般的な取引先への一斉送信は効率的で適切な方法です。
ただし、重要取引先や特別な関係の相手には個別対応を検討しましょう。
一斉送信の場合も、件名や内容で丁寧さを表現することが大切です。
Q7：辞退後も季節の挨拶を完全にやめるべきですか？
A：暑中見舞いを辞退しても、他の形での季節の配慮は継続できます。
夏季休業のお知らせに温かい一言を添える、暑い時期のお見舞いメールを送る、年末年始の挨拶をより丁寧にするなど、関係性に応じた配慮を続けることをお勧めします。
Q8：社内向けにも辞退通知は必要ですか？
A：社内向けには辞退方針の共有が必要です。
営業部門や取引先担当者が統一した対応を取れるよう、辞退の理由と対応方法を明確に伝達しましょう。
外部からの問い合わせにも一貫した回答ができる体制を整えることが重要です。
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