契約書を送付する際、「どのような案内メールを送ればいいのか？」「法的に問題のない文面はどう書けばいいのか？」とお悩みではありませんか？
契約書送付の案内メールは、ビジネス上の重要な手続きであり、適切な文面と手順で行う必要があります。
不適切な送付方法は、契約の有効性に影響を与える可能性もあります。
この記事では、送付方法別の契約書案内メール文例10選と、法的リスクを避けるための注意点を詳しく解説します。
契約書送付時のメール案内が重要な理由
契約書の送付は単なる事務作業ではなく、法的な意味を持つ重要なプロセスです。
適切な案内メールには以下の効果があります。
法的効力の確保
送付日時と方法の記録により、契約成立時期を明確にできます。
また、相手方の受領確認により、「契約書を受け取っていない」というトラブルを防げます。
業務効率の向上
明確な案内により、相手方の対応がスムーズになり、契約締結までの期間を短縮できます。
契約書送付メール5つの必須要素
- 送付方法の明記：郵送・メール添付・電子契約システム等
- 確認期限の設定：返送や署名完了の希望日時
- 連絡先の明示：質問や確認事項の窓口情報
- セキュリティ配慮：機密情報の取り扱い注意
- 次のアクション：相手方に求める具体的な行動
【送付方法別】契約書案内メール文例10選
🟢 郵送での契約書送付案内
使える場面： 重要な契約書を書留郵便で送付する場合
センシティブ度： 🟢 一般
件名：契約書をお送りいたします（●●契約の件）
●●様
いつもお世話になっております。
株式会社○○の△△です。
先日ご協議いただきました●●契約につきまして、
契約書を作成いたしましたので、本日書留郵便にてお送りいたします。
【送付内容】
・●●契約書 2部（ご署名・ご捺印用）
・返信用封筒 1部
【お願い事項】
1. 内容をご確認の上、2部ともにご署名・ご捺印をお願いいたします
2. 1部は貴社保管用、1部は返信用封筒にて弊社までご返送ください
3. ●月●日（●）までにご返送いただけますと幸いです
ご不明点やご質問がございましたら、遠慮なくお声がけください。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
株式会社○○
△△部 △△
TEL：03-●●●●-●●●●
Email：●●●●@●●●●.co.jp
ポイント： 送付内容と手順を明確にし、期限を設定
🟡 メール添付での契約書送付案内
使える場面： PDFファイルで契約書を添付送付する場合
センシティブ度： 🟡 中センシ
件名：【重要】契約書をお送りいたします（PDF添付）
●●様
お世話になっております。
株式会社○○の△△です。
●●契約書を添付にてお送りいたします。
【添付ファイル】
・●●契約書.pdf（パスワード保護済み）
【パスワード】
別メールにてお送りいたします。
【ご確認とご対応のお願い】
1. 契約内容をご確認ください
2. 印刷・ご署名・ご捺印の上、郵送またはスキャンデータでご返送ください
3. ●月●日（●）までにご対応いただけますと幸いです
セキュリティの観点から、パスワードは別メールでお送りいたします。
ファイルの閲覧に問題がございましたら、すぐにご連絡ください。
よろしくお願いいたします。
株式会社○○
△△
ポイント： セキュリティ対策とパスワード分離送信を明記
〈具体運用前に貴社のセキュリティポリシーをご確認ください〉｜メール添付時の注意点を見る＞＞
🟢 電子契約システム使用の案内
使える場面： DocuSignやクラウドサインなどを利用する場合
センシティブ度： 🟢 一般
件名：電子契約書へのご署名をお願いいたします
●●様
いつもお世話になっております。
株式会社○○の△△です。
●●契約につきまして、電子契約システム（●●サイン）を利用して
契約手続きを進めさせていただきます。
【手続きの流れ】
1. 本メール送信後、●●サインから署名依頼メールが届きます
2. メール内のリンクをクリックし、契約内容をご確認ください
3. 画面の指示に従ってご署名をお願いいたします
【署名完了希望日】
●月●日（●）まで
初回ご利用の場合、簡単な登録が必要になります。
操作方法でご不明点がございましたら、お気軽にお声がけください。
効率的な契約手続きにご協力いただき、ありがとうございます。
株式会社○○
△△
ポイント： 操作手順を分かりやすく説明し、サポート体制を明示
🟡 修正版契約書の送付案内
使える場面： 契約内容を修正した版を再送する場合
センシティブ度： 🟡 中センシ
件名：【修正版】契約書をお送りいたします（●●契約）
●●様
お世話になっております。
株式会社○○の△△です。
先日お送りした契約書につきまして、ご指摘いただいた点を修正いたしました。
修正版契約書をお送りいたします。
【主な修正点】
1. 第●条の契約期間を●年から●年に変更
2. 第●条の支払条件を●日から●日に変更
3. 別紙●の仕様書を最新版に更新
修正箇所には黄色のマーカーを付けております。
【今後のお手続き】
修正内容をご確認いただき、問題なければご署名をお願いいたします。
●月●日（●）までにご返送いただけますと幸いです。
ご不明点がございましたら、いつでもお声がけください。
株式会社○○
△△
ポイント： 修正内容を明確にし、変更箇所を視覚的に分かりやすくする
🟢 更新契約書の送付案内
使える場面： 継続契約の更新手続きの場合
センシティブ度： 🟢 一般
件名：契約更新書類をお送りいたします（●●契約更新）
●●様
いつもお世話になっております。
株式会社○○の△△です。
●●契約の更新時期が近づいてまいりました。
更新契約書をお送りいたしますので、ご確認をお願いいたします。
【更新契約の概要】
・更新期間：●年●月●日～●年●月●日
・主な変更点：料金を月額●万円から●万円に改定
・その他条件：前契約と同様
【お手続きのお願い】
1. 更新契約書の内容をご確認ください
2. ●月●日（●）までにご署名・ご返送をお願いいたします
3. 現契約の満了日（●月●日）までに手続きを完了させたく存じます
継続的なお取引に心より感謝申し上げます。
今後ともよろしくお願いいたします。
株式会社○○
△△
ポイント： 更新の背景と変更点を明確にし、期限の重要性を伝える
🟡 機密保持契約書（NDA）の送付案内
使える場面： 秘密保持契約を締結する場合
センシティブ度： 🟡 中センシ
件名：機密保持契約書をお送りいたします
●●様
お世話になっております。
株式会社○○の△△です。
来週予定しております●●プロジェクトの詳細説明に先立ち、
機密保持契約書をお送りいたします。
【契約書の内容】
・機密情報の定義と取り扱い範囲
・保持期間：契約締結日から5年間
・違反時の損害賠償に関する条項
【お願い事項】
1. 契約内容をご確認ください
2. ●月●日（●）の打ち合わせ前までにご署名をお願いいたします
3. 原本は打ち合わせ時にお持ちいたします
機密性の高い情報を安全に共有するため、
ご理解とご協力をお願いいたします。
株式会社○○
△△
ポイント： 機密保持の重要性と契約の必要性を明確に説明
〈法的影響があるため、法務部門への確認を推奨します〉｜NDA作成のポイントを見る＞＞
🟢 業務委託契約書の送付案内
使える場面： フリーランスや外注先との契約締結時
センシティブ度： 🟢 一般
件名：業務委託契約書をお送りいたします
●●様
お世話になっております。
株式会社○○の△△です。
●●業務の委託につきまして、契約書を作成いたしました。
添付にてお送りいたしますので、ご確認をお願いいたします。
【契約の概要】
・委託業務：●●システム開発
・契約期間：●年●月●日～●年●月●日
・委託料：総額●万円（税込）
・支払条件：検収完了後30日以内
【納期とお支払いについて】
各フェーズの納期と支払いタイミングを明記しております。
ご不明点があれば調整いたします。
●月●日（●）までにご署名いただき、
●月●日からの業務開始を予定しております。
よろしくお願いいたします。
株式会社○○
△△
ポイント： 業務内容と条件を簡潔にまとめ、開始日程を明確にする
業務委託契約書テンプレートをダウンロード >>
🟢 販売代理店契約書の送付案内
使える場面： 代理店契約を締結する場合
センシティブ度： 🟢 一般
件名：販売代理店契約書をお送りいたします
●●様
いつもお世話になっております。
株式会社○○の△△です。
この度は弊社製品の販売代理店契約についてご検討いただき、
誠にありがとうございます。
契約書を作成いたしましたので、お送りいたします。
【契約の主要条件】
・販売エリア：●●県内
・最低販売目標：年間●万円
・マージン率：●％
・契約期間：2年間（自動更新あり）
【サポート体制】
販売促進資料の提供や研修制度についても記載しております。
ご質問やご要望がございましたら、契約締結前に調整いたします。
良きパートナーシップを築けることを楽しみにしております。
株式会社○○
△△
ポイント： パートナーシップの重要性を強調し、サポート体制を明示
🟢 ライセンス契約書の送付案内
使える場面： ソフトウェアや特許のライセンス契約時
センシティブ度： 🟢 一般
件名：ライセンス契約書をお送りいたします
●●様
お世話になっております。
株式会社○○の△△です。
●●ソフトウェアのライセンス契約書をお送りいたします。
【ライセンスの内容】
・使用許諾範囲：●●用途での利用
・ライセンス期間：●年間
・使用可能台数：●台まで
・年間ライセンス料：●万円
【重要事項】
使用制限や第三者への再許諾に関する条項を
特にご確認ください。
技術サポートやアップデート提供についても
契約書に記載しております。
ご不明点がございましたら、技術部門と連携して
ご説明いたします。
株式会社○○
△△
ポイント： ライセンスの範囲と制限を明確にし、技術サポートを強調
🟡 国際契約書の送付案内
使える場面： 海外企業との契約締結時
センシティブ度： 🟡 中センシ
件名：International Agreement Documents
Dear Mr./Ms. ●●,
Thank you for your continued cooperation.
We are pleased to send you the international distribution agreement
for your review and signature.
【Contract Details】
・Territory: Asia Pacific Region
・Duration: 3 years
・Minimum Order: USD ●●● annually
・Governing Law: Japanese Law
【Documents Enclosed】
・Main Agreement (English)
・Japanese Translation (Reference)
・Exhibit A: Product Specifications
【Timeline】
We would appreciate your signature by ●●(date).
Please feel free to contact us if you have any questions.
Best regards,
●●●●
Company Name
ポイント： 英文契約では法的用語を正確に使用し、準拠法を明記
国際契約は法的影響が大きいため、専門家への確認を推奨します
【NG例】避けるべき契約書送付メール3パターン
❌ 情報不足の例
件名：契約書
契約書を送ります。
確認してください。
以上
問題点： 契約内容、手順、期限が不明確
❌ セキュリティ配慮不足の例
件名：契約書添付
契約書を添付しました。
パスワードは「123456」です。
すぐに署名して返送してください。
問題点： パスワードが同一メール、期限が不適切
❌ 法的配慮不足の例
件名：絶対に署名してください
この契約は絶対に有利です。
他社は検討不要です。
今すぐ署名してください。
問題点： 強制的で法的リスクを伴う表現
よくある質問（FAQ）
Q1：契約書をメール添付で送る際の注意点は？
A： パスワード保護は必須で、パスワードは別メールで送信します。
ファイルサイズは5MB以下に抑え、PDF形式での送付を推奨します。
重要な契約は書留郵便での送付も検討してください。
Q2：電子契約と紙の契約、どちらが法的に有効ですか？
A： 電子署名法により、適切な電子契約は紙の契約と同等の法的効力を持ちます。
ただし、一部の契約（不動産売買等）は書面が必要な場合があります。
契約内容に応じて選択してください。
Q3：契約書の返送期限はどの程度が適切ですか？
A： 契約内容の複雑さにより異なりますが、一般的には1-2週間程度が適切です。
簡単な契約は1週間、重要な契約は2-3週間の余裕を持たせます。
相手方の検討時間を十分に配慮してください。
Q4：契約書に修正要求があった場合の対応は？
A： 修正内容を整理し、法務部門に確認後、修正版を作成します。
変更箇所は明確にマークし、修正理由も併せて説明します。
大幅な修正の場合は、再度協議の場を設けることを推奨します。
Q5：相手方から契約書が返送されない場合は？
A： 期限の1週間前にリマインドメールを送信します。
期限過ぎの場合は電話で確認し、問題があれば協議します。
3回催促しても返答がない場合は、契約意思の確認を含めて対応を検討してください。
まとめ：契約書送付メールで円滑な契約締結を実現
契約書の送付案内メールは、単なる事務連絡ではなく、契約成立に向けた重要なコミュニケーションです。
適切な文面と手順により、トラブルを防ぎ、円滑な契約締結を実現できます。
成功のポイント3つ：
- 送付方法とセキュリティ対策を明確にする
- 契約内容の要点と手順を分かりやすく説明する
- 適切な期限設定と連絡先を明示する
文例を参考にしながら、契約の性質と相手方に応じてカスタマイズしてご活用ください。
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