年末年始や長期休業に入る前に、必ず社内で共有しておきたい情報のひとつが「休業中の対応窓口」です。
社外向けの休業案内は準備していても、
- 社内で誰が対応するのか不明確
- 緊急時の連絡先が共有されていない
- 上司・同僚が把握していない
といった状態では、休業中や休業明けに混乱が生じやすくなります。
この記事では、上司・同僚・社内全体向けに使える対応窓口共有の書き方と例文を、実務目線でわかりやすく解説します。
なぜ「社内向け対応窓口共有」が必要なのか
休業中の対応窓口を明確にすることで、次のようなメリットがあります。
- 緊急連絡が適切な担当者に届く
- 上司・同僚が判断に迷わない
- 休業明けのトラブル・クレームを防げる
- 引き継ぎ漏れを防止できる
特に年末年始は、社外からの連絡 → 社内で誰が受けるか が曖昧になりやすいため、事前共有が重要です。
社内で共有すべき情報チェックリスト
対応窓口共有では、最低限以下を明記しましょう。
- 休業期間（開始日・終了日）
- 休業中の対応可否（原則対応不可／緊急のみ可）
- 緊急時の対応窓口（担当者名）
- 連絡方法（電話／メール／チャット）
- 対応できない業務内容
- 休業明けの通常対応開始日
👉 社外向け文面の転用はNG
社内向けは、具体性を重視します。
社内向け対応窓口共有の書き方ポイント
① 「誰が見てもわかる」表現にする
役職名・担当範囲を明確に記載します。
② 対応範囲を限定する
「すべて対応」ではなく
「緊急時のみ」「〇〇に関する件のみ」など明確に。
③ 上司向け・同僚向けでトーンを変える
相手に応じて丁寧度を調整します。
【例文】上司向け｜対応窓口共有文
件名：年末年始休業中の対応窓口について（共有）
〇〇部長
年末年始休業期間中の対応窓口につきまして、下記の通り共有いたします。
【休業期間】
〇月〇日（〇）～〇月〇日（〇）【休業中の対応】
原則として通常業務は休止いたしますが、緊急案件につきましては下記にて対応いたします。【対応窓口】
担当：〇〇（部署名）
連絡先：〇〇何かございましたらご指示いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
【例文】同僚・チーム向け｜対応窓口共有文
件名：休業中の対応窓口共有の件
各位
年末年始休業期間中の対応窓口について共有します。
・休業期間：〇月〇日～〇月〇日
・原則対応不可（緊急時のみ対応）
・緊急時窓口：〇〇（内線／メール）対応範囲外の案件は、休業明けに順次対応予定です。
ご協力よろしくお願いいたします。
【例文】全社共有（メール・社内チャット）
【年末年始休業中の対応窓口共有】
休業期間中は通常業務を休止いたします。
緊急の場合のみ、下記窓口にて対応いたします。・担当：〇〇
・連絡先：〇〇休業明けは〇月〇日より通常対応いたします。
よくあるNG例
❌ 対応窓口が「各自判断」
❌ 連絡先が書かれていない
❌ 社外向け文面をそのまま社内に転送
❌ 休業明けの対応開始日が不明
まとめ
年末年始・長期休業前には、社内向けの対応窓口共有が不可欠です。
- 誰が
- どこまで
- どのように対応するか
を事前に明確にすることで、休業中・休業明けのトラブルを防ぐことができます。
社内連絡は「簡潔・具体・共有前提」を意識し、余裕をもって準備しておきましょう。
