取引先からの入金を確認し、領収書を発行する場合は、送付方法や対象となる支払いを明確にしたメールを送ります。
PDFの領収書をメールに添付する場合、原本を郵送する場合、再発行する場合では、案内すべき内容が異なります。
この記事では、領収書送付メールの例文を15パターン紹介します。
入金確認後、PDF添付、郵送、再発行、宛名や但し書きの確認など、状況に合わせてご使用ください。
この記事でわかること
領収書送付メールでは、領収書を発行したことだけでなく、対象となる入金、送付方法、ファイル名、原本の有無などを伝えます。
取引先から発行依頼を受けた場合は、宛名や但し書きに相違がないか確認したうえで送付すると、再発行の手間を防げます。
- PDFの領収書をメールで送る文面
- 入金確認後に領収書を送付するメール
- 紙の領収書を郵送する案内
- PDF送付後に原本を郵送する文面
- 領収書の宛名や但し書きを確認するメール
- 領収書を再発行して送る文面
- 領収書の訂正版を送るメール
- 領収書が届かない場合の再送文
- 複数の領収書をまとめて送付するメール
今すぐ使える領収書送付メール3選
急いで領収書を送りたい場合は、以下の3例から状況に近い文面を選んでください。
入金日、金額、領収書番号、送付方法を書き換えれば使用できます。
PDFを添付する場合は、メール本文に添付済みであることを明記します。
郵送の場合は、発送日と送付先を伝えましょう。
PDFの領収書をメールで送る基本例文
入金確認後にPDF形式の領収書を添付する、標準的な文面です。
件名：領収書送付のご連絡
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の△△です。〇月〇日付でご入金いただきました〇〇〇〇円について、領収書を発行いたしました。
本メールにPDFファイルを添付しておりますので、ご確認ください。
領収書番号：〇〇〇〇
発行日：〇月〇日
金額：〇〇〇〇円記載内容に相違がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
紙の領収書を郵送する基本例文
原本を郵送する場合は、発送日と送付先を記載します。
件名：領収書郵送のご案内
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇月〇日付のご入金〇〇〇〇円について、領収書を発行いたしました。
領収書原本は、本日〇月〇日に下記ご住所宛てに発送しております。
〒〇〇〇－〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇
株式会社〇〇 経理部 〇〇様到着まで数日お待ちくださいますようお願いいたします。
何卒よろしくお願いいたします。
領収書を再発行して送る基本例文
紛失や記載内容の訂正により、領収書を再発行する場合の文面です。
件名：【再発行】領収書送付のご連絡
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
ご依頼いただきました領収書を再発行のうえ、本メールに添付いたしました。
領収書番号：〇〇〇〇
発行日：〇月〇日
金額：〇〇〇〇円今回お送りする領収書が有効な書類となります。
以前の領収書がお手元にございましたら、重複使用を防ぐため破棄していただけますと幸いです。
添付ファイルをご確認くださいますようお願いいたします。
領収書送付メール例文15選
領収書の送付方法や発行理由は、取引内容によって異なります。
PDFで完結する場合もあれば、紙の原本が必要な場合もあります。
ここでは、入金確認後、前払い、商品購入、高額入金、再発行、訂正、郵送など、15の状況に分けて例文を紹介します。
例文1｜入金確認後にPDF領収書を送る
通常の請求に対する入金を確認し、領収書を添付する場合の文面です。
件名：〇月分領収書送付のご連絡
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
本日、〇月分のご請求金額〇〇〇〇円について、ご入金を確認いたしました。
お手続きいただき、誠にありがとうございます。
領収書をPDF形式にて添付しておりますので、ご確認ください。
記載内容に修正が必要な場合は、お知らせいただけますと幸いです。
今後ともよろしくお願いいたします。
入金確認後のお礼文を詳しく確認したい場合は、入金確認後のお礼メール例文15選｜取引先への丁寧な受領連絡も参考にしてください。
例文2｜前払い金の領収書を送る
着手金、前金、予約金などの入金を受けた場合の文面です。
件名：前払い金の領収書送付について
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇案件の前払い金としてご入金いただきました〇〇〇〇円について、領収書を発行いたしました。
本メールにPDF形式で添付しておりますので、ご確認ください。
対象案件：〇〇案件
入金日：〇月〇日
金額：〇〇〇〇円予定どおり〇月〇日より作業を開始いたします。
何卒よろしくお願いいたします。
例文3｜商品代金の領収書を送る
商品購入や物品販売の代金に対する領収書を送る文面です。
件名：商品代金の領収書送付
〇〇様
このたびは商品をご購入いただき、誠にありがとうございます。
ご入金いただきました商品代金〇〇〇〇円について、領収書を発行いたしました。
PDFファイルを添付しておりますので、内容をご確認ください。
商品名：〇〇〇〇
注文番号：〇〇〇〇
領収金額：〇〇〇〇円商品は〇月〇日に発送予定です。
何卒よろしくお願いいたします。
例文4｜サービス料金の領収書を送る
コンサルティング、保守、制作、月額サービスなどの料金に使える文面です。
件名：〇〇サービス利用料の領収書送付
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
〇月分の〇〇サービス利用料〇〇〇〇円について、ご入金を確認いたしました。
領収書を本メールに添付しております。
対象期間：〇月〇日から〇月〇日
領収金額：〇〇〇〇円お手続きいただき、ありがとうございました。
引き続きよろしくお願いいたします。
例文5｜高額入金の領収書を送る
高額な入金では、対象案件、金額、領収書番号を明記します。
件名：〇〇案件の領収書送付について
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様平素より大変お世話になっております。
〇月〇日付でご入金いただきました〇〇案件の代金〇〇〇〇円について、領収書を発行いたしました。
領収書番号：〇〇〇〇
領収金額：〇〇〇〇円
但し書き：〇〇案件代金としてPDFファイルを添付しておりますので、ご確認ください。
内容に相違がございましたら、速やかにお知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
例文6｜複数の領収書をまとめて送る
複数月分や複数案件の領収書を一度に送る場合は、一覧を記載します。
件名：領収書3件送付のご連絡
〇〇様
いつもお世話になっております。
ご依頼いただきました下記3件の領収書を、PDF形式で添付いたします。
・領収書番号〇〇〇〇：〇月分 50,000円
・領収書番号〇〇〇〇：△月分 50,000円
・領収書番号〇〇〇〇：〇〇案件 100,000円合計金額：200,000円
各ファイルの内容をご確認いただき、相違がございましたらお知らせください。
何卒よろしくお願いいたします。
例文7｜PDF送付後に原本を郵送する
先にPDFを送り、後日原本を郵送する場合の案内です。
件名：領収書PDF送付および原本郵送のご案内
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
〇月〇日付のご入金〇〇〇〇円について、領収書のPDFデータを添付いたします。
領収書原本は、本日〇月〇日に郵送手続きを行いました。
送付先：株式会社〇〇 経理部 〇〇様
お急ぎの場合は、添付のPDFデータを先にご確認ください。
原本到着まで、今しばらくお待ちくださいますようお願いいたします。
例文8｜領収書の原本のみを郵送する
メール添付を行わず、紙の領収書だけを発送する場合の文面です。
件名：領収書原本発送のご連絡
〇〇様
いつもお世話になっております。
ご依頼いただきました領収書原本を、本日〇月〇日に発送いたしました。
領収金額：〇〇〇〇円
送付方法：普通郵便
送付先：〒〇〇〇－〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇到着まで数日かかる場合がございます。
1週間以上経過しても届かない場合は、お知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
例文9｜宛名を確認してから領収書を発行する
依頼時に宛名が指定されていない場合の確認メールです。
件名：領収書の宛名確認のお願い
〇〇様
領収書発行のご依頼をいただき、ありがとうございます。
発行にあたり、領収書の宛名を確認させていただきたく存じます。
以下の宛名で発行してよろしいでしょうか。
宛名：株式会社〇〇
別の法人名、店舗名、個人名をご希望の場合は、正式な表記をご共有ください。
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
例文10｜但し書きを確認してから領収書を発行する
但し書きの指定が必要な場合の確認文です。
件名：領収書の但し書き確認のお願い
〇〇様
領収書発行のご依頼をいただき、ありがとうございます。
但し書きについて、以下の内容で発行してよろしいでしょうか。
但し書き：〇〇サービス利用料として
別の記載をご希望の場合は、正式な文言をご返信ください。
確認後、PDF形式にて領収書をお送りいたします。
何卒よろしくお願いいたします。
例文11｜領収書を再発行する
紛失による再発行依頼を受け、同じ内容で発行する場合の文面です。
件名：【再発行】領収書送付のご連絡
〇〇様
いつもお世話になっております。
紛失されたとのご連絡を受け、〇月〇日付の領収書を再発行いたしました。
領収書番号：〇〇〇〇
金額：〇〇〇〇円
宛名：株式会社〇〇再発行したPDFファイルを添付しております。
旧領収書が見つかった場合は、重複使用を防ぐため破棄していただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
請求書の再発行や訂正については、請求書再発行のお願いメール例文15選｜紛失・訂正・再送の文面も参考にしてください。
例文12｜宛名を訂正して領収書を再発行する
宛名の誤りを修正し、訂正版を送る場合の文面です。
件名：【訂正版】領収書送付のご連絡
〇〇様
先ほどお送りしました領収書について、宛名に誤りがございました。
誤った宛名：株式会社〇〇 営業部
正しい宛名：株式会社〇〇 経理部弊社の確認不足により、ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。
訂正後の領収書を添付いたしますので、こちらへ差し替えてください。
先にお送りした領収書は無効となりますので、破棄をお願いいたします。
何卒よろしくお願い申し上げます。
例文13｜但し書きを訂正して再発行する
但し書きの変更依頼を受け、訂正版を送る文面です。
件名：【訂正版】領収書再送のご連絡
〇〇様
領収書の但し書き変更についてご連絡いただき、ありがとうございます。
ご指定のとおり、以下の内容へ訂正して再発行いたしました。
訂正前：商品代として
訂正後：〇〇機器購入代として訂正版のPDFファイルを添付しております。
以前の領収書は破棄していただき、今回送付分をご使用ください。
何卒よろしくお願いいたします。
例文14｜添付漏れの領収書を再送する
メール本文だけを送り、領収書を添付し忘れた場合の謝罪文です。
件名：【再送】領収書添付漏れのお詫び
〇〇様
先ほどお送りしました領収書送付のメールについて、PDFファイルが添付されておりませんでした。
弊社の確認不足により、お手数をおかけし誠に申し訳ございません。
本メールに領収書を添付しておりますので、改めてご確認ください。
領収書番号：〇〇〇〇
金額：〇〇〇〇円何卒よろしくお願い申し上げます。
例文15｜領収書送付が遅れた場合
依頼を受けていたにもかかわらず、発行や送付が遅れた場合の文面です。
件名：領収書送付遅延のお詫び
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
ご依頼いただいておりました領収書の送付が遅くなり、誠に申し訳ございません。
領収書を発行し、本メールにPDF形式で添付いたしました。
領収書番号：〇〇〇〇
領収金額：〇〇〇〇円お待たせしましたことを、改めてお詫び申し上げます。
添付ファイルをご確認くださいますようお願いいたします。
領収書送付メールに使える件名例
件名には、領収書の送付、郵送、再発行、訂正など、メールの目的を明記します。
複数の取引がある場合は、対象月、案件名、領収書番号を加えると分かりやすくなります。
- 領収書送付のご連絡
- 〇月分領収書送付のご連絡
- 領収書PDF送付について
- 領収書郵送のご案内
- 領収書原本発送のご連絡
- 前払い金の領収書送付について
- 商品代金の領収書送付
- 〇〇サービス利用料の領収書送付
- 領収書の宛名確認のお願い
- 領収書の但し書き確認のお願い
- 【再発行】領収書送付のご連絡
- 【訂正版】領収書送付のご連絡
- 【再送】領収書添付漏れのお詫び
- 領収書送付遅延のお詫び
領収書送付メールの基本的な書き方
領収書送付メールは、添付ファイルだけを送るのではなく、対象となる入金や領収書の内容を本文にも記載します。
基本構成は、「入金確認または発行理由」「領収書を送付したこと」「対象金額」「確認依頼」「訂正時の連絡先」の順です。
対象となる入金を明記する
どの支払いに対する領収書なのか分かるよう、入金日や金額を記載します。
- 入金日
- 入金金額
- 請求書番号
- 注文番号
- 対象月
- 案件名
送付方法を明記する
PDF添付、郵送、請求書システムへのアップロードなど、どの方法で送ったかを伝えます。
PDFと原本の両方を送る場合は、それぞれの送付日を記載しましょう。
宛名・但し書きの確認をお願いする
取引先から指定があった場合は、宛名や但し書きをメール本文でも復唱します。
宛名：株式会社〇〇
但し書き：〇〇サービス利用料として
記載に相違があれば、使用前に連絡してもらうよう伝えます。
添付ファイル名を分かりやすくする
領収書のファイル名には、会社名、対象月、領収書番号などを入れると管理しやすくなります。
- 領収書_株式会社〇〇_2026年7月.pdf
- 領収書_番号000123_株式会社〇〇.pdf
- 【再発行】領収書_〇〇案件.pdf
- 【訂正版】領収書_株式会社〇〇.pdf
領収書をPDFで送るときの注意点
PDF領収書を送る場合は、添付漏れ、ファイル破損、宛名間違いなどがないか、送信前に確認します。
取引先が紙の原本を必要としている場合もあるため、PDFのみでよいかを事前に確認しておくと安心です。
添付漏れを確認する
件名や本文に「添付しました」と書いていても、実際にファイルが付いていないことがあります。
送信前に、ファイル名と添付状態を確認しましょう。
領収書の内容を確認する
宛名、金額、発行日、但し書き、発行者情報などに誤りがないか確認します。
- 宛名
- 領収金額
- 発行日
- 但し書き
- 領収書番号
- 発行者名
- 住所・連絡先
- 対象となる取引内容
パスワード送付の運用を確認する
自社でパスワード付きPDFを使用するルールがある場合は、その運用に従います。
別メールでパスワードを送る場合は、どのメールに対応するパスワードか分かるようにしましょう。
領収書を郵送するときの案内方法
紙の領収書を郵送する場合は、発送日、送付先、送付方法をメールで知らせます。
高額な領収書や重要書類の場合は、追跡可能な送付方法を選び、問い合わせ番号を共有する方法もあります。
発送日と送付先を伝える
取引先が到着時期を把握できるよう、発送日を具体的に記載します。
領収書原本は、〇月〇日に株式会社〇〇経理部宛てに発送いたしました。
到着しない場合の連絡期限を示す
郵便事情によって到着まで時間がかかる場合があります。
「1週間以上届かない場合はご連絡ください」と添えると、問い合わせの目安が分かります。
領収書の宛名・但し書きを確認する方法
宛名や但し書きに誤りがあると、取引先から再発行を求められることがあります。
指定が不明な場合は、発行前にメールで確認し、正式な表記を返信してもらいましょう。
宛名を確認するときの聞き方
法人名、部署名、屋号、個人名のどれで発行するかを確認します。
領収書の宛名は「株式会社〇〇」でよろしいでしょうか。部署名や担当者名の追記をご希望の場合は、正式な表記をご共有ください。
但し書きを確認するときの聞き方
商品名、サービス名、案件名など、取引内容に合わせて確認します。
但し書きは「〇〇サービス利用料として」で発行予定です。別の記載をご希望の場合は、正式な文言をお知らせください。
領収書再発行メールの書き方
領収書を再発行する場合は、再発行理由、対象となる領収書、旧領収書の扱いを明確にします。
訂正を伴う場合は、訂正前と訂正後の内容を並べると、受け取る側が確認しやすくなります。
再発行であることを明記する
件名、メール本文、ファイル名に「再発行」と記載します。
同じ領収書が複数存在する状態になるため、旧領収書の破棄や無効化についても案内しましょう。
訂正内容を並べて記載する
宛名や但し書きを変更する場合は、次のように記載します。
訂正前：商品代として
訂正後：〇〇機器購入代として
領収書送付メールで使える丁寧な表現
領収書送付メールは事務連絡ですが、入金へのお礼や確認を依頼する一文を添えると丁寧です。
以下の表現を、PDF送付、郵送、再発行などの状況に合わせて使用してください。
- ご入金を確認いたしました
- お手続きいただき、誠にありがとうございます
- 領収書を発行いたしました
- 本メールにPDFファイルを添付しております
- 領収書原本は本日発送いたしました
- 記載内容に相違がございましたらお知らせください
- 正式な宛名をご共有いただけますでしょうか
- ご指定の但し書きにて発行いたしました
- ご依頼に基づき領収書を再発行いたしました
- 旧領収書は破棄していただけますと幸いです
- 訂正版へ差し替えてくださいますようお願いいたします
- お待たせしましたことをお詫び申し上げます
領収書送付メールで避けたいNG表現
領収書を送る際は、添付したことだけを簡潔に伝えすぎると、対象となる支払いが分からない場合があります。
また、宛名や但し書きを確認せずに発行すると、訂正や再発行が必要になるため注意しましょう。
「領収書です」だけで送る
どの入金に対する領収書なのか分かりません。
入金日、金額、対象月、領収書番号などを記載しましょう。
「添付したので確認してください」
必要な情報が少なく、事務的すぎる印象があります。
入金へのお礼と、領収書の対象内容を一言添えましょう。
宛名を「上様」で勝手に発行する
取引先が正式な法人名での発行を必要としている可能性があります。
宛名が不明な場合は、発行前に確認してください。
但し書きを空欄のまま送る
相手の経理処理に必要な内容が不足する場合があります。
取引内容に合わせた但し書きを記載し、必要なら事前に確認しましょう。
旧領収書の扱いを伝えず再発行する
同じ支払いに対する領収書が複数使用される可能性があります。
再発行時は、旧領収書の破棄や無効化について明記してください。
領収書が届かない・開けないと言われた場合の返信
領収書を送付した後、メールが届いていない、添付ファイルが開けない、原本が到着しないと言われることがあります。
送信履歴や発送記録を確認し、必要に応じて再送または再発行します。
PDFが届いていない場合の再送例文
メール未着の連絡を受け、同じ領収書を再送する文面です。
件名：【再送】領収書送付のご連絡
〇〇様
領収書が届いていないとのご連絡をいただき、ありがとうございます。
〇月〇日にお送りした領収書を、本メールに改めて添付いたします。
領収書番号：〇〇〇〇
金額：〇〇〇〇円添付ファイルをご確認いただき、開けない場合はお知らせください。
お手数をおかけし、申し訳ございません。
PDFが開けない場合の返信例文
別形式または新しいPDFで再送する場合の文面です。
〇〇様
添付ファイルを開けないとのこと、申し訳ございません。
領収書を改めてPDF形式で作成し、本メールに添付いたしました。
ファイル名：領収書_株式会社〇〇_〇月分.pdf
再度開くことができない場合は、郵送または別の送付方法にて対応いたします。
お手数ですが、ご確認をお願いいたします。
郵送した原本が届かない場合の返信例文
発送状況を確認したうえで再送する場合の文面です。
〇〇様
領収書原本が届いていないとのご連絡をいただき、ありがとうございます。
弊社では〇月〇日に下記住所宛てへ発送しております。
送付先：〒〇〇〇－〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇
郵便状況を確認のうえ、必要に応じて再発行・再送いたします。
確認結果は、本日中に改めてご連絡いたします。
ご心配をおかけし、申し訳ございません。
領収書送付メールに関するよくある質問
領収書を送る際は、PDFだけでよいか、原本も必要か、請求書と領収書の両方を送るべきかなど判断に迷うことがあります。
ここでは、領収書送付でよくある疑問に回答します。
実際の運用では、自社の経理ルールや取引先との取り決めを優先してください。
入金確認後は必ず領収書を送るべきですか？
すべての取引で自動的に送る必要があるとは限りません。
取引先から依頼がある場合や、自社の運用で発行する場合に送付します。
前払い、高額入金、初回取引などでは、領収書を送ると受領確認としても分かりやすくなります。
領収書はPDFだけでもよいですか？
取引先の経理ルールや双方の取り決めによって異なります。
紙の原本が必要か分からない場合は、PDF送付で問題ないかを事前に確認しましょう。
領収書の宛名は会社名だけでよいですか？
取引先の指定に従います。
会社名だけでよい場合もあれば、部署名や担当者名が必要な場合もあります。
正式な表記が不明な場合は、発行前に確認してください。
但し書きは何と書けばよいですか？
商品代、サービス利用料、制作費、〇〇案件代金など、実際の取引内容が分かる表現を使用します。
取引先から指定がある場合は、正式な文言を確認して記載しましょう。
領収書と請求書を同じメールで送ってもよいですか？
送付目的が明確であれば、同じメールで送ることもできます。
ただし、請求書は支払い前、領収書は支払い後に発行する書類として扱うことが多いため、対象と発行理由を明記してください。
領収書を再発行してもよいですか？
自社ルール上可能であれば、紛失や訂正に応じて再発行できます。
再発行であることを明記し、旧領収書の取り扱いについても案内しましょう。
領収書の送付が遅れた場合は謝罪が必要ですか？
相手から発行依頼を受けていた場合や、予定日を大幅に過ぎた場合は、一言お詫びを添えます。
「送付が遅くなり申し訳ございません」と簡潔に伝え、領収書を添付してください。
振込名義が異なる場合でも領収書を発行できますか？
対象となる取引先と入金を確認できれば、自社の経理ルールに従って発行できる場合があります。
入金を特定できない場合は、先に振込日、金額、振込名義を確認してください。
確認文面は、振込名義が違うときの確認メール例文10選｜入金を特定できない場合を参考にしてください。
まとめ｜領収書の対象・送付方法・記載内容を明確にする
領収書送付メールでは、対象となる入金、領収金額、送付方法を明確に伝えます。
宛名や但し書きが不明な場合は発行前に確認し、再発行時は旧領収書の扱いも案内しましょう。
- 入金確認後に領収書を発行する
- 入金日、金額、対象取引を記載する
- PDF添付か郵送かを明記する
- 原本を郵送する場合は発送日を伝える
- 宛名と但し書きを事前に確認する
- 添付ファイル名を分かりやすくする
- 訂正版では修正箇所を並べる
- 再発行時は旧領収書の扱いを伝える
- 添付漏れや送付遅延では謝罪する
- 送付後に届かない場合は速やかに再確認する
領収書発行前の入金確認については、入金確認後のお礼メール例文15選｜取引先への丁寧な受領連絡をご覧ください。
請求書の紛失や記載内容の訂正が必要な場合は、請求書再発行のお願いメール例文15選｜紛失・訂正・再送の文面も参考にしてください。
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- 支払いが遅れるときの謝罪メール例文15選｜入金予定日の伝え方
- 支払い条件変更のお願いメール例文15選｜取引先に失礼なく伝える文面
- 請求書送付案内文例30選｜丁寧な請求書送付文
- 領収書再発行のお願いメール例文15選｜紛失・宛名訂正の依頼文
