「年賀状じまいをしたいけれど、理由をどう説明すれば失礼にならない？」
「本当の理由はコストや業務負担の削減。でも、そのまま書いても大丈夫？」
「取引先には、どんな理由を使うのが自然なのだろうか」
ビジネスで年賀状じまいをするとき、担当者が悩みやすいのが廃止する理由の伝え方です。
結論からいえば、年賀状じまいの理由は、実際の事情に合ったものを選び、相手への感謝とともに簡潔に伝えることが大切です。
業務効率化、ペーパーレス化、挨拶方法の見直しなど、企業が年賀状を終了する理由はさまざまです。
ただし、相手の習慣を否定する表現や、自社の都合だけを強調する説明は避けたいところです。
また、理由を必ず詳しく説明しなければならないわけではありません。
この記事では、企業・取引先・顧客・社内で使える年賀状じまいの理由一覧をはじめ、自然な言い換え、理由別の文例、相手に合わせた使い分け、避けたいNG表現まで解説します。
年賀状じまいの理由一覧｜ビジネスで使いやすい表現
企業が年賀状じまいを伝えるときは、会社の実情に合った理由を選びましょう。
まずは、代表的な理由と通知文で使える表現を一覧で確認します。
| 年賀状じまいの理由 | 通知文に使える表現 |
|---|---|
| 業務効率化 | 業務運営の見直しに伴い |
| ペーパーレス化 | ペーパーレス化推進の一環として |
| 挨拶方法の変更 | 年始のご挨拶方法の見直しに伴い |
| 業務負担の軽減 | 年末年始の業務体制を見直すこととなり |
| 会社全体の方針 | 弊社の方針により |
| 郵送費・印刷費の見直し | 年賀状の作成・発送業務の見直しに伴い |
| デジタル化の推進 | ご案内方法のデジタル化を進める一環として |
| 送付先管理の見直し | 年始のご挨拶に関する運用を見直すこととなり |
これらは、どの企業でも自由に使えるという意味ではありません。
実際に行っている取り組みや決定した方針に合う表現を選ぶことが重要です。
例えば、ペーパーレス化を進めていない企業が環境配慮を理由にすると、実態と説明が一致しなくなります。
理由を立派に見せることよりも、相手に誤解を与えず、自然に伝えることを意識しましょう。
迷ったときに使いやすい基本の理由
企業の実際の方針が「年賀状の作成・発送を見直す」という内容なら、次の表現が使いやすいでしょう。
「弊社では、業務運営の見直しに伴い、今後は年賀状による新年のご挨拶を控えさせていただくことといたしました。」
年賀状をやめる理由を簡潔に伝えながら、業務上の方針変更であることを説明できます。
特別な理由を示さずに伝える場合
年賀状じまいの理由を必ず説明する必要はありません。
事情を詳しく伝えたくない場合や、会社として簡潔に通知したい場合は、次の文章も使えます。
「弊社では、今後は年賀状による新年のご挨拶を終了させていただくこととなりました。これまでのご厚情に心より感謝申し上げます。」
このように、年賀状の終了と感謝を伝えるだけでも、用件は明確になります。
年賀状じまいの理由別文例｜企業が使える6つの伝え方
年賀状じまいの理由は、同じ内容でも文章の組み立て方によって印象が変わります。
ここでは、企業の実際の事情に合わせて選べる6つの理由と文例を紹介します。
1. 業務効率化を理由にする場合
年賀状の作成・宛名管理・発送などの業務を見直す場合に使える理由です。
文例
平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
弊社では、業務運営の効率化を図る一環として、今後は年賀状による新年のご挨拶を控えさせていただくことといたしました。
これまでのご厚情に深く感謝申し上げます。
今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。
業務効率化は企業活動に関わる理由ですが、年賀状を大切にしている相手への配慮も忘れないようにしましょう。
2. ペーパーレス化を理由にする場合
紙の書類や郵送物を見直し、ペーパーレス化を推進している企業に適しています。
文例
弊社では、ペーパーレス化推進の一環として、今後は年賀状の送付を終了させていただくこととなりました。
これまでの温かいお心遣いに心より感謝申し上げます。
今後も変わらぬご厚誼を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
ペーパーレス化は企業の方針として説明しやすい一方、実際の取り組みと一致していることが前提です。
3. 挨拶方法の見直しを理由にする場合
年賀状をやめても、メールや対面などによる挨拶は続ける場合に適した表現です。
文例
弊社では、年始のご挨拶方法を見直し、今後は年賀状によるご挨拶を控えさせていただくこととなりました。
これまでのご厚情に深く感謝申し上げます。
今後とも変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。
「年賀状をやめる」という行動だけでなく、挨拶方法の変更として伝えたい場合に使いやすい文章です。
4. 年末年始の業務負担を見直す場合
年末年始に業務が集中し、年賀状の作成・発送体制を見直すことになった企業に適しています。
文例
弊社では、年末年始の業務体制の見直しに伴い、今後は年賀状による新年のご挨拶を終了させていただくことといたしました。
これまでのお心遣いに心より御礼申し上げます。
今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。
業務が忙しいという事情を詳しく説明せず、社内の体制変更として簡潔に伝えられます。
5. 会社方針として年賀状を廃止する場合
会社全体で年賀状の送付を終了することが正式に決定している場合の表現です。
文例
平素より格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。
弊社では、会社方針により、今後は年賀状による新年のご挨拶を控えさせていただくこととなりました。
これまでのご厚情に心より感謝申し上げます。
年賀状でのご挨拶は終了いたしますが、今後も変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。
会社方針として通知する場合は、営業・総務などの関係部署で説明を統一しておきましょう。
6. ご案内方法のデジタル化を理由にする場合
紙の年賀状から、メールやデジタルでの案内に切り替える企業で使える理由です。
文例
弊社では、ご案内方法のデジタル化を進める一環として、今後は年賀状による新年のご挨拶を終了させていただくこととなりました。
これまでのお心遣いに深く感謝申し上げます。
今後は必要に応じてメール等を通じてご挨拶を申し上げます。
引き続き変わらぬご愛顧を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
ただし、メールなどの代替手段を実際に導入する場合に使用しましょう。
年賀状じまいの理由を自然に言い換える方法
年賀状を廃止する理由の中には、そのまま書くと事務的に感じられるものもあります。
ただし、理由を言い換えるときに大切なのは、事実を別の理由に置き換えることではありません。
同じ事情を、相手への配慮が伝わる言葉で表現することです。
コスト削減を理由にする場合
年賀状の印刷費や郵送費の削減が目的なら、次のような表現が考えられます。
直接的な表現
「年賀状の印刷費と郵送費を削減するため、廃止します。」
丁寧な表現
「年賀状の作成・発送に関する費用や運用を見直し、今後は年賀状によるご挨拶を控えさせていただくことといたしました。」
費用面の見直しを隠すのではなく、企業としての取り組みを落ち着いた言葉で伝えています。
作成・発送の手間を減らしたい場合
直接的な表現
「年賀状を作成するのが大変なため、やめます。」
丁寧な表現
「年末年始の業務負担を見直す一環として、今後は年賀状の送付を終了させていただきます。」
個々の担当者の負担ではなく、実際の業務運営上の見直しとして説明できます。
年賀状の必要性を見直した場合
避けたい表現
「年賀状は時代遅れなので廃止します。」
丁寧な表現
「年始のご挨拶方法を見直し、今後は年賀状によるご挨拶を控えさせていただくことといたしました。」
自社が年賀状を終了する理由を伝える際に、相手の慣習まで否定する必要はありません。
人員や業務体制の変更がある場合
直接的な表現
「担当者が減ったので年賀状をやめます。」
丁寧な表現
「社内業務体制の変更に伴い、年賀状の作成・発送業務を見直すこととなりました。」
人員の詳細を説明せず、実際の体制変更に即した理由を伝えられます。
相手別｜年賀状じまいの理由の使い分け
年賀状じまいの理由は、取引先・顧客・上司・社内など、伝える相手に応じて調整すると自然です。
相手にとって必要な情報を考え、説明の詳しさや言葉遣いを選びましょう。
取引先・協力会社に伝える場合
取引先には、企業としての方針が分かる説明が適しています。
例えば、業務運営の見直しや挨拶方法の変更などです。
文例
「弊社では、業務運営の見直しに伴い、今後は年賀状による新年のご挨拶を控えさせていただくこととなりました。」
その後に、これまでの感謝と今後の取引関係を大切にする一文を添えましょう。
正式な通知文の書式は、年賀状廃止の案内文テンプレ｜取引先への通知文とメール例で詳しく紹介しています。
顧客・ユーザーに伝える場合
顧客向けには、会社の内部事情を詳しく説明するよりも、挨拶方法の変更と感謝を中心に伝える方法があります。
文例
「弊社では、ご案内方法の見直しに伴い、今後は年賀状による新年のご挨拶を終了させていただくこととなりました。これまでのご愛顧に心より感謝申し上げます。」
必要に応じて、今後の案内方法も説明しましょう。
業種別の文例は、顧客・ユーザー向け年賀状じまい通知文を参考にしてください。
上司に個人として伝える場合
上司への年賀状じまいは、会社の正式な方針なのか、個人の判断なのかを区別します。
個人の判断の場合、企業の業務効率化などを理由として使うのは不自然なことがあります。
文例
「私事で恐縮ではございますが、年始のご挨拶方法を見直し、今後は年賀状によるご挨拶を控えさせていただきたく存じます。」
理由を詳しく説明せず、日頃のご指導への感謝を添えるとよいでしょう。
上司との関係や職場の慣習によっては、個別の通知をしない方が自然な場合もあります。
社内・部署に伝える場合
社内で方針を共有する際は、対外的な通知より具体的な説明が必要になることがあります。
例えば、年賀状作成業務を終了する理由や、廃止対象となる範囲などです。
文例
「当社では、年末年始の業務体制および挨拶方法の見直しに伴い、今後は会社名義での年賀状送付を終了します。」
社内向けには、必要に応じて開始時期や担当部署、例外対応も明記しましょう。
年賀状じまいの理由で避けたいNG表現と注意点
年賀状じまいを伝える際は、理由の内容だけでなく、相手がどう受け取るかにも配慮が必要です。
次のような表現は、誤解や不快感につながる可能性があります。
年賀状の文化や習慣を否定する
避けたい表現
「年賀状は古い習慣なので、今後は廃止します。」
自社が年賀状を終了することと、年賀状の習慣を否定することは別です。
言い換え例
「弊社では年始のご挨拶方法を見直し、今後は年賀状の送付を終了させていただきます。」
相手への感謝を省略する
避けたい表現
「来年から年賀状は送りません。」
これだけでは、事務的な印象になる場合があります。
言い換え例
「これまでの温かいお心遣いに感謝申し上げます。今後は年賀状によるご挨拶を控えさせていただきますが、引き続きよろしくお願い申し上げます。」
実際と異なる理由を使う
実際には取り組んでいないのに、環境保護やデジタル化などを理由とするのは避けましょう。
また、社内でまだ決定していないのに、「会社方針として廃止します」と通知することも適切ではありません。
対外的に説明する理由は、会社の実情や正式に決まった方針に合わせる必要があります。
理由を長々と説明しすぎる
年賀状の作成時間や費用、社内事情などを細かく説明する必要はありません。
重要なのは、取引先に対して年賀状の送付終了を明確に知らせることです。
理由は一文程度にまとめ、感謝と関係継続の言葉を添えるとよいでしょう。
理由だけを伝えて終了時期を書かない
「挨拶方法を見直します」と書くだけでは、いつから年賀状が届かなくなるのか分かりません。
明確な表現例
「弊社では挨拶方法の見直しに伴い、次回の年始より年賀状の送付を終了させていただくこととなりました。」
必要であれば具体的な年を記載しましょう。
年賀状じまいの理由を通知文に組み込む書き方
理由を決めたら、通知文の中に自然に組み込みます。
基本の順番は、感謝→理由と終了方針→今後の関係継続です。
取引先向けの基本テンプレート
平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
弊社では、【年賀状を終了する理由】に伴い、今後は年賀状による新年のご挨拶を控えさせていただくことといたしました。
これまでのご厚情に心より感謝申し上げます。
今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。
【年賀状を終了する理由】の部分は、自社の実際の方針に合った表現に置き換えてください。
理由を詳しく書かない短文テンプレート
これまで年賀状を通じて温かいお心遣いを賜り、誠にありがとうございました。
誠に勝手ながら、今後は年賀状によるご挨拶を控えさせていただきます。
引き続き変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。
理由を詳しく説明したくない場合でも、年賀状を終了することと感謝を伝えられます。
相手別の完成文例を探している方は、年賀状じまいの文例20選｜上司・取引先・社内への書き方も参考にしてください。
年賀状じまいの理由に関するよくある質問
Q. 年賀状じまいの理由は必ず伝えなければなりませんか？
必ずしも理由を書く必要はありません。
年賀状の送付を終了すること、これまでの感謝、今後の関係継続が伝われば、十分な場合もあります。
ただし、会社として正式に通知する場合は、必要に応じて簡潔な理由を添えると相手が理解しやすくなります。
Q. 「業務効率化のため」は失礼な理由ですか？
業務効率化を理由にすること自体が失礼とは限りません。
ただし、自社の都合だけを強調せず、取引先への感謝と今後の関係継続を添えることが大切です。
Q. コスト削減を理由にしてもよいですか？
実際の理由がコスト削減なら、説明しても構いません。
ただし、費用削減だけを強調すると、相手によっては事務的に感じる可能性があります。
「年賀状の作成・発送に関する費用や運用の見直し」など、実際の内容を丁寧に表現するとよいでしょう。
Q. ペーパーレス化は年賀状じまいの理由として使えますか？
実際にペーパーレス化を推進している企業であれば、理由の一つとして使えます。
ただし、実態のない環境施策などを理由に掲げることは避けましょう。
Q. 「会社方針により」だけでもよいですか？
会社として正式に決定しているのであれば、使える表現です。
ただし、取引先にとっては理由が分かりにくい場合もあります。
必要に応じて「ご挨拶方法の見直し」など、実際の方針に即した補足を加えるとよいでしょう。
Q. 個人的な理由で年賀状をやめる場合はどう書きますか？
個人として年賀状を終了する場合は、企業方針と混同しないようにしましょう。
「私事で恐縮ではございますが、今後は年賀状によるご挨拶を控えさせていただきたく存じます。」
このように、理由を詳しく説明せずに伝える方法もあります。
Q. 年賀状じまいの理由は社内と社外で同じにすべきですか？
事実関係は一致させることが重要です。
ただし、社内では運用変更の背景や費用面などを詳しく説明し、社外では必要な情報だけを簡潔に伝えるなど、説明の詳しさを変えることはできます。
Q. 年賀状じまいの理由を書くのに適した時期はありますか？
理由の書き方に特別な時期の決まりはありません。
ただし、翌年から年賀状を廃止する場合は、取引先が準備を始める前に通知すると、実務上の混乱を防ぎやすくなります。
詳しくは、年賀状じまいの時期｜企業・ビジネスで適切な通知タイミングで解説しています。
まとめ｜年賀状じまいの理由は事実に合う言葉で簡潔に伝える
ビジネスで年賀状じまいをする場合、理由の伝え方によって相手に与える印象は変わります。
特に意識したいのは、次の5点です。
- 実際の理由を選ぶ：会社の方針や事情と一致する表現を使う
- 簡潔に伝える：詳しい社内事情まで説明する必要はない
- 相手の習慣を否定しない：年賀状を続ける相手への配慮を忘れない
- 感謝を添える：これまでのご厚情に対するお礼を述べる
- 今後の関係を大切にする：年賀状の終了が取引関係の終了ではないと伝える
年賀状じまいの理由は、立派な言葉を選ぶことが目的ではありません。
自社が年賀状を終了する事情を正確に伝えながら、相手への感謝と配慮を示すことが大切です。
今回紹介した理由一覧や文例を参考に、取引先・顧客・社内それぞれに適した文章を選びましょう。
