「会社として年賀状を廃止することになったけれど、取引先にはどう知らせればよいのだろうか」
「正式な案内状とメールでは、どのように書き分ければ失礼にならないのだろうか」
企業が年賀状の送付を終了する際、担当者が悩みやすいのが取引先への通知文です。
年賀状の廃止自体が必ずしも失礼になるわけではありません。
しかし、長年の取引先や重要な顧客には、これまでの感謝と今後も関係を大切にする意思を丁寧に伝える必要があります。
結論からいえば、企業の年賀状廃止のお知らせは「感謝・廃止の方針・今後の関係継続」の3点を押さえることが基本です。
また、通知の時期や方法は、相手との関係性に合わせて選びましょう。
この記事では、取引先へそのまま使える正式な案内状、メール、重要取引先向けの個別通知、小規模企業向けの短い文例を紹介します。
件名や書式、通知時期、避けたい表現も解説するので、自社の方針に合った案内文を選んで活用してください。
年賀状廃止のお知らせ｜まず使える基本の案内文
年賀状廃止のお知らせは、理由を長く説明するよりも、会社の方針と取引先への感謝を簡潔に伝える方が自然です。
まずは、一般的な企業間取引で使いやすい基本文例を紹介します。
正式な案内文の基本テンプレート
年賀状によるご挨拶終了のお知らせ
平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、弊社では業務運営の見直しに伴い、今後は年賀状による新年のご挨拶を控えさせていただくことといたしました。
これまでの温かいお心遣いに心より感謝申し上げますとともに、何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。
この文例は、案内状や社外向けメールの本文として利用できます。
「業務運営の見直し」の部分は、会社の実際の方針に合わせて変更してください。
短く伝える場合の案内文
年末の挨拶や通常の業務メールに添える場合は、短い文章でも伝えられます。
短文テンプレート
弊社では、年始のご挨拶方法の見直しに伴い、今後は年賀状の送付を控えさせていただくこととなりました。
これまでのご厚情に深く感謝申し上げます。
今後とも変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。
短文であっても、年賀状の送付を終了することと、今後の関係を大切にする意思が伝わるようにしましょう。
年賀状廃止の案内文に必要な5つの要素
企業が年賀状廃止を知らせる文章には、基本となる構成があります。
正式な通知状でもメールでも、次の5つを意識すると、要点が伝わりやすくなります。
1. 日頃の取引への感謝
冒頭では、日頃のお付き合いに感謝を述べます。
例えば、次のような表現です。
「平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。」
「日頃より大変お世話になっております。」
正式な書面では前者、普段の取引先向けメールでは後者も使いやすいでしょう。
2. 年賀状を廃止する方針
次に、会社として年賀状の送付を終了することを明確にします。
「今後は年賀状による新年のご挨拶を控えさせていただくことといたしました。」
このように書けば、年賀状だけを終了する方針であることが伝わります。
なお、「今後」だけでは開始時期が分かりにくい場合は、「次回の年始より」など具体的に記載しましょう。
3. 廃止する理由
理由は必須ではありませんが、簡潔に添えると相手が理解しやすくなります。
使いやすい例として、次の表現があります。
- 業務運営の見直しに伴い
- 年始のご挨拶方法の変更に伴い
- ペーパーレス化推進の一環として
- 社内業務体制の見直しにより
ただし、実際に取り組んでいない施策を理由にすることは避けましょう。
4. 理解をお願いする言葉
正式な通知では、相手への配慮を示す一文を添えると丁寧です。
「何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。」
「誠に勝手ではございますが、ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。」
必要以上に謝罪する必要はありませんが、一方的な宣言だけにならないようにしましょう。
5. 今後の関係継続を願う言葉
最後は、今後も変わらない関係を大切にしたいという意思を伝えます。
「今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。」
「引き続きご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。」
年賀状の廃止と取引関係の終了を混同されないようにすることが大切です。
企業向け｜年賀状廃止の正式な案内状テンプレート
取引先へ書面で通知する場合は、会社名・通知日・宛名・件名を整えた案内状を用意します。
特に、長年の取引先や正式な通知を重視する相手には、郵送による案内も選択肢になります。
文例1：取引先全般に使える正式な通知状
年賀状によるご挨拶終了のお知らせ
令和〇年〇月〇日
お取引先各位
株式会社〇〇
代表取締役 〇〇〇〇
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたび弊社では、業務運営の見直しに伴い、次回の年始より年賀状によるご挨拶を控えさせていただくことといたしました。
これまで年賀状を通じて賜りました温かいお心遣いに、心より感謝申し上げます。
誠に勝手ではございますが、何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
今後とも変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。
敬具
通知する時期が決まっている場合は、「次回の年始より」を「〇〇年の年始より」などに置き換えると明確です。
文例2：ペーパーレス化を理由にした案内状
年賀状送付終了のご案内
お取引先各位
平素より格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。
弊社では、ペーパーレス化推進および業務運営の見直しの一環として、今後は年賀状による新年のご挨拶を終了させていただくこととなりました。
これまでのご厚情に深く感謝申し上げますとともに、今後も皆さまとの良好な関係を大切にしてまいりたいと存じます。
何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
株式会社〇〇
環境配慮やペーパーレス化を実際に推進している企業で使いやすい文例です。
文例3：業務効率化を理由にした案内状
年賀状廃止のお知らせ
お取引先各位
平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
弊社では、このたび業務運営の効率化を図るため、年賀状による新年のご挨拶を取りやめることといたしました。
長年にわたり頂戴いたしましたご厚情に、心より御礼申し上げます。
年賀状によるご挨拶は終了いたしますが、今後も変わらず皆さまとのお付き合いを大切にしてまいります。
引き続きご愛顧を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
株式会社〇〇
社内での業務見直しを理由とする場合に適しています。
文例4：小規模企業・個人事業主向けの案内文
年賀状によるご挨拶についてのお知らせ
平素より大変お世話になっております。
このたび、年末年始のご挨拶方法を見直し、今後は年賀状の送付を控えさせていただくことにいたしました。
これまでのお心遣いに心より感謝申し上げます。
年賀状でのご挨拶は終了いたしますが、今後とも変わらぬお付き合いをいただけましたら幸いです。
引き続きよろしくお願い申し上げます。
株式会社〇〇
代表 〇〇〇〇
比較的関係の近い取引先にも使いやすい、柔らかい文例です。
年賀状廃止をメールで伝える場合の件名と本文例
年賀状廃止のお知らせは、メールでも伝えられます。
日常的にメールで連絡している取引先であれば、自然な通知方法となる場合があります。
ただし、メールでは件名・宛先・署名を整え、誰から何のお知らせなのかが分かるようにしましょう。
文例5：取引先へ送る標準的なメール
件名：【ご案内】年賀状によるご挨拶終了のお知らせ
株式会社〇〇
営業部 〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の□□です。
このたび弊社では、業務運営の見直しに伴い、今後は年賀状による新年のご挨拶を控えさせていただくこととなりました。
これまでの温かいお心遣いに深く感謝申し上げます。
年賀状の送付は終了いたしますが、今後も変わらぬお付き合いのほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
営業部 □□
電話：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール：〇〇@example.com
文例6：年末の挨拶と一緒に送るメール
件名：年末のご挨拶ならびに年賀状送付終了のお知らせ
株式会社〇〇
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の□□です。
本年も格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございました。
さて、弊社では年始のご挨拶方法を見直し、今後は年賀状によるご挨拶を控えさせていただくことといたしました。
これまでのご厚情に心より感謝申し上げます。
来年も変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。
どうぞよいお年をお迎えください。
株式会社△△
□□
年末の営業最終日や年末挨拶メールに合わせる場合に利用できます。ただし、年賀状の準備が進んでいる可能性もあるため、早めの連絡が望ましいでしょう。
文例7：重要な取引先へ個別に送るメール
件名：年始のご挨拶方法についてのご案内
株式会社〇〇
代表取締役 〇〇様
平素より大変お世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
日頃より格別のお力添えを賜り、心より御礼申し上げます。
このたび弊社では、全社的な業務運営の見直しに伴い、今後は年賀状による新年のご挨拶を控えさせていただくこととなりました。
長年にわたり温かいお心遣いを頂戴しておりますことに、改めて感謝申し上げます。
年賀状でのご挨拶は終了いたしますが、今後とも貴社とのお付き合いを大切にしてまいりたいと存じます。
引き続き変わらぬご厚誼を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
役職 氏名
長年の取引先に送る場合は、会社の共通文面をそのまま使用するだけでなく、相手との関係に合った感謝の言葉を加えると丁寧です。
文例8：簡潔に伝える短いメール
件名：年賀状送付終了のご案内
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。
弊社では、ご挨拶方法の見直しに伴い、今後は年賀状の送付を控えさせていただくこととなりました。
これまでのお心遣いに感謝申し上げます。
今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願いいたします。
株式会社△△
□□
通常の業務メールの中で、簡潔に方針を伝えたい場合に使えます。
取引先別｜年賀状廃止の案内文の使い分け
年賀状廃止のお知らせは、すべての取引先に同じ文章を使えばよいとは限りません。
取引期間や関係性、相手先の立場に応じて、感謝の言葉や通知方法を調整しましょう。
長年の取引先に伝える場合
長年の取引先には、これまでの支援や交流への感謝を少し具体的に述べると、気持ちが伝わりやすくなります。
文例
長年にわたり格別のご厚情を賜り、心より感謝申し上げます。
このたび弊社では、年始のご挨拶方法の見直しに伴い、今後は年賀状の送付を控えさせていただくこととなりました。
年賀状でのご挨拶は終了いたしますが、今後も貴社との関係を大切にしてまいりたいと存じます。
引き続きよろしくお願い申し上げます。
協力会社・外注先に伝える場合
協力会社には、日頃の協力への感謝を伝えましょう。
文例
平素より弊社業務に多大なるご協力を賜り、誠にありがとうございます。
弊社では、業務運営の見直しに伴い、今後は年賀状による新年のご挨拶を終了させていただくことといたしました。
これまでのお心遣いに深く感謝申し上げます。
今後とも変わらぬご協力のほど、よろしくお願い申し上げます。
新規取引先に伝える場合
取引が始まって間もない相手には、長年の交流があることを前提とした表現は避けましょう。
文例
平素より大変お世話になっております。
弊社では、会社方針により年賀状による新年のご挨拶を控えさせていただいております。
年始のご挨拶につきましては、必要に応じてメール等でお伝えしてまいります。
今後とも良好なお取引を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
すでに年賀状の送付を終了している企業が、新しく取引を開始した相手に方針を説明する際にも使えます。
年賀状廃止のお知らせはいつ送る？通知時期の目安
企業が年賀状廃止のお知らせを出す場合は、相手が年賀状の準備を進める前に通知すると、実務上の混乱を防ぎやすくなります。
ただし、企業の年賀状廃止通知に一律の正式な期限があるわけではありません。
10月〜11月：早めの事前通知
翌年から年賀状を廃止する企業は、10月から11月頃に通知を進めると、比較的余裕を持って対応できます。
特に取引先の多い企業では、宛先の確認や社内調整に時間がかかるため、早めに準備しましょう。
12月：年末の挨拶と合わせた通知
12月に年賀状廃止を知らせる場合は、年末の挨拶メールと合わせて送る方法もあります。
ただし、相手がすでに年賀状を準備・発送している可能性もあります。
その場合は、通知が遅れたことを過度に気にするよりも、丁寧に方針を説明することが大切です。
年始：年賀状廃止後の補足連絡
年内に案内できなかった場合は、年始のメールなどで方針を伝えることもできます。
ただし、「今年から廃止した」のか「翌年から廃止する」のかが分かるように書きましょう。
例えば、年始にすでに送付を終了している場合は、次の表現が使えます。
「弊社では本年より年賀状によるご挨拶を終了しておりますが、今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。」
通知時期について詳しくは、年賀状じまいの時期｜企業・ビジネス向けの適切な通知タイミングでも解説しています。
年賀状廃止のお知らせで避けたいNG表現と注意点
年賀状廃止の案内では、自社の都合だけが強く伝わる文章や、相手の習慣を否定する表現は避けたいところです。
年賀状を時代遅れと決めつけない
「年賀状は時代遅れなので廃止します」
このような表現は、年賀状を大切にしている取引先に失礼な印象を与える可能性があります。
言い換え例
「弊社では、年始のご挨拶方法の見直しに伴い、今後は年賀状の送付を控えさせていただきます。」
コスト削減だけを強調しない
「印刷費や郵送費の削減のため、年賀状を廃止します」
企業として合理的な理由ではありますが、相手に対する感謝が不足すると、事務的な印象になりやすくなります。
言い換え例
「弊社では業務運営の効率化を図るため、今後は年賀状によるご挨拶を終了させていただくこととなりました。」
一方的な通知だけで終わらせない
「今後、弊社から年賀状は送りません」
事実だけでは、相手への配慮が十分に伝わらない場合があります。
言い換え例
「今後は年賀状によるご挨拶を控えさせていただきますが、これまでのご厚情に深く感謝申し上げます。引き続き変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。」
実際の方針と異なる理由を使わない
環境保護やペーパーレス化などを理由にする場合は、実際の会社方針と一致していることを確認しましょう。
理由を立派に見せることよりも、正確で簡潔に説明することが重要です。
通知対象や送信先を確認する
一斉メールで取引先へ案内する場合、他社のメールアドレスが見えてしまわないよう注意しましょう。
また、送付対象から重要な取引先が漏れていないか、宛名や社名に誤りがないかも確認します。
年賀状廃止のお知らせを送る前のチェックリスト
案内状やメールを送る前に、次の項目を確認しましょう。
- 会社としての年賀状廃止方針が確定している
- 廃止する対象と開始時期が明確になっている
- 通知文の理由が実際の会社方針と一致している
- これまでの感謝が伝わる文章になっている
- 今後の取引関係を大切にする意思が示されている
- 重要な取引先への個別対応を確認している
- 社名・担当者名・宛先・署名に誤りがない
- 一斉送信時に他社のメールアドレスが公開されないようにしている
特に、年賀状の廃止が全社方針である場合は、営業・総務などの関係部署で説明内容を共有しておきましょう。
年賀状廃止の案内文に関するよくある質問
Q. 年賀状廃止のお知らせには「廃止」と書いた方がよいですか？
「廃止」と明記しても問題ありません。
ただし、取引先向けには「年賀状によるご挨拶を終了する」「年賀状の送付を控える」といった柔らかい表現も使えます。
件名は「年賀状送付終了のお知らせ」など、分かりやすいものがおすすめです。
Q. 年賀状廃止の案内文に理由は必要ですか？
必須ではありませんが、簡潔な理由を添えると、相手が方針変更を理解しやすくなります。
業務運営や挨拶方法の見直しなど、会社の実際の方針に合う説明を選びましょう。
Q. 年賀状廃止のお知らせはメールでも失礼になりませんか？
メールでの通知が必ず失礼になるわけではありません。
日常的にメールでやり取りしている取引先なら、自然な方法となる場合があります。
一方、重要な取引先には、郵送の案内状や担当者からの個別連絡も検討しましょう。
Q. 取引先から「こちらも年賀状を送らなくてよいですか」と聞かれたら？
会社の方針に沿って、相手にも負担をかけない表現で回答しましょう。
例えば、次のように伝えられます。
「弊社では年賀状によるご挨拶を終了しておりますので、どうぞお気遣いなさいませんようお願い申し上げます。」
ただし、相手からの送付を一方的に禁止するような言い方は避けましょう。
Q. 年賀状廃止の案内を出した後に年賀状が届いたら？
必ず年賀状で返す必要はありません。
相手との関係に応じて、お礼のメールや寒中見舞いなどで感謝を伝える方法があります。
詳しくは年賀状じまいを受け取った場合の返信マナーと文例も参考にしてください。
Q. 案内文は毎年送り直す必要がありますか？
年賀状の送付終了を明確に通知している場合、通常は毎年同じ案内を送り直す必要はありません。
ただし、新規取引先などに方針を伝える必要が生じた場合は、個別に説明するとよいでしょう。
まとめ｜年賀状廃止の案内文は感謝と今後の関係を丁寧に伝える
企業が年賀状を廃止する際は、取引先への案内文を丁寧に整えることが重要です。
特に意識したいのは、次の5点です。
- 感謝を伝える：これまでの取引や交流へのお礼を述べる
- 廃止方針を明確にする：今後の年賀状送付を終了することを伝える
- 理由は簡潔にする：会社の実際の方針に沿って説明する
- 関係継続を示す：今後も変わらない取引関係を大切にする
- 相手に合わせて通知する：重要な取引先には個別対応も検討する
年賀状の廃止と、取引先への感謝をやめることは別です。
案内状やメールを通じて、これまでのご厚情への感謝と、今後も良好な関係を続けたいという意思を伝えましょう。
今回紹介した文例は、会社名・担当者名・廃止時期・理由などを自社の方針に合わせて調整してご利用ください。
